Один із способів підвищення ефективності компанії полягає в оптимізації постачання. А оскільки універсального рецепту вирішення даної завдань немає, найкраще побудувати якусь діагностичну карту і позначити на ній ключові напрямки, які повинні бути постійно у фокусі уваги директора із закупівель. Використовувати при цьому можна різні методи і інструменти. Про них розповідає Сергій Кузовкін, партнер BearingPoint.
Робота за ключовими напрямами в закупівлях може зробити істотний вплив на фінансові показники компанії. Прямий вплив досягається шляхом:
- зниження загальної вартості закуповуваних матеріалів, послуг і витрат на реалізацію функції постачання;
- вивільнення оборотного капіталу з поточної діяльності.
Непряме вплив відбувається через деякі меха-нізми:
- підвищення рівня сервісу в обслуговуванні замовників всередині компанії і якості закуповуваних матеріалів;
- зниження залежності від людського фактора;
- збільшення прозорості -закупок.
Розглянемо напрямки, які надають пряме вплив на фінансові показники компанії і наведемо комплекс можливих заходів по кожному з них.
Зниження загальної вартості закуповуваних матеріалів і послуг
Заощадити на товарах і послугах, необхідних компанії у виробничому процесі, без шкоди для якості кінцевої продукції - завдання складне, але здійсненне. Тут можна працювати за такими напрямками.
Укрупнення обсягів закупівель. Постачальники часто пропонують більш вигідні умови при закупівлі товарів або послуг у великих обсягах. Щоб збільшити масштаб закупівель та отримати знижки з метою зменшення вартості однієї одиниці продукції, що придбавається, можна організувати централізоване постачання декількох підприємств, що закуповуються однотипну продукцію. Ще один перевірений багатьма компаніями інструмент - укладення довгострокових договорів з постачальником. Контрагенти в цьому випадку йдуть на пом'якшення умов договору, оскільки мають контракт на придбання у них певних обсягів продукції.
Стимулювання конкуренції. У конкурентному середовищі постачальники готові на багато що, щоб отримати контракт. Велике значення тут має інформаційна прозорість торгів. Якщо замовник чесний зі своїми постачальниками і обидві сторони добре розуміють правила гри, їх ризики будуть мінімальними, а значить, бажання брати участь у закупівлях зросте. Необхідно також постійно розширювати базу постачальників, шукати партнерів в інших регіонах і стимулювати до розвитку вже перевірених партнерів. Адже тільки самі закупівельники можуть вказати, яким вимогам повинен відповідати товар / послуга і як відповідати їм.
Зменшення частки термінових закупівель. Терміновість, як правило, серйозне обмеження. Доводиться купувати у постачальників, що пропонують не найкращі умови, приймати не оптимальні рішення з транспортування і т.д. Тому більше уваги необхідно приділяти плануванню потреби в ресурсах і оптимізації цього процесу. Можливі заходи по даному напрямку наведені в табл. 1.
Зменшення вартості на одиницю придбаних МТР і послуг (таблиця 1)
ефект масштабу
(Укрупнення закупівель)