Тепер перейдемо до питання скріплення аркушів листи і його додатків і відразу відзначимо, що прошивка листів листів теж не освітлена в нормативно-методичної бази діловодства.
Скріплення або прошивка листів багатосторінкового документа проводиться перш за все для збереження цілісності документа та усунення можливості заміни його окремих листів. Відповідно, прошивають в повному обсязі види документів. Обов'язково прошивають листи тих документів, для яких ця процедура встановлена правовими актами. Для інших видів документів необхідність прошивки їх листів може бути встановлена інструкцією з діловодства організації. Зазвичай прошивають договори, регламенти, інструкції, положення та інші види документів. При цьому листи в практиці діловодства, як правило, не прошивають. Додаток до листа може бути зброшуровані окремо.
Зауважимо, що скріплювати листи степлером або заклепкою немає ніякого сенсу, так як це не дозволить гарантувати цілісність документа і уникнути можливості заміни його окремих листів. Зазвичай листи прошивають на два або чотири проколу (кількість проколів для не дуже «товстих» документів не має особливого значення), після цього на кінці прошивний нитки на зворотному боці останнього аркуша документа наклеюється лист, на якому вказують:
- кількість прошитих аркушів (зазвичай цифрами і прописом), а також
- найменування посади особи, що завірила прошиті документа, його особистий підпис і розшифрування підпису (це може бути як особа, що підписала документ, так і інший співробітник, наприклад, служби ДОУ);
- крім того, при прошивці листів зазвичай проставляють відбиток печатки, причому таким способом, щоб він захоплював частину найменування посади особи, котрий запевняє скріплення документа, і оборотну частину останнього листа документа.
При прошивці багатосторінкових документів, складених двома або більше організаціями (наприклад, договорів), на наклеюють аркуші мають бути вказані підписи і відбитки печатки кожної сторони.