Касова книга уніфікованої форми № КО-4 призначена для ведення бухгалтерського обліку всіх операцій, які здійснюються касою підприємства (видача і отримання в касу готівки). Ведеться даний документ на підприємстві в єдиному екземплярі. Структурні підрозділи та філії фірми можуть так само вести свої касові книги.
На останній машинограмі за кожен місяць і рік вказуються кількість аркушів за місяць і рік відповідно.
При отриманні машинограми, касир перевіряє їх складання і, в разі, якщо машинограми складені правильно, підписує їх. Документ «Вкладний лист» зберігається у касира протягом року, «Звіт касира» передається під розписку до бухгалтерії підприємства з усіма що додаються прибутковими та видатковими документами каси.
При автоматизованому способі заповнення касової книги все «вкладиші» підлягають брошурування та опечатування не рідше ніж раз на рік по закінченню року. Прошиті та опечатані вкладні сторінки підписує директор підприємства і його головний бухгалтер.
Якщо касова книга ведеться вручну, то вона може бути створена на різні періоди часу, це залежить від кількості проведених операцій.
При ручному заповненні все аркуші касової книги нумеруються до того, як в ній буде зроблено перший запис. Загальна кількість аркушів запевняють своїм підписом директора та головного бухгалтера, ставлячи її на останній сторінці.
Касова книга від початку до кінця повинна бути прошита і завірена печаткою з сургучу або мастики. Мастикових друк на увазі використання канцелярського клею, тонкого паперу і штемпельної фарби. Після нанесення на папір друку, її з двох сторін змочують клеєм, опечатують і знову наносять клей. Ці процедури необхідні для гарантії збереження всіх листів книги.
Як заповнювати касову книгу?
Заповнювати касову книгу можна такими способами:
- Вертикальний. При цьому способі сторінки розташовуються вертикально. Один касовий день відбивається однією сторінкою касової книги. При такому розташуванні інформації, звіт касира складається в одному з двох варіантів:
- Наступна сторінка касової книги буде звітом касира. Нумерація однакова для обох примірників сторінок. Між ними прокладається копіювальний папір. Всі записи проводяться чорнильною або кульковою ручкою. Другий примірник є відривним і є звіт касира.
- Для звіту використовується чистий аркуш паперу, який вкладається в книгу. При цьому всі прошиті аркуші нумеруються суцільною нумерацією. Чистий аркуш відзначається записом Звіт касира, вноситься рядок з місцем для заповнення дати. Всі записи на чистий аркуш переносяться через копірку. Після закінчення робочого дня співробітник бухгалтерії звіряє записи в касовій книзі і в звіті касира.
- Горизонтальний.
При такому варіанті заповнення книга має дві рівні частини. Перша частина має горизонтальні смуги, вона підлягає заповненню касиром і є першим примірником. Друга частина нерасчерчена, вона є другим екземпляром, який заповнюється через копіювальний папір з обох сторін. Для цього потрібно зігнути аркуш навпіл і прокласти копіювальний папір між двома половинами. Коли необхідно провести записи після «Перенесення», відривний лист згортають в іншу сторону - на лицьову частину, записи продовжують вестися по горизонтально розлініяний листу.
Обидві частини листа мають один і той же номер. Перша частина є невід'ємною складовою касової книги, а друга передається в бухгалтерію у вигляді звіту касира по закінченню робочого дня.
Першими на кожному аркуші книги форми № КО-4 вказуються прибуткові документи, а потім - витратні.
В обов'язки касира входить виведення підсумків операцій за день, залишку в касі і передача звіту касира, прибуткових і видаткових документів каси бухгалтеру під розпис. Звітомкасира є копія записів касової книги.
Контроль за правильністю складання касової книги здійснює головний бухгалтер.
Окремим рядком вказуються суми, які відкладені на виплату зарплат або посібників, і знаходяться в залишку каси.
Філії та представництва компанії можуть вести свою касову книгу. Своїм вищим організаціям вони зобов'язані передавати копії первинних документів і касової книги, попередньо запевнивши їх підписами керівника та головного бухгалтера, а також печаткою. Всі оригінали підлягають зберіганню в окремому підрозділі підприємства (філії представництві). Залишки коштів в касі відображаються в балансі даного підрозділу. У зведеному балансі головної організації відображаються ці дані відокремленого підрозділу.
У разі відсутності самостійного балансу у підрозділи, всі оригінали касової книги і касових документів передаються головної організації, а підрозділ зберігає у себе копії.
Як саме буде вестися касова книга, визначається наказом керівника організації.