Фото: Дарина Вахрушева, Директор по продукту Лабораторії особистого брендингу BAKE Pro
Одного разу ми порахували, що один менеджер по роботі з клієнтами витрачає на такі поїздки від 15 до 30 годин на тиждень разом з дорогою до офісу і назад. Це від 5 до 10 зустрічей. На виконання решти обов'язків залишається умовно 2 робочих дня. Якщо відняти час, витрачений на наради і рішення оперативних питань, то на стратегічні завдання часу не залишається зовсім.
Знизити витрати часу на клієнтські зустрічі в 10 разів
Ми проаналізували наявний досвід і зрозуміли, що на більшості зустрічей вирішуємо однакові завдання:
- зміцнюємо відносини з поточними клієнтами;
- налагоджуємо контакт з потенційними клієнтами;
- беремо зворотний зв'язок про виконані послуги і роботи менеджерів;
- анонсуємо і презентуємо нові послуги.
І ми прийшли до висновку, що раз завдання однакові, то і вирішувати їх можна одночасно, якщо проводити зустрічі з декількома клієнтами відразу. До того ж, одні допомагають вирішенню інших. Так, запрошуючи потенційних клієнтів на зустрічі з поточними, ми можемо дати можливість краще дізнатися про нас і нашу роботу.
У клієнтів мало вільного часу, тому був обраний формат ділових сніданків і вечерь. Цей підхід допоміг в значній мірі розвантажити робочий час.
Неформальні зустрічі - поле для плідної нетворкінгу
Ми навмисно відійшли від традиційних зустрічей: поєднуємо ділової і дружній формат, створюємо душевний простір для нетворкінгу. Як правило, зустрічі суміщені з вечерею або сніданком, і ніщо не заважає поєднати їх з чимось розважальним, наприклад, кулінарним майстер-класом.
Можна проводити такі зустрічі і в музеях або на відкритому повітрі з інструктором з йоги, варіантів маса. Дружня неформальна обстановка розташовує до бесіди. Гості обмінюються ідеями, знаходять партнерів і однодумців. Наприклад, один з наших клієнтів тепер просуває канал на YouTube іншого. А клієнтка Марія Кошкіна навіть знайшла героїв для свого фільму «Про що говорять чоловіки. про шубах ».
Як організувати неформальну зустріч, щоб вона не перетворилася в «міжсобойчик»
Проводити неформальні заходи ризиковано: є ризик провалити поставлені цілі і завдання, не втримати увагу аудиторії і спуститися до рівня розважальної зустрічі. Щоб цього уникнути, був розроблений простий алгоритм проведення подібних заходів.
1. Визначення мети
Перед кожною зустріччю потрібно визначити мету, яку ви хочете досягти в результаті. Наприклад, зібрати зворотний зв'язок по новому продукту або укласти угоди з трьома потенційними клієнтами. Після заходу легше оцінювати ефективність, якщо поставлена измеримая мета: кількість угод, заповнених анкет, зібраних відгуків.
2. Тема заходу
3. Контроль заходи
Зустрічі обов'язково модерує співробітник або запрошений провідний: стежить за часом і сценарієм, заповнює незручні паузи. Навіть невелике захід краще планувати заздалегідь. Іноді спікер спізнюється, і щоб не зіпсувати враження, можна запропонувати гостям тему для обговорення або зібрати питання, на які потім відповість доповідач.
4. Оцінка ефективності заходу
Якщо поставлена измеримая мета, то оцінити ефективність легко. Іноді важливо закрити конкретні угоди, тому ми запрошуємо потенційних клієнтів на зустріч, в процесі показуємо, як працює наша компанія, як ми досягаємо клієнтських завдань. Якщо в кінці зустрічі налагоджений діалог, і клієнт готовий підписати контракт, мета досягнута.