Кожна керуюча організація, до числа яких належить і товариство власників житла, веде власний документообіг.
Всі документи необхідні для забезпечення повноцінного функціонування і забезпечення існування ТСЖ.
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся в форму онлайн-консультанта справа! Це швидко і безкоштовно!
Якщо необхідні електронні файли або паперу відсутні, то на керівництво та допустив ситуацію персонал можуть бути накладені санкції. Один з варіантів санкцій - ліквідація ТСЖ.
Зразки документів ТСЖ ви можете завантажити також у нас.
Яка документація ведеться в співтоваристві?
В процесі функціонування використовуються різні документальні пакети, дані в яких стосуються безпосередньо обслуговується багатоквартирного будинку.
Одна справа не може включати в себе більше двохсот п'ятдесяти тих чи інших документів. Після досягнення цього значення заводиться нова справа.
Установчі документи
Установчі дані представляють собою основу діловодства в ТСЖ.
Саме вони визначають, в якому правовому статусі в даний момент знаходиться співтовариство власників квартир.
До переліку входять (далі в процесі перерахування мова піде виключно про збори, на якому було прийнято рішення про створення товариства):
- статут організації, що управляє;
- запротокольовані дані з загальних зборів мешканців;
- протокол про підрахунок голосів власників;
- підсумкові рішення, які були прийняті на зборах;
- дані про держреєстрацію ТСЖ;
- довідки про взяття спільноти на облік в податковій інспекції;
- інформація про облік в фондах, які перебувають поза основного бюджету;
- лист з Федеральної служби державної статистики.
Мета зберігання полягає в наданні паперів на першу вимогу співробітників ревізійних інстанцій.
Бухгалтерські й інші папери
Дані по роботі бухгалтерії - це безпосередня опора всієї фінансової діяльності ТСЖ. Папери і файли також підлягають регулярним перевіркам.
На відміну від установчої бухгалтерська документація стосується тільки поточного діловодства. Якщо не містити її і не вести належним чином, функціонування керуючої організації буде порушено.
Веденням бухгалтерської документації та звітністю по ній займаються співробітники відділу бухгалтерії. вносять дані про грошові надходження і їх витрачання.
Фактично документація включає в себе звіти, які надаються в міру необхідності для перевірки, і всі рішення, прийняті щодо доцільності витрачання коштів.
Крім установчої і бухгалтерської документації на зберіганні в ТСЖ розташовуються всі документи на багатоквартирний будинок і прилеглу територію, включаючи технічні акти, різного роду свідчення, договори оренди.
У справах товариства можна знайти всі договори про надання послуг. які укладаються між керуючою організацією і кожним із власників квартир.
У документації також є в наявності всі особові рахунки членів спільноти. а також розклад усіх штатних посад спільноти.
Документи ніколи не зберігаються у відкритому доступі. оскільки це суперечить прийнятим нормативам. Незважаючи на те, що бухгалтерськими файлами і паперами займається бухгалтерія, відповідальність за зберігання лежить і на голові.
Крім цього керівник зобов'язаний займатися веденням і зберіганням нормативно-довідкової і розпорядчої документації.
У разі необхідності голова товариства може передавати ряд свої повноважень у цих питаннях фахівця в області документознавства.
Бланк кошторису доходів і витрат ТСЖ ви можете завантажити тут.
Квитанція про оплату - це один з головних актів подібного типу.
Саме квитанція грає роль підстави для вимоги виплат і для їх подальшого підтвердження.
ТСЖ може видавати такі різновиди квитанцій:
Щоб здійснювати виплати, досить мати під рукою спеціальні бланки квитанцій, які зазвичай є стандартизованими. Ці квитанції будуть надані товариством. За документообіг буде відповідати бухгалтерія.
По суті, квитанція буде спиратися на складений раніше договір.
Вона не має юридичну силу, оскільки являє собою тільки одну з форм оплати послуг товариства за договором, без якого вимога оплати не представляється можливим.
Це ж можна сказати і про спеціальні цільових внесків. Їх мешканці здійснюють в порядку, зазначеному в договорах підряду.
Які довідки видає ТСЖ?
Видача довідок - одна з найважливіших сторін діяльності працівників співтовариства власників житла. Ця функція покладена на спеціального співробітника. який числиться в штаті організації.
Якщо ж жодна з посад не була заснованою, то всі повноваження покладаються на особу, призначену головою.
В даний час можна зажадати довідку про осіб, які проживають на площі власника. або про склад сім'ї. Останні можуть бути видані на першу вимогу.
Видача довідок про людей, прописаних в квартирі власника, зазвичай займає більше часу. Але рідко, коли термін отримання перевищує три робочих дні.
Підставою для видачі будуть служити записи, що зберігаються в спеціальній книзі, до якої вноситься інформація по кожній квартирі.
Довідки про які проживають звичайно потрібні для оформлення угод, що стосуються нерухомого майна громадян. В цьому випадку паперу необхідно надати в реєстраційну палату.
Як оформити довіреність?
Довіреність оформляється у випадках, коли співробітник ТСЖ або особа, що уклала договір про надання послуг, повинен буде діяти від імені керуючої організації. Так довірена особа зможе вирішувати поставлені перед ним завдання.
Існують загальні правила оформлення, прописані в Цивільному кодексі Російської Федерації. Необхідно чітко викласти подробиці завдань, які стоять перед довіреною особою. В довіреність також вносяться паспортні дані.
Оскільки документ не матиме жодної юридичної сили, для того, щоб він подіяв, довірена особа одночасно пред'являє свій паспорт.
При видачі довіреності голова ставить на ній свій підпис.
- підписання підрядних договорів;
- проведення взаємних розрахунків;
- укладання угод щодо майна;
- ставити свій підпис на актах з прийому різних робіт.
Коли питання стосується майна власників, можуть знадобитися певні вкладення з боку власників. У цьому випадку рішення приймається на зборах мешканців.
Штатний розклад
Штатний розклад є акт, який регулює в автономному режимі ситуації. При цьому на зовнішні положення цей акт не спирається.
Це необхідно для того, щоб посади співробітників керуючої організації були максимально функціональними. Для цього в штатному розкладі прописуються всі обов'язки до найдрібніших деталей.
Особа, яка займається складанням акта, зобов'язана послатися на рішення, прийняті на зборах. Штатний розклад, як правило, має форму таблиці.
У графах таблиці прописується назва посади і співробітника, кількість співробітників, розмір жалування, можливі бонуси і надбавки, сумарний обсяг виділених на персонал засобів. В акт включаються його номер і дата прийняття.
Підсумувавши всі, сказане вище, можна зробити висновок, що діловодство в співтоваристві мешканців завжди описати на складені заздалегідь акти.
У них прописуються головні правила, за якими складаються договори і загальні правила зберігання документації.
Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зверніться в форму онлайн-консультанта справа! Це швидко і безкоштовно!