Створення бази даних слід починати з детального розробки структури її таблиць. Ця структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою було потрібно вводити в неї якнайменше даних. Вже наявні дані, повинні бути доступні для вибору при додаванні нового запису з ідентичними полями. Якщо ручне введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, то структуру бази необхідно змінити, придумавши інший набір пов'язаних таблиць, що усуває цей недолік.
Для надійної роботи зв'язків між усіма таблицями бази даних і швидкого пошуку за даними з однієї таблиці всіх пов'язаних з ними записів в інших таблицях, необхідно передбачити так звані унікальні поля.
Унікальне поле це поле, значення в якому не можуть повторюватися.
Вихід завжди є! Якщо жодне поле у Вашій таблиці не прийнятно як унікальне, то його можна створити штучно. Наприклад, ввівши в таблицю шифр записи. Це можуть бути літери (наприклад, перші літери слів назви КНик), цифри або їх комбінація, але найголовніше - вони не будуть повторюватися, а значить, стануть унікальними для кожного запису в таблиці.
Швидше за все, поле Шифр виявиться унікальним і дозволить створити зв'язки між таблицями, але було б добре, якби комп'ютер сигналізував нам в тому випадку, якщо раптом записи в цьому полі повторюватися. Для цього вводиться понятіеключевое поле. При створенні структури таблиць, можна одне поле (або одну комбінацію полів) зробити ключовим. З такими полями комп'ютер працює особливо. Він автоматично перевіряє їх унікальність і значно швидше виконує сортування по таким полях. Ключове поле в цій ситуації стає очевидним кандидатом для створення зв'язків між таблицями. Іноді таке поле ще називаютпервічним ключем. Якщо при створенні таблиці Ви не вказали ключове поле, то СУБД ввічливо нагадає про те, що первинний ключ не заданий і запропонує створити таке поле.
Часто в якості унікального поля створюють поле, що має тип Лічильник (див. Типи полів в "Крок 3 - Властивості і типи полів"). Ввести два однакових значення в таке поле просто неможливо. Приріст значення цього поля відбувається автоматично, при додаванні нового запису в таблицю, незалежно від бажання що створює цей запис. Комп'ютер сам стежить за цим полем і не дозволить вносити туди будь-які зміни.
об'єкти Access
Після запуску програми Access. Вам буде запропоновано три можливих варіанти подальших дій. Можна вибрати зі списку вже існуючу базу даних (створену в минулих сеансах роботи), створити нову базу (діючи, що називається з "нуля"), або скористатися майстром створення баз даних. Для початку, просто створимо порожню базу, встановивши перемикач в положеніеНовая база даних і натиснувши кнопку OK.
Далі СУБД запросить ім'я майбутньої бази і збереже її у вигляді .mdb файлу, в папці зазначеної за допомогою допоміжного вікна провідника (за замовчуванням дляMS Office це папкаМоі документи. Але бажано зберігати бази в окремій, спеціально створеної для цих потреб папці). Ім'я бази даних повинне описувати її вміст. Це необхідно для подальшого більш простого орієнтування в масі створених Вами файлів.
Після виконання всіх підготовчих робіт буде сформована абсолютно порожня БД. Початкове вікно містить шість вкладок, що представляють шість видів об'єктів, з якими в подальшому і буде працювати програма.
Таблиці - це основні і найнеобхідніші об'єкти будь-якої БД. Їх призначення вже розглядалося в "Крок 4 - Зв'язок між таблицями". Нагадаю, що саме в таблицях зберігаються всі дані, і чтореляціонная БД може містити цілий набір взаємопов'язаних таблиць.
Запити - це спеціалізовані структури, створювані для здійснення обробки бази даних. За допомогою запитів можна впорядкувати дані, зробити їх фільтрацію, об'єднання, відбір або навіть зміна.
Форми - це об'єкти, що дозволяють вводити в базу нові дані або переглядати вже існуючі, в зручній для користувача формі (вигляді, поданні).
Звіти - ці об'єкти говорять самі за себе. Вони видають дані на принтер або інший пристрій виводу (це може бути і монітор), в зручному і наочному вигляді. Наприклад, у вигляді бланка або рахунку.
Макроси - це набормакрокоманд. Коли виникає необхідність частого виконання одних і тих же операцій з БД, є можливість згрупувати набір команд в одінмакрос. Після чого, ініціалізацію його виконання закріплюють за певною комбінацією клавіш клавіатури. Простими словами, натискання цієї комбінації при роботі з базою, призводить до виконання всієї послідовності дій записаних в макрос.
Модулі - це програми створені засобами язикаVisual Basic. Що дозволяють доповнити стандартні средстваAccess. якщо вже наявних не вистачає для задоволення всіх вимог до работеСУБД. Програміст під замовлення, може розширити можливості системи, дописавши необхідні модулі і додавши їх в Вашу БД.