ЗА букви закону
Левіщева Ю. А.,
юрисконсульт Кредитного споживчого кооперативу «Кредитна спілка« ВКБ-кредит »
Податкові органи при перевірках не залишають без уваги як неповернення підзвітних сум у встановлені терміни, так і відсутність документів, що підтверджують «підзвітні» витрати. Тому, видаючи співробітникам грошові кошти під звіт, роботодавець не повинен забувати про необхідність вимагати з них авансові звіти з додатком цих документів.
Податкові органи при перевірках дотримання касової дисципліни, стикаючись з видачею грошових коштів під звіт особі, яка не отчитавшемуся за отриманими раніше авансами, часто залучають організації до адміністративної відповідальності за п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ
Граничного терміну видачі готівки під звіт законодавство не встановлює, тому організація має право самостійно затвердити його в обліковій політиці або в іншому локальному нормативному акті (наприклад, у відповідному наказі керівника). Підзвітна особа зобов'язана в термін, що не перевищує трьох робочих днів після його закінчення або з дня виходу на роботу, пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру, а при їх відсутності - керівнику авансовий звіт з доданими підтверджуючими документами. Перевірка, твердження керівником і остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються в термін, встановлений керівником (п. 4.4 Положення № 373-П).
Якщо з яких-небудь причин видані під звіт гроші не витрачені, то після закінчення терміну, передбаченого для їх повернення, невитрачені суми працівник зобов'язаний повернути в касу організації в повному обсязі.
Абзацом 3 п. 4.4 Положення № 373-П прямо встановлено, що видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманою під звіт сумі. Таким чином, видавати кошти під звіт, поки працівник не відзвітував за раніше отриману суму, не можна. Однак на практиці не все так гладко. Наприклад, можуть виникнути ситуації, коли працівник загубив документи, або не надав їх в строк, або документи складені з порушенням і т. П. У цьому випадку у співробітника виникає заборгованість перед роботодавцем.
Організаціям бажано здійснювати постійний моніторинг підзвітних сум, в тому числі перевіряти стан розрахунків за сумами, які значаться на рахунку 71. При встановленні факту відсутності авансових звітів або наявності неповернених сум необхідно затребувати їх з підзвітних осіб. Особливому контролю повинна піддаватися заборгованість, що значиться за що звільняються.
Утримання підзвітних сум
Відповідно до ст. 137 ТК РФ неповернені підзвітні суми можна утримати із заробітної плати з урахуванням деяких моментів. Так, розмір відрахувань не повинен перевищувати 20% належної працівникові зарплати (ст. 138 ТК РФ).
Також ст. 137 ТК РФ встановлено термін, протягом якого роботодавець має право провести утримання. Цей термін становить один місяць з дня закінчення строку, встановленого для повернення підзвітних сум. Іншими словами, відлік місячного терміну слід проводити починаючи з четвертого дня після закінчення періоду, встановленого для виконання підзвітною особою доручення. При цьому утримати підзвітні суми з заробітної плати можна лише в разі відсутності заперечень з боку співробітника.
Об'єктом оподаткування з ПДФО визнається дохід, тобто економічна вигода в грошовій або натуральній формі, що враховується в разі можливості її оцінки й у тій мірі, в якій таку вигоду можна оцінити, і визначається відповідно до гл. 23 НК РФ.
Статті 209, 41 НК РФ.
Норми гл. 23 НК РФ прямо не визначають як дохід фізичної особи суми, отримані під звіт, за якими працівник не відзвітував у встановленому порядку або які не повернув у встановлені терміни, а отже, у нього не виникає і об'єкта обкладення ПДФО.
Крім того, в ситуації, коли підзвітна особа постійно бере і повертає кошти, нічого не купуючи для організації, не можна виключити вірогідність, що податкові органи будуть виходити з того, що організація фактичних-ки надає працівнику безпроцентні позики, а він при цьому отримує дохід у вигляді матеріальної вигоди (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ).
У зв'язку з цим питання про виникнення у працівника доходу для цілей обчислення ПДФО є спірним. При виникненні подібної ситуації, якщо виходити з відсутності підстав для визнання факту виникнення у співробітника доходу для цілей обчислення ПДФО, не виключено, що свою позицію доведеться відстоювати в суді. При цьому існує ризик того, що суд не прийме сторону роботодавця.
За невиконання податковим агентом обов'язку з утримання податків нормами ст. 123 НК РФ передбачена відповідальність у вигляді штрафу.
Страхові внески
Важливим питанням також є нарахування страхових внесків на неповернені підзвітні суми. Об'єктом оподаткування такими внесками є виплати в рамках трудових відносин (ч. 1 ст. 7 Закону № 212-ФЗ). Підзвітні суми видаються на господарські потреби і інші цілі і не відповідають поняттю об'єкта обкладання страховими внесками, закріпленому в зазначеній нормі.
Як випливає зі ст. 15 ТК РФ, трудові відносини - це відносини між працівником і роботодавцем про особисте виконання трудової функції за плату, засновані на трудовому договорі. Під оплатою праці розуміється винагорода за працю залежно від кваліфікації працівника, складності, кількості, якості та умов виконуваної роботи, а також компенсаційні і стимулюючі виплати (ст. 129 ТК РФ). На підставі зазначених норм можна зробити висновок, що підзвітні суми не можуть бути оплатою праці. Отже, страхові внески на ці суми не нараховуються.
Одноразова сума відрахувань не може перевищувати 20% заробітної плати, яка належить до видачі.
Бухгалтерський облік
Згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку підзвітні суми, не повернуті працівниками у встановлені терміни, відображаються за кредитом рахунка 71 і дебету рахунки 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
Далі ці гроші списуються з рахунку 94 в дебет рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» (за умови, що вони можуть бути утримані з оплати праці) або 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями».
За порушення порядку видачі грошових коштів під звіт, що полягає у видачі коштів особі, яка не відзвітувало за раніше надані під звіт суми, адміністративна відповідальність не передбачена.
У звітному році працівник ТОВ «Актопус» Петров П. П. був направлений у відрядження. Петрову було видано під звіт на відрядження 12 000 руб.
Після повернення з відрядження Петров представив авансовий звіт і документи, що підтверджують його витрати, на суму 11 000 руб.
Заборгованість Петрова по неповернених підзвітними коштами в сумі 1000 руб. = (12 000 - 11 000) утримується з його заробітної плати. Петрову встановлений місячний оклад 6000 руб.
При обчисленні ПДФО заробітна плата Петрова не зменшується на податкові відрахування.
Сума податку на доходи, яка підлягає утриманню з заробітної плати Петрова, складе: 6000 руб. х 13% = 780 руб.
Сума, яку бухгалтер організації може утримати із заробітної плати Петрова одноразово, становить: (6000 руб. - 780 руб.) Х 20% = 1044 руб.
Заборгованість Петрова по неповернених підзвітними коштами (1000 руб.) Не перевищує цієї суми. Тому заборгованість утримується з його заробітної плати в повному обсязі.
Організація сплачує внески на страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань за ставкою 0,2%, а внески в ПФР - за ставкою 20%.
Бухгалтер повинен зробити такі проводки:
Коли підзвітна особа постійно бере і повертає кошти, нічого не купуючи для організації, не можна виключити вірогідність, що податкові органи будуть виходити з того, що організація фактично надає працівнику безпроцентні позики, а працівник при цьому отримує дохід у вигляді матеріальної вигоди.
Якщо видати кошти не отчитавшемуся працівнику?
Відповідальність за порушення порядку роботи з готівкою і ведення касових операцій встановлено ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Відповідно до даної норми під порушенням порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій мається на увазі:
- здійснення розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри;
- неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касу готівки;
- недотримання порядку зберігання вільних грошових коштів;
- накопичення в касі готівкових коштів понад встановлені ліміти.
Зазначений перелік порушень є вичерпним і не підлягає розширеному тлумаченню.
Таким чином, на сьогоднішній день за порушення порядку видачі грошових коштів під звіт, що полягає у видачі коштів особі, яка не відзвітувало за раніше надані під звіт суми, адміністративна відповідальність не передбачена.