Понадлімітну виручку можна видавати під звіт хоч кожен день
(?) Дуже часто буває, що в кінці дня, коли інкасація вже пройшла, перевищено ліміт каси. Банк ліміт підвищує неохоче. Так як гроші здати нікому, ми видаємо їх директору під звіт, а вранці він нібито вносить їх назад. Як податківці ставляться до таких операцій?
З початку цього року вам не потрібно рішення банку для збільшення ліміту. Тепер ліміт ви встановлюєте для себе самі по певній ЦБ формулою <1>. Ця формула дозволяє встановити ліміт виходячи з найбільшої денної виручки, яка у вас коли-небудь була. А в разі її збільшення - змінювати ліміт так часто, як це необхідно, - хоч кожен день.
Щодо видачі грошей під звіт можна сказати наступне: навіть якщо буде очевидно, що ви їх видаєте тільки для того, щоб не залишати в касі і не здавати в банк готівку понад ліміт, то при правильному оформленні документів перевіряючі не зможуть пред'явити вам ніяких претензій. Сума, яка може бути видана під звіт, не обмежена, частота видачі - теж. Головне, щоб директор регулярно за гроші звітував і отримував під звіт нову суму тільки після того, як буде оформлений повернення попередньої. Таким чином, формально все правила будуть виконані.
Якщо працівник витрачає свої гроші, а потім отримує відшкодування від організації - це не звіт
Яка позиція податкових органів з приводу того, що працівник тимчасово "спонсорує" організацію? Чи маємо ми право приймати чеки більш ранніх періодів, ніж місяць здачі звіту? Чи є нормативні документи, які регламентують максимально можливий термін прийняття чека?
Коли працівник набуває матеріали за свій рахунок без спеціального розпорядження керівництва, рішення про необхідність цих витрат для компанії і, відповідно, про їх відшкодування працівникові повинен приймати директор. Якщо директор вирішить їх відшкодувати, то тим самим схвалить операцію з придбання матеріалів від імені компанії <3>.
Зверніть увагу: відшкодування витрат - це не видача грошей під звіт. Тому встановлений для підзвітних грошей термін тут не важливий. А термін, протягом якого працівник може звернутися за відшкодуванням, нічим не обмежений.
Для отримання грошей працівник повинен написати заяву про відшкодування його витрат і докласти всіх їх підтверджують. Потім директор затвердить заяву і підпише РКО, за яким касир і видасть гроші. Авансовий звіт становити не обов'язково, але, якщо вам так зручніше, працівник може відзвітувати, склавши саме авансовий звіт.
Працівник відзвітував за підзвітні гроші пізніше терміну? Матвигоди вважати не треба!
(?) Яка зараз позиція податкових органів з питання виникнення бази з ПДФО у вигляді матеріальної вигоди, якщо працівник вчасно не звітує за видані йому гроші?
Якщо працівник відзвітував за видані йому під звіт гроші пізніше встановленого керівником терміну, організація не має обов'язки визначати матеріальну вигоду і обчислювати з неї ПДФО. Адже випадки, коли у працівника з'являється дохід у вигляді матеріальної вигоди, чітко сформульовані в ст. 212 НК РФ. І розглянута ситуація там не згадана. Розцінювати ж отримані гроші як позикові немає ніяких підстав.
З цим згоден і співробітник ФНС Росії.
Кудіярова Олена Миколаївна - радник державної цивільної служби РФ 3 класу
"Гроші, які працівник отримує під звіт, не визнаються виплатою в його користь, оскільки працівник отримав їх, щоб оплатити будь-які витрати на користь організації. При цьому повинно бути документально підтверджено цільове витрачання підзвітних сум. Отже, отримані під звіт гроші, по яким працівник згодом відзвітував (нехай і з запізненням), не є об'єктом оподаткування з ПДФО. Матеріальною вигоди тут немає ".
Співробітник, який купив квитки для себе і напарника, може відзвітувати за двох
(?) Підзвітна особа (рядовий співробітник) придбало квитки для себе і свого колеги. Хто повинен звітувати за ці квитки? Як за відрядження повинен звітувати співробітник, для якого придбали квитки? Які документи повинні бути представлені, якщо квитки оплачувалися по безналу через Інтернет з картки співробітника?
Якщо співробітник оплатив квиток через Інтернет, то ні касового чека, ні документа, що підтверджує оплату карткою, у нього не буде. Але вони й не потрібні. При авіаперельоті цілком достатньо маршрут / квитанції і посадкового талона <4>. При поїздці на поїзді досить додати до авансового звіту електронний квиток. Якщо Ви купуєте квиток на сайті РЖД його можна роздрукувати в будь-який момент. Ці документи підтверджують факт не тільки самої поїздки, а й оплати квитка <5>.
І маршрут / квитанція, і електронний квиток є документами суворої звітності <6>.
З огляду на це, у вашій ситуації відзвітувати за квитки можна так:
<если> співробітнику, який купив квитки, були видані гроші під звіт - він може докласти до свого авансового звіту обидва квитка (як свій, так і квиток свого колеги);
<если> гроші під звіт не видавалися - співробітник, який купив квиток, повинен написати заяву на відшкодування витрат і прикласти до нього квитки.
Подотчетник може і сам відзвітувати за квитки, куплені для нього директором
(?) У нас директор любить купувати квитки собі і іншим відрядженим працівникам, розплачуючись за них особистої карткою. А потім сам збирає готівку з співробітників - і кожен за себе звітує. Причому до початку відрядження грошей бухгалтерія нікому не видає. Як складати авансові звіти в цьому випадку?
Строго кажучи, описана вами ситуація - не зовсім правильна. При направленні працівника у відрядження організація повинна видати йому аванс на придбання квитків, оплату готелю і так далі. Або організація може заздалегідь придбати для працівника квитки і оплатити готель, видавши йому на руки тільки добові. Це закріплено в Положенні про особливості направлення працівників у службові відрядження <7>.
Якщо ж директор вирішив з особистих грошей купити квитки для себе та інших відряджених, то він повинен написати заяву про відшкодування йому витрат по всіх квитках. І потім отримати від організації за видатковим касовим ордером або по безналу гроші в відшкодування витрат.
А у вас виходить так, що всі співробітники, спрямовані у відрядження, самі оплатили свої квитки (за рахунок власних коштів), передавши гроші директору. Тому у вашому випадку:
<если> з електронного квитка (маршрут / квитанції) видно, чиєю банківською картою він оплачений, то працівники для підтвердження своїх витрат і отримання грошей від організації повинні додати до заяви на відшкодування витрат на відрядження:
- розписку директора про те, що він отримав від конкретного співробітника гроші за цей квиток.
Як бачимо, це суттєво ускладнює документообіг;
<если> з електронного квитка (маршрут / квитанції) не видно, з чиєї банківської карти були списані гроші, то кожен з працівників може докласти до своєї заяви про відшкодування витрат тільки цей квиток (маршрут / квитанцію). І ніяких розписок від директора не буде потрібно.
<3> ст. 183 ГК РФ