Рекомендації керівнику компанії, що дозволяють перейти від «гасіння пожеж» і затикання дірок до планомірного управління та розвитку бізнесу.
Яка ваша роль в бізнесі?
У керівника, а тим більше власника бізнесу, дві ролі: архітектор і оперативний керуючий.
Як архітектор він проектує конструкцію свого бізнесу: цілі, стратегію, бізнес-процеси, оргструктуру і т.д. Хоча багато хто цього не роблять, принаймні усвідомлено. Це як якщо б будівельники створювали будівлі «від балди», не маючи архітектурного проекту і робочої документації. Або робочі на заводі «творчо» підходили до складання кожної нової машини, не користуючись напрацюваннями конструкторів і технологів.
Що ж робити? Зараз, коли тільки закінчилися тривалі канікули, ви без зусиль зможете знайти трохи вільного часу. Використовуйте його, щоб новий рік пройшов по-новому, ефективно! Зберіть ключових людей своєї компанії і потратьте 2-3 дні на те, щоб формалізувати і оптимізувати архітектуру свого бізнесу *.
Визначте бачення, цілі і стратегію свого бізнесу
Картинка майбутнього. Куди рухається ваш бізнес? Чи є у вас картинка майбутнього? Якщо немає, то висока ймовірність, що ви просто пливете за течією. А ще Сенека сказав: «Для корабля, що не має пристані, жоден вітер не буває попутним».
Початок року - прекрасний час, щоб відмовитися від плинності і подумати, куди ми йдемо. Зберіть свою топ-команду та оцініть досягнення за минулі роки, назвіть основні проблеми. А потім спільно «намалюйте» картину вашого бізнесу через кілька років. Якими будуть оборот і прибуток? Які нові напрямки відкрили? Скільки людей в компанії? Де і який офіс? Як ви відпочиваєте і на чому їздите? І т.д.
Звичайно, однієї мрії недостатньо. Але все починається саме з неї.
Цілі і стратегія. А далі треба поставити чіткі і вимірні цілі на N років і найближчий рік.
Потім розробити стратегію їх досягнення. Слово «стратегія» зараз затаскано і містифікувати. Насправді все просто. Це та послідовність кроків, яка дозволить вам досягти заданої мети. Тобто, по суті, це ваш укрупнений план. Її можна розписувати по роках: у перший робимо те-то, в другій - то-то і т.д. Можна - за функціями: просуванню і продажу, процесам і оргструктуре, персоналу і т.д.
Як правило, раз на рік стратегію оновлюють.
Принципи. Корисно ще визначити політики. Це набори ваших ключових принципів в тій чи іншій області, наприклад в управлінні вашим персоналом. Політики сильно допомагають транслювати позицію керівництва на нижчі рівні ієрархії, а також орієнтуватися в складних ситуаціях.
Щоб все це не залишилося на папері або в комп'ютері, важливо, щоб рішення приймалися спільно всією управлінською командою компанії.
Формалізує бізнес-процеси
Бізнес-процес - це та послідовність дій (з обслуговування клієнта), яка призводить до бажаних результатів. Наприклад, для ресторану можливий процес буде виглядати так:
Прихід клієнта -> Зустріч і розміщення -> Отримання замовлення -> Приготування їжі -> Сервірування столу -> Обслуговування клієнта -> Отримання оплати -> Проводи клієнта -> Задоволений клієнт.
Вася або Петя? Процеси в бізнесі є завжди, незалежно від того, знаєте ви про них чи ні. Адже ви якось працюєте? Ось тільки часто буває, що 2 співробітники, що працюють на одній посаді (назвемо їх Вася і Петя) працюють по-різному. У Васі результати хороші (коли є настрій). А у Петі - набагато гірше. Та й звільняти шкода: стільки сил вкладено.
Так і поневіряється з ним керівник: лає, штрафує. Але ж можна зрозуміти, як працює Вася (коли у нього гарний настрій). Описати це. І навчити всіх Співати робити так само. Причому з перевіркою реальних навичок і наслідками аж до звільнення, якщо навчатися не може або не хоче. А потім - контролювати, що всі співробітники компанії (в тому числі і Вася, незалежно від настрою) працюють у тих процесах, які ви їм задали.
Це що ж, як в армії, чи що? І так і ні.
Стадії зрілості. Бізнес проходить певні стадії зрілості. Спочатку все працюють по натхненню і на ентузіазмі. Потім по натхненню + "мати-мати-мати» від начальника. А ось потім бізнес або так і залишається недолугим, або його формалізують. Тобто описують і домагаються того, щоб всі працювали за чітко визначеними процесам. Інакше це бардак. Зауважу, що і в формалізованої компанії цілком може бути тепла атмосфера. Тільки люди справою займаються, а не плітки обговорюють. І на Одноклассников.ру у них тепер на роботі часу немає.
Головне - прибуток. Тому насамперед виділіть основні процеси. Тобто такі, які безпосередньо приносять вашому бізнесу прибуток. У невеликій компанії зазвичай їх від 1 до 5. Наприклад, оптові продажі, роздрібні продажі (це різні процеси). А ось управління персоналом, логістика, ІТ, бухгалтерське обслуговування і т.д. - процеси допоміжні. Вони потрібні для того, щоб основні могли ефективно виконуватися, але вашому клієнтові до них немає діла.
Менеджер процесу. Визначте, хто відповідає за той чи інший процес від початку і до кінця. Його ще називають «менеджер процесу». Якщо його немає, то «до гудзиків претензій немає», а ось костюмчик кривуватий. Погано, якщо менеджер процесу - «великий начальник». Якщо так, то йому ні в відпустка не виїхати, ні стратегією позайматися. Та й кількість його уваги і часу обмежена, а значить, компанія не зможе успішно розвиватися.
Опишіть по кроках ваші основні процеси. Визначте, хто відповідає за кожен крок.
Подивіться, наскільки ефективно виконуються окремі кроки і стики між ними: зазвичай тут виникають основні проблеми. А може, якісь кроки і взагалі не потрібні.
Показники. І нарешті, визначте по 3-5 показників на кожен процес, які дозволять вам оцінювати його ефективність.
Структура. Можливо, вам захочеться змінити не тільки процеси, але і оргструктуру. Адже часто вона спочатку створювалася спонтанно. І вона не тільки не допомагає ефективно працювати, а й сильно заважає. Спростіть, приберіть все зайве. Об'єднайте підрозділи і посади. Тільки міняйте не навмання, а так, щоб процеси виконувалися оптимально. І ваша компанія помчить вперед, звільнившись від важкої спадщини.
Всю вищеописану роботу знову ж бажано проробляти командою. Важливо запросити всіх, хто виконує різні кроки процесу. В іншому випадку процес вийде далеким від життя і ляже на полицю, а при спробах запровадити викличе сильне (і обгрунтоване) опір співробітників.
Розберіться зі своїм персоналом
Можна спроектувати найчудовіший бізнес. Але якщо він не наповнений адекватними, професійними і мотивованими людьми, то система буде мертвою.
Кого і скільки? Визначте, скільки і яких людей вам треба. Причому не «пальцем в небо», як це часто буває, а на основі бізнес-процесів. Вони дозволяють і визначити необхідні компетенції співробітників, і розрахувати їх кількість на підставі нормативів продуктивності.
Мінімум 20. Організуйте ефективний найм. Навіть зараз багато хто скаржиться, що хороших працівників не знайти. Просто ви їх шукати не вмієте. Переглядайте на кожну посаду мінімум по 20 кандидатів. Перевіряйте їх не тільки на співбесіді (наговорити про себе нескладно), а через ділові ігри: там відразу видно, вміє людина, наприклад, переконувати чи ні. Найнятих кандидатів ефективно навчайте (Дресирують) на виконання ваших бізнес-процесів.
Мотивація. І нарешті, мотивируйте в залежності від результатів праці. Оклад ще нікого не переконав працювати більше і / або краще, тому для кожної посади визначте 3-5 показників, за якими буде визначатися змінна частина їх зарплати. Зауважу, що створення системи мотивації до опису процесів - це шаманство.
Краще, ніж вдома. І звичайно створіть в компанії таку моральну обстановку, щоб хотілося приходити і працювати. Як ви ставитеся до своїх співробітників, так і вони відносяться до клієнтів.
Успіхів вам! Якщо ви зробите все вищеописане, то ваш бізнес буде рости, щоб не відбувалося навколо.
Михайло Рибаков, бізнес-консультант, коуч. Керуючий партнер компанії «Архітектура бізнес-систем» MRYBAKOV.RU