Щоб уникнути помилок старшинство гостей перевіряється в протокольній службі МЗС.
Особливе місце відводиться меню і сервіровки столу. При складанні меню рекомендується враховувати смаки гостей. Їх національні і релігійні традиції і інші моменти. Для того, щоб прийом пройшов чітко й організовано, заздалегідь продумується схема його проведення. Передбачається час і місце зустрічі гостей господарем, час запрошення до столу, проголошення тостів і т.д.
І, звичайно ж, велике значення надається зовнішнім виглядом. Зазвичай форма одягу вказується в письмовому запрошенні на прийом. Якщо в запрошенні не зазначена форма одягу, то офіцери відвідують прийом в парадній формі, а цивільні особи у вечірньому костюмі (фрак, смокінг), жінки у вечірніх сукнях.
НАЦІОНАЛЬНІ ОСОБЛИВОСТІ СПІЛКУВАННЯ
У кожній країні і в кожного народу існують традиції і звичаї спілкування і етики. Чи важливі вони при зустрічі представників різних культур? Існують дві точки зору на цей рахунок. Обидві визнають наявність національних особливостей. Відповідно до першої точки зору інтенсивність ділового спілкування в сучасному світі призводить до "розмивання" національних кордонів, формування єдиних норм і правил. Розвиток міжнародних зв'язків, обміни в галузі культури, науки, освіти прискорюють процес. В результаті, наприклад, японець чи китаєць, який здобув освіту в США, сприймає особливості американського мислення і поведінки. У міру розвитку цивілізації, процеси, пов'язані з проникненням національних стилів спілкування, формуванням багатьох єдиних параметрів ведення переговорів, грають все більшу роль.
Представники другого напрямку, навпаки, схильні відводити національним особливостям одне з центральних місць в міжнародному спілкуванні і, зокрема, на переговорах, що складають основу цього спілкування. Вони вважають, що труднощі на переговорах виникають у зв'язку з різницею в очікуваннях, які в свою чергу, обумовлені відмінностями культур. Найбільший вплив на людину надають цінності, традиції, звичаї тощо засвоєні в дитинстві, тобто ті, які мають саме національну основу. До даного аргументу додається інший. У міжнародний бізнес активно включається все більше число людей, часто не які мають досвідом міжнародного спілкування. Вони вносять значний елемент національної специфіки.
Шведський дослідник К. Йонссон відзначає, що зазвичай при значному збігу інтересів сторін, тобто при співробітництві, національні відмінності не помічаються, але варто виникнути конфлікту, як вони починають відігравати важливу роль.
Отже, учасники міжнародного спілкування дотримуються єдиних норм і правил, проте національні і культурні особливості можуть виявитися досить значними при ділових відносинах. Перш ніж описати національні особливості зроблю кілька пояснень:
1. Під національними особливостями розуміються стилі, типові швидше для тих чи інших країн, а не певних національностей.
2. Необхідно враховувати, що практично неможливо "абсолютно об'єктивно описати" національний стиль ділового спілкування. Завжди працюють усталені стереотипи національних рис тих чи інших народів.
Національний стиль - це найбільш поширені, найбільш вірогідні особливості мислення, сприйняття поведінки. Вони не будуть обов'язковими рисами, характерними для всіх представників описуваної країни, а тільки типовими для них. Знання національних особливостей може служити своєрідним путівником, орієнтиром можливої поведінки партнера.
Що ж являють собою типові американці?
Американці - особистості. Індивідуальність і права особистості - це найголовніше для американців. Це якості можна розцінювати як прояв егоїзму, але воно змушує американців ставитися з повагою до інших особистостям і на рівноправність. Вони самостійні і незалежні, цінують в людях чесність і не витрачають час на формальності.
Американці не люблять манірність, воліють зручний одяг, звертаються один до одного просто, неофіційно, навіть якщо між співрозмовниками велика різниця у віці і суспільному становищі.
Американці обожнюють змагатися, цінують досягнення. Вони часто вважаються матеріалістами. "Успіх" часто вимірюється кількістю зароблених грошей. Діловий американець не дріб'язковий і педантичний. Але він розуміє, що для організації будь-якої справи - немає дрібниць. Американці бережуть час і цінують пунктуальність, живуть за розкладом.
Що ж стосується спілкування в неофіційній обстановці, то прийоми в США - це звичайна річ. Це добра нагода поговорити про сім'ю і хобі. А в подарунок краще принести пляшку хорошого вина.
Французи - одна з найстаріших і самобутності націй на європейському континенті, з багатою історією і культурою.
Велике значення на французький стиль ділового спілкування надає система освіти, яка орієнтована на виховання незалежних і критично налаштованих громадян.
У діловому житті Франції велике значення мають особисті зв'язки і знайомства. Нових партнерів прагнуть знайти через посередників, пов'язаних дружніми, сімейними і чи фінансовими відносинами. Вони майстерно, навіть з витонченістю відстоюють той чи інший принцип чи умови та вимоги, але французи досить жорстко ведуть переговори і, як правило, не мають "запасний" позиції. Французи не відрізняються точністю і не завжди пунктуальні. На прийомах вони йдуть правилу, чим вище статус гостя, тим пізніше він приходить. А бути запрошеним на вечерю своїм діловим партнером вважається у Франції винятковою честю.
Англійцям притаманні стриманість, схильність до недомовленості, педантичність, які змушують англійців бути замкнутими і нетовариські з незнайомими людьми. шанування власності, підприємливість, діловитість і головне - незалежність. Грубою поведінкою вважається, коли людина багато говорить. Пунктуальність у Великобританії - жорстке правило. А на чесне слово англійців можна покластися.