Особливість мови і стилю офіційних паперів - використання стійких (шаблонних, стандартизованих) мовних зворотів, що дозволяють з високим ступенем точності відображати регулярно повторювані ситуації ділового спілкування. За багаторічну практику ділового листування були вироблені мовні формули, що дозволяють ясно і лаконічно висловлювати мотиви, причини і цілі офіційного послання; формулювати прохання, попередження, розпорядження, відмова, завірення і т.д. З'єднання в певній послідовності мовних формул, що відображають смислові аспекти повідомлення, дозволяє моделювати текст документа, його структуру; спрощує процедуру створення офіційного паперу.
наміри. При цьому ключові слова не тільки висловлюють смислові аспекти повідомляється, але і визначають тональність повідомлення. Виділяють такі типи мовних дій письмового ділового спілкування: сообщеніе.сообщаем, ставимо Вас до відома, сповіщаємо, повідомляємо; пропозиція: пропонуємо; прохання, вимога, розпорядження: прошу, просимо, наполягаємо, наказую, постановляю; підтвердження, заяву: підтверджуємо, запевняємо, заявляємо, оголошуємо; обіцянку: запевняємо, зобов'язуємося, гарантуємо; нагадування, попередження: нагадуємо, відмова: змушені відмовити, не можемо виконати Ваше прохання, вираз відносини (формули етикету): з Сожа ленням повідомляємо, приносимо вибачення, вир вантажують вдячність.
Частіше за інших в текстах документів зустрічається дієслово просити. Він включається в тексти різних типів документів, таких як: заяву, службова записка, скарга, листи-прохання, листи-пропозиції і т.д. Таку вжиткового і багатофункціональність дієслова просити фахівці пояснюють етикетних вимог до мови ділових паперів і психологічними законами ділового спілкування - завжди легше виконати дію, виражене у формі прохання, ніж в формі наказу або вказівки. Так, в ділових листах використовують такі моделі, які виражають прохання, вимоги, розпорядження: Прошу розглянути можливість ...; Прошу вишукати для потреб організації ...; Звертаємося до Вас з проханням ...; нагадування, попередження: Нагадуємо Вам, що термін угоди закінчується ...; Організація повідомляє Вас про те, що ...; пропозиція: На Ваше прохання надаємо Вам огляд ринку товарів нашої фірми ...; У відповідь на Ваш запит пропонуємо Вам ...; відмова від пропозиції: Ми не можемо надати Вам інформацію, так як ...; На жаль, задовольнити Ваше прохання не представляється можливим, оскільки ...; розпорядження, наказ: Призначити на посаду начальника відділу легкої промисловості ...; Зобов'язати керівників усіх підрозділів інституту ... ', повідомлення, повідомлення: Повідомляємо, що ...; Сповіщаємо Вас про те, що ...; Доводжу до Вашого відома, що ...; обіцянку, гарантії: Гарантуємо, що ...; Виявлені недоліки будуть усунені в найкоротші терміни ....
Крім мовних моделей і синтаксичних конструкцій, що відображають ті чи інші ситуації ділового спілкування, слід зазначити також стійкі мовні звороти, міцно закріпилися за офіційно-діловим стилем. Наприклад: найменш складний ...; найбільш важливий ..., найкращий результат ...; надати допомогу…; провести перевірку ...; керівництво вважає за можливе ...; організація не заперечує ...; забезпечити виконання .; створити необхідні умови ...; підтвердити отримання…; повідомити дані ...; підготувати до відправки ...; в обставинах, що склалися ... і т.д.
Отже, стандартизація офіційно-діловій письмовій мові тягне за собою вживання спеціальних мовних засобів, що утворюють відносно замкнуту систему ділового мовлення.