Обов'язок продавця виставити рахунок на передоплату може бути включена в договір поставки товару. В такому випадку формулювання «оплата товару протягом певного часу після виставлення рахунку» означає обов'язок покупця оплатити виставлений документ в узгоджені терміни. Якщо в договорі не передбачено виставлення рахунку. оплата товару проводиться на підставі рахунок-фактури на аванс. Коли ціна товару встановлена в угоді, а також прописано підстава виникнення зобов'язань по оплаті товару у покупця - рахунок можна не виставляти.
Спеціальних вимог, які пред'являються до рахунку на аванс немає. При його складанні намагайтеся дотримуватися загальних положень, які передбачені при оформленні первинних документів. При виставленні рахунку на аванс вказуйте в ньому ваші реквізити для оплати, повне найменування організації, дані покупця, кількість товару, його ціну і загальну суму для оплати. На документі повинна стояти підпис керівника організації, номер і дата виставлення. Друк на рахунку можете не ставити.
Якщо ваша організація працює за загальною схемою оподаткування і є платником ПДВ, виділяйте в рахунку окремо суму податку. Але відрахування з цього податку ви зможете оформити тільки на підставі рахунок-фактури ст. 169 НК РФ. Тобто .рахунок можна не виставляти, а рахунок-фактуру потрібно виписати обов'язково. На рахунку можна вказати термін його дії. Наприклад, оплата товару протягом 5 днів після виставлення рахунку.
Після виставлення рахунку на передоплату ви зобов'язані виставити на цю ж суму рахунок-фактуру. Цей обов'язок передбачена п. 3 ст. 168 НК РФ.
При заповненні рахунку проставте його номер і дату заповнення; Найменування товару; його кількість; ціну за одиницю і суму разом. Обов'язково вкажіть свої платіжні реквізити: найменування банку, БИК, розрахунковий рахунок, кореспондентський рахунок. У загальній сумі виділіть податок ПДВ, якщо ви працюєте за такою схемою оподаткування.
На рахунку повинна стояти підпис керівника або головного бухгалтера організації. Допускається відправка цього документа по факсу, електронною поштою або по інших каналах зв'язку. Наявність синьої печатки на даному документі не є обов'язковою умовою для оплати.
Виставлення рахунку не гарантує оплату від покупталя, тобто рахунок може бути виставлений вами, але покупцем не сплачено. Це не буде порушенням зобов'язань, якщо інше не прописано в договорі.
Ви можете додати в рахунок окремі умови, такі як, самовивіз товару зі складу, термін резервування товару і його оплати. В цьому випадку, документ буде публічною офертою, тобто покупець, запитуючи рахунок на оплату, як би погоджується з термінами перерахування грошових коштів за товар (послугу), а також з іншими умовами, в ньому зазначеними.
Оформляти рахунку ви можете в спеціалізованих бухгалтерських програмах типу 1С, а також просто у формі Excel.