Для чого потрібні нагадування
Нагадування - це універсальний механізм дозволяє налаштувати CRM-систему так, щоб вона нагадувала вам про потрібні події. Наприклад, про те, що у вас важлива зустріч через півгодини, або що сьогодні клієнт повинен заплатити за рахунком і т.п.
Як працюють нагадування
У конфігураторі, для будь-якого поля типу "Дата і час" можна поставити прапор "Нагадування".
Після цього CRM-система почне перевіряти і виводити нагадування в нижній частині головного вікна програми.
Кнопка "Нагадувань: 1" відображає кількість наступили подій. Червоний колір кнопки означає, що з'явилися нові нагадування. Натисніть на неї, щоб побачити таблицю з усіма простроченими подіями.
Це звичайна таблиця, з якої ви звикли мати справу. Крім того, тут можна відкласти або припинити нагадування. Про це нижче.
Проста настройка нагадування
Вирішимо просту задачу. Ми налаштуємо програму так, щоб вона нагадувала нам про те, щоб ми не забули відвантажити продукт клієнту.
- Відкрийте конфигуратор, виділіть об'єкт Продаж, додайте в нього поле типу "Дата і час" з назвою Відвантажити. Не забудьте поставити галочку Нагадування.
- Додайте поле Відвантажити на картку продажу.
- Створіть таблицю з полями "Компанія> Назва", "Продукт> Назва" і "Відвантажити". Ця таблиця буде використовуватися для виведення нагадувань.
Все готово. Нагадування налаштовані. Перевіримо як вони працюють.
- Перелогіньтесь, щоб інформація про об'єкти і полях оновилася в пам'яті програми. Зверніть увагу, внизу програми з'явилася кнопка "Нагадувань: 0".
- Додайте нову компанію, додайте продаж і вкажіть поле Відвантажити на 10 хвилин пізніше поточного часу.
- Зачекайте 10 хвилин і ви побачите, що загорілася кнопка "Нагадувань: 1". Натисніть на неї, щоб побачити це нагадування.
Налаштування нагадування через галочку
Як ви зрозуміли, нагадування працює тоді, коли у відповідному полі встановлена дата і час. Якщо поле пусте, то нагадування не буде. Але як бути, якщо потрібно, щоб дата і час зберігалися. Така необхідність може виникнути при плануванні зустрічі з клієнтом. Потрібно, щоб програма нагадала про зустріч, але після нагадування дату і час необхідно залишити. Для історії взаємин. Тут нам приходять на допомогу формули.
Ідея в тому, щоб за допомогою формули копіювати дату і час з одного поля в інше, якщо стоїть прапор "Нагадати".
Таким чином, в системі нагадувань загалом буде залучено три поля:
У властивостях цього поля повинен бути встановлений прапор "Нагадування". Для цього поля буде наступна формула: Якщо ( "Нагадати"; "Дата і час";). Третій параметр у функції "Якщо" буде порожній. Це константа.
Ось як може виглядати картка замітки з використання цієї схеми. Додалося всього одне поле "Нагадати".
Якщо на картці поставити галочку "Нагадати", то програма копіює дату і час з видимого поля "Дата і час" в невидиме "Нагадування", яке і використовується в системі нагадувань. Чи спрацює така формула:
<Напоминание>=<Дата и время>.
Якщо галочку "Нагадати" зняти, то невидиме поле "Нагадування" очиститися і нагадувань не буде.
Для кращого розуміння того як це працює виведіть тимчасово на картку поле "Нагадування".
Налаштування нагадування через друге поле
У цьому прикладі поле "Нагадування" стає одно полю "Дата і час", як тільки поле "Дата і час" буде змінено. Але ніхто не заважає після зміни поля "Дата і час" змінити поле "Нагадування", зняти або поставити в ньому галочку, вірно?
Налаштування нагадування через довідник
У деяких випадках може знадобитися вибрати, за скільки часу слід нагадати про подію. Вручну вказувати час може виявитися зовсім незручним. В цьому випадку можна використовувати спеціально створений довідник. Цей довідник буде містити кількість хвилин, за які потрібно нагадувати про подію. Дана схема схожа на схему "Нагадування через галочку", тільки замість галочки буде довідник, що дозволяє вказати за скільки хвилин заздалегідь нагадати про подію.
Таким чином в системі нагадувань загалом буде залучено три поля:
Для назви "Чи не нагадувати" поле "Хвилини" залиште порожнім.
- Якщо у формулі одне значення скласти (або іншу дію) з порожнім значенням, то вийде пусте значення. Тому, коли в довіднику "Нагадати за" вибрати "Чи не нагадувати" відбувається множення на порожнє значення, що в кінцевому підсумку призводить до присвоєння полю "Нагадування" порожнього значення.
- Щоб у формулі отримати значення хвилини потрібно 1 (це добу) розділити на 24 (годин у добі) і розділити на 60 (хвилин в годині), вийде деяке значення позначає одну хвилину (не важливо який саме). Потім ця хвилина множиться на потрібну кількість хвилин (цього значення довідника). Дивіться формулу.
Тепер можна використовувати довідник, для вказівки за скільки хвилин (годин або днів) потрібно нагадати.
Нагадування для поля типу Дата
Оскільки нагадування можливо тільки для полів типу "Дата і час" (чомусь поки так), то тут необхідно скористатися одним з описаних вище способів:
- Нагадувати через галочку.
- Нагадувати через друге поле.
- Нагадувати через довідник.
Відкласти і припинити нагадування
Вікно нагадувань дозволяє не відкриваючи картку записи, де відбулося нагадування, відкласти нагадування на певну кількість часу.
- Щоб відкласти нагадування запису, виділіть її та натисніть кнопку "Відкласти на X хв.".
- Щоб відкласти на іншу кількість часу, виберіть потрібний час зі списку цієї кнопки, наприклад "15 хв.", А потім натисніть кнопку "Відкласти на 15 хв.".
- Щоб відкласти всі записи в цьому списку, виберіть у випадаючому списку цієї кнопки значення "Все записи" (покладена прапорець), а потім натисніть кнопку "Відкласти все на X хв.".
- Щоб припинити нагадування по одному запису виділіть її та натисніть кнопку Припинити.
- Щоб припинити нагадування за всіма записами, виберіть у випадаючому списку цієї кнопки значення "Все записи" (покладена прапорець), а потім натисніть кнопку "Припинити все".
При відкладанні - дата нагадування змінюється, а при припиненні - скидається в порожнє значення.
додаткова інформація
- Якщо у записи є поле-власник, то нагадування буде приходити власнику записи. Інакше всім користувачам.
- Натискання на кнопку Сповіщення, в нижній частині головного вікна, призводить до примусової перевірки всіх нагадувань.
- Червоний колір кнопки Нагадування означає, що є нові нагадування. Натискання на кнопку Нагадування скидає червоний колір (якщо не з'явилося нових нагадувань).
- Вид таблиці для нагадувань береться з таблиці об'єкта.
- Як працює алгоритм нагадувань. Кожні 5 хвилин, програма запитує прострочені події + події на найближчі 5 хвилин з бази даних. Якщо є прострочені події, то програма відображає їх кількість на кнопці. Протягом найближчих 5-и хвилин програма перевіряє наступ завантажених подій і при їх настанні показує їх на кнопці нагадувань. Після закінчення 5-и хвилин програма знову запитує події з бази + події найближчих 5-и хвилин. І так постійно.
- У одного об'єкта може бути кілька полів-нагадувань.
- Кілька полів-нагадувань виводяться у вікні нагадувань в окремих закладках.