Всі накази по особовому складу відносяться до кадрового діловодства. Ці розпорядчі документи дозволяють керівництву організації оперативно і своєчасно управляти підлеглими.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу по особовому складу .doc Завантажити зразок наказу по особовому складу .doc
З яких причин створюються накази по особовому складу
Дані накази можуть стосуватися будь-яких дій і обставин, пов'язаних зі співробітниками підприємства. Складаються вони з найрізноманітніших приводів:
- при прийомі на роботу і звільнення співробітників;
- при накладенні дисциплінарних стягнень;
- при нагородження та заохочення;
- при перекладі на іншу посаду і т.д.
Термін дії документа
Кожен наказ по особовому складу має строго певний період дії, який починається або з дати офіційного випуску документа, або з того дня, який зазначений в його тексті.
Закінчення наказу може бути пов'язано з одним з декількох основних чинників: його виконанням, закінченням терміну дії, скасуванням, а також вступом в силу локальних нормативних актів, розділів трудових або колективних договорів, норм закону, які істотно змінюють умови того чи іншого розпорядження директора фірми.
Хто пише наказ
Зазвичай функція зі складання кадрових наказів лягає на плечі фахівця кадрового відділу, юрисконсульта або секретаря організації (в залежності від того в чиї посадові обов'язки вона вписана). У будь-якому випадку, це має бути людина, добре знайомий з Трудовим і Цивільним законодавством РФ.
Після складання наказ по особовому складу повинен бути в обов'язковому порядку переданий по підпис керівнику підприємства, оскільки він формується завжди від його особи.
Якщо на підприємстві діє профспілкова осередок, її представник повинен також ознайомитися з документом до його випуску (щоб уникнути вільного або мимовільного порушення прав трудящих).
Підстава для наказу
Обгрунтування і підстава для наказу - необхідна частина написання даного виду розпорядчої документації. Без них, наказ не може бути визнаний документом, що має юридичну силу.
До основи відносяться будь-які документи (особисті заяви працівників, службові та доповідні записки керівників структурних підрозділів і т.д.), пункти з трудових і колективних договорів, а також норми законодавства РФ.
Як обгрунтування можна навести доводи, які є об'єктивним поясненням створення того чи іншого розпорядження (обгрунтування завжди пишеться після слів «У зв'язку з ...»).
Правила складання документа
При цьому, незалежно від того, який спосіб формування наказу вибирається, необхідно, щоб наказ по своїй структурі відповідав певним параметрам діловодства, а по тексту - правилам російської мови.
Крім того, наказ повинен містити перелік обов'язкових відомостей. До них відносяться:
- назва документу;
- його номер і дата складання;
- найменування організації, в якій він видається.
Далі йде основна частина:
На завершення в наказі при необхідності слід позначити відповідальних за його виконання співробітників (це може бути будь-який працівник підприємства або сам директор).
Як оформити бланк
Після того, як текст буде сформульований, розпорядження потрібно віддати на підпис директору або уповноваженій діяти від його імені співробітнику (при цьому підпис повинні бути тільки «живий» - використання факсимільних, тобто віддрукованих будь-яким методом, автографів неприпустимо).
Також з наказом під розпис повинні бути ознайомлені відповідальні за його виконання особи і ті працівники організації, яких він стосується безпосередньо.
Засвідчувати бланк за допомогою різного роду кліше (тобто печаток і штампів) на сьогоднішній день не обов'язково - цю норму потрібно виконувати, тільки якщо вона прописана у внутрішніх нормативно-правових паперах фірми.
Наказ завжди робиться в одному примірнику, але якщо треба, можна зробити його додаткові копії (які також слід запевнити певним чином).
Сформований наказ повинен бути зареєстрований у внутрішньому журналі обліку документів.
Внесення змін до наказу
Після того, як наказ, що стосується працівників підприємства, офіційно видається, вносити в нього якісь правки і корективи не можна.
При необхідності змінити умови того чи іншого чинного розпорядження, слід для початку його відзначити, а потім видати новий наказ.
У якому порядку зберігаються накази по особовому складу
Дані види наказів завжди повинні міститися в строго визначеному порядку, в окремому, закритому для доступу сторонніх осіб місці, недалеко від особистих справ працівників. Накази з особового складу також зв'язуються в окремі справи, в залежності від їх призначення і термінів зберігання, при цьому період зберігання визначається або нормами законодавства, або локальними нормативно-правовими актами компанії (але не менше п'яти років).