Кожному роботодавцю при відкритті вакансії доводиться проводити співбесіди з багатьма кандидатами. І, отже, роботодавець змушений відмовляти багатьом кандидатам, коли той, хто займе вакансію, що звільнилася, вже обраний. Форма такої відмови може бути різною. Багато роботодавців просто не повідомляють відсіяним кандидатам про те, що вони не підійшли. Однак такий підхід цілком обгрунтовано визнається неетичним, адже кандидат може відмовитися від інших пропозицій, очікуючи відповіді від потенційного роботодавця. Інші роботодавці обмежуються стандартним «Ви нам не підходите». Однак таке формулювання засмучує кандидатів часом більше, ніж сам відмову, адже в ній чітко помітно байдужість потенційного роботодавця, яка не вважає за потрібне навіть пояснити кандидату свою відмову. А між тим знання справжніх причин відмови в роботі вкрай важливо для кандидата, адже дізнавшись, яких знань або навичок йому не вистачає для отримання бажаної вакансії, здобувач може заповнити цю прогалину.
У ряді випадків перед роботодавцем стоїть непросте завдання - відмовити кандидату в роботі так, щоб не залишити неприємного враження про себе. Це необхідно у випадках, коли в даний момент цей кандидат не підійшов, але він тим не менше справив враження кваліфіковано го фахівця, в зв'язку з чим потенційний роботодавець хотів би повернутися до розгляду його кандидатури при відкритті іншої вакансії. Крім того, нерідко буває так, що недавно найнятий працівник недовго затримується на новій роботі, і незабаром роботодавець знову змушений шукати працівника на його місце, що звільнилося. І в цьому випадку оптимальним виходом може бути звернутися до одного з кандидатів, які спочатку відсіялися.
Отже, якщо Вам необхідно відмовити кандидатам в прийомі на роботу, Вам стануть у пригоді такі рекомендації:
1) Перш за все, пам'ятайте про необхідність повідомити кандидата про відмову. Мовчання в даному випадку є абсолютно неприпустимим. Якщо кандидатів занадто багато, або Ви з якихось інших причин не можете зателефонувати кожному, можна повідомити кандидатам по електронній пошті. При цьому не забудьте подякувати кандидата за те, що зацікавився вакансією і приділив час проходження співбесіди у Вашій компанії;
2) По можливості повідомте кандидату справжню причину відмови. Наприклад, якщо кандидату не вистачило кваліфікації для отримання вакантної посади, про це бажано повідомити прямо. Як уже згадувалося, знання причин відмови в роботі може допомогти кандидату в працевлаштуванні в подальшому. Якщо з якихось причин Ви вважаєте, що правдиву відповідь про причини відмови може здатися некоректним (наприклад, якщо відкрилася вакансія пов'язана з роботою з клієнтами, багато компаній відмовляють кандидатам, які мають дефекти мови або зовнішності), можна назвати нейтральну причину (наприклад, сказати , що вакансія зайнята внутрішнім кандидатом шляхом перекладу з однієї посади на іншу, або що дана вакансія поки заморожена);
3) Не обмежуйтеся повідомленням, що інший кандидат більше підійшов на цю посаду. Необхідно повідомити, чому Ви віддали перевагу саме того кандидата, а не даного претендента (наприклад, у нього виявився більший досвід роботи, він має не тільки необхідну для заняття даної посади спеціальність, а й суміжну, яка може бути корисна в роботі т.д.) .