У будь-якій організації створюється безліч документів. День за днем вони накопичуються, гори паперів збільшуються, одні працівники змінюють інших, і ті, в свою чергу, створюють нові документи. У якийсь момент виявляється: щоб знайти раптово знадобився наказ трирічної давності, може знадобитися весь день. «Ех, хоч би хто-небудь організував тут все як слід», - відвідує голову світла думка. Хороша новина - все вже придумано до нас! Впорядкувати поточний діловодство допоможе номенклатура справ.
Навіщо потрібна номенклатура справ?
Справа - це документ або сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку.
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, створюваних в організації, із зазначенням термінів їх зберігання.
Номенклатура справ відображає всі напрямки діяльності організації (фінансові, господарські, кадрові та інші). Це багатофункціональний документ, який необхідний, щоб:
- врахувати всі справи, які заводять в організації (це допоможе забезпечити їх швидкий пошук і збереження);
- згрупувати певні види документів (наприклад, накази по основній діяльності, накази по особовому складу і т.д.);
- забезпечити порядок формування справ (хронологічну, логічну послідовність документів у справах і т.д.);
- встановити необхідні терміни зберігання документів.
Крім того, її використовують в якості основного документа при відборі справ для здачі їх в архів або, навпаки, для знищення справ з термінами зберігання, що.
Чи обов'язково складати номенклатуру справ?
Коли потрібно складати номенклатуру справ?
Що включати до складу номенклатури справ?
У номенклатуру справ потрібно включати всі справи, що заводяться в організації, крім друкованих видань (у тому числі заяви працівників, довідки з місця роботи, журнали і книги обліку, листування між структурними підрозділами і зі сторонніми організаціями, наприклад, з пенсійним фондом, військкоматом і т . Д.). Справи і документи обмеженого доступу з грифом «ДСК» - для службового користування (що містять комерційну або банківську таємницю, інші документи з конфіденційною інформацією) - також слід включати в номенклатуру справ.
Не забудьте включити в номенклатуру справи, що заводяться в філіях, представництвах, інших територіально віддалених підрозділах організації. Також підлягають включенню до номенклатури заголовки справ тимчасово діючих комітетів, комісій, а також представницьких органів працівників. Але якщо, скажімо, профспілка - це самостійна юридична особа, то він сам формує свою номенклатуру справ і веде архів. Крім того, в номенклатуру справ організації включають заголовки не завершених діловодством справ ліквідованих організацій, правонаступником яких вона є.
Більшість документів зберігається в організаціях і в паперовому, і в електронному вигляді. Деякі документи створюють і ведуть лише в електронному вигляді, не розкриваючи паперову форму. Якщо не включити їх в номенклатуру справ, то вона буде давати неповну інформацію про діяльність організації. Тому в кінці кожного розділу номенклатури потрібно перерахувати, які справи ведуться в електронному вигляді. Одиницею виміру в даному випадку може бути файл і всі необхідні для його пошуку та ідентифікації реквізити. У деяких організаціях електронні документи фіксують у вигляді останнього розділу номенклатури або формують окрему номенклатуру тільки для них.
З чого почати розробку номенклатури?
Відповідальність за розробку номенклатури справ у великих установах зазвичай несе служба документаційного забезпечення управління (секретаріат, канцелярія і т.д.), в невеликих організаціях - діловод, секретар або інше, призначеної керівником, особа. У комерційних організаціях у секретаря часто бракує кваліфікації, і обов'язок по складанню номенклатури лягає на плечі кадрової служби, адже саме тут створюється більшість документів тривалого зберігання. Відомості, необхідні для складання номенклатури, повинні надати всі структурні підрозділи організації, тому доцільно почати її розробку з видання відповідного наказу, в якому зазначено, в який термін повинна бути надана інформація про заводяться в підрозділах справах і видах документів.
Більшості комерційних організацій доводиться розробляти номенклатуру справ самостійно. У цьому допоможуть такі нормативні акти, як:
Також необхідно уважно вивчити Статут, штатний розклад, локальні нормативні акти організації, Положення про структурні підрозділи, правила, інструкції, стандарти, описи справ і т.п. - в них зазвичай містяться посилання на застосовувані в організації документи.
Спочатку готують номенклатури справ структурних підрозділів і вже на їх основі складають зведену номенклатуру справ організації. У деяких випадках використовують функціональний, а не структурний принцип, тобто назвами розділів номенклатури служать не підрозділи, а функції (припустимо, планування, фінансування, виробництво, облік кадрів і т.д.). Ми розглянемо найбільш поширений варіант.
Складаємо номенклатуру справ структурного підрозділу
Основна частина номенклатури представлена в табличній формі, що містить п'ять граф:
- індекси справ;
- заголовки справ (томів, частин);
- кількість справ (томів, частин);
- терміни зберігання справ (томів, частин) і номери статей за переліком;
- примітка.
Індекс справи складається з цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. Наприклад, 04-05, де 04 - позначення відділу кадрів, а 05 - порядковий номер справи за номенклатурою. Він може складатися не з двох, а з трьох пар цифр. Наприклад, 03-02-07, де 03 - позначення фінансово-економічного департаменту, 02 - позначення входить до його складу бухгалтерії, а 07 - порядковий номер справи за номенклатурою. Замість цифрової індексації в деяких організаціях може бути прийнята літерна або змішана (з поєднання букв і цифр). Щоб при складанні номенклатури справ наступного року можна було зберегти ті ж індекси, що і в цьому році, в кожному розділі залишають кілька вільних рядків для закладу раніше не передбачених справ (як правило, не більше 5-7).
У другій графі номенклатури вказують заголовки справ. Їх мають за рівнем важливості документів, що становлять справи. Спочатку у своєму розпорядженні заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію (починають з документів вищестоящої організації, потім йдуть документи керівника організації, після них - документи, видані в структурному підрозділі). Далі перераховують інші правила, положення, інструкції, розроблені в самій організації чи надіслані до відома. Потім перераховують заголовки справ з планами і звітами (спочатку річні, потім квартальні, після - місячні). Проекти розпорядчих документів, зміни до планів, підстави до наказів поміщаються в номенклатурі справ слідом за відповідними основними документами. Заголовки однотипних справ (наприклад, справ з особистими картками працівників) вносяться в номенклатуру справ в алфавітному порядку.
У кадровій службі за основу можна взяти таку послідовність розташування заголовків справ в номенклатурі:
- штатний розклад і зміни в ньому (зазвичай в кадровій службі зберігаються копії, а оригінали знаходяться в службі документаційного забезпечення управління разом з наказами з основної діяльності);
- локальні нормативні акти (правила внутрішнього трудового розпорядку та інші);
- накази (по основній діяльності і з особового складу);
- документи, що є підставами до видання наказів (довідки, заяви, пояснювальні та доповідні записки, акти і т.п.);
- трудові договори (а також зміни до них, угоди про розірвання трудових договорів);
- облікові документи працівників (особисті картки, особисті справи, журнали реєстрації наказів, договорів тощо);
- персональні документи працівників (трудові книжки, копії паспортів та інших особистих документів, довідки про встановлення інвалідності тощо);
- плани і звіти кадрової служби;
- листування зі сторонніми організаціями (з військкоматом, пенсійним фондом і т.п.);
- документи тимчасових комісій, комітетів, робочих груп і т.п.
Наприклад, «Листування з військовим комісаріатом Заводського району м Орел», «Документи про професійну підготовку та підвищення кваліфікації робітників СУ-3 (плани, програми, службові записки, копії наказів та ін.)».
Третя графа номенклатури справ (кількість справ) заповнюється в останню чергу, вже після закінчення календарного року, за фактично заведених справах. Якщо якусь справу не було заведено протягом року, то в графі «Примітка» робиться запис «не формувати».
При встановленні термінів зверніть увагу, що деякі статті переліків розбиті на пункти, що мають різні терміни зберігання. Наприклад, особисті справи керівників повинні зберігатися постійно (пункт «а» ст. 656), а особисті справи працівників - протягом 75 років (пункт «б» ст. 656).
У Переліку містяться і інші спеціальні позначки, які відносяться до різних строків зберігання документів. Відмітка «ЕПК» (експертно-перевірочна комісія) означає, що деякі з цих видів документів можуть мати науково-історичне значення і за результатами експертизи цінності можуть бути передані на постійне зберігання до державного архіву. Ці позначки також потрібно переносити в номенклатуру справ. До документів з позначкою «ЕПК» відносяться, наприклад, особисті картки працівників, трудові договори, накази про прийом і звільнення і т.д. До документів, надісланим з інших організацій (розпорядчим, нормативним, методичним) в номенклатурі проставляються позначки «До заміни новими» або «До відпадання потреби» (в цьому випадку термін зберігання визначає сама організація). Копії наказів керівника по основній діяльності, надіслані до структурного підрозділу, також включаються в номенклатуру справ з позначкою «ДМН» (до відпадання потреби).
Як правило, в одну справу поміщають документи, що мають однаковий термін зберігання. Наприклад, не допускається розміщувати в одну справу накази про відпустку без збереження заробітної плати та про черговій відпустці, адже перші зберігаються 75 років, а другі лише 5 років. Якщо справа сформовано з документів з різним терміном зберігання або по одній темі, але різних видів, то час зберігання справи встановлюється за документами, які мають більш тривалий термін зберігання. Наприклад, створено справа «Документи щодо встановлення кваліфікації працівників (графіки, протоколи, заяви, відомості)». У нього входять:
- графіки проведення атестації - термін зберігання 1 рік;
- протоколи засідань і постанови атестаційної комісії - термін зберігання 15 років;
- заяви про незгоду з постановами атестаційної комісії - термін зберігання 5 років;
- відомості проведення атестації - термін зберігання 5 років.
Термін зберігання цієї справи визначаємо по більш тривалого терміну, в даному випадку справа повинна зберігатися 15 років.
Терміни зберігання документів в електронному вигляді такі ж, як і для документів на паперовому носії, в графі 5 «Примітка» потрібно поставити позначку «в електронному вигляді».
Взагалі, в п'ятій графі «Примітка» вказують назви переліків документів, використаних при визначенні строків зберігання справ (якщо використано більше одного переліку), ставлять відмітки про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про втрату або вилучення справ і ін.
Номенклатуру справ структурного підрозділу візує його керівник. Якщо в структурному підрозділі є експертна комісія (ЕК), то документ направляється їй для узгодження (складається протокол засідання експертної комісії і ставиться відмітка про погодження на номенклатурі). Потім документ підписує керівник архіву або особа, відповідальна за архів організації.
Зразок оформлення номенклатури справ кадрової служби (витяг) наведено в Додатку 1.
Складаємо зведену номенклатуру справ
Послідовність розташування заголовків справ повинна бути однаковою у всіх розділах номенклатури організації (наприклад, організаційно-розпорядча документація, потім плани, звіти і т.д.).
Погодження та затвердження зведеної номенклатури
Порядок узгодження зведеної номенклатури:
- першим ставить підпис керівник служби діловодства або особа, відповідальна за документаційне забезпечення управління;
- потім її візує керівник архіву або особа, відповідальна за архів організації;
- після цього номенклатуру погоджують з експертною комісією (ЕК) з складанням протоколу засідання експертної комісії;
- і, нарешті, направляють на узгодження з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідної архівної установи (це відноситься до організацій, які є джерелами комплектування державних і муніципальних архівів, і робиться не рідше одного разу на 5 років).
Узгоджена номенклатура справ передається на затвердження керівнику організації. Затвердити номенклатуру справ можна двома способами: за допомогою грифа затвердження на самому документі або видавши відповідний наказ. Якщо номенклатура справ - явище для організації не нове, то, звичайно, зручніше використовувати гриф затвердження. У тому випадку, якщо вона вводиться вперше або зазнала суттєвих змін, краще затвердити її за допомогою наказу: таким чином можна додатково привернути увагу всіх структурних підрозділів і зобов'язати їх формувати справи відповідно до нової номенклатури. Зразок подібного наказу наведено в Додатку 2. Після затвердження номенклатури справ організації структурні підрозділи отримують виписки з її відповідних розділів для використання в роботі.
Номенклатуру справ виготовляють в необхідній кількості примірників. Перший примірник поміщають в справу і зберігають в службі документаційного забезпечення управління; другий - використовують в якості робочого; третій - є обліковим документом у відомчому архіві (при його наявності); четвертий - залишається після узгодження в державному архіві (в разі необхідності узгодження); інші екземпляри відправляють в структурні підрозділи (у вигляді виписок відповідних розділів).
Що робити з номенклатурою далі?
Протягом року всі виконані документи групуються в справи в суворій відповідності до затвердженої номенклатури справ. Якщо протягом року виникає необхідність в створенні або зберіганні не передбачених раніше документів, то в номенклатуру вносять новий запис - заголовок справи. Нагадаємо, що справа вважається заведеним, якщо в нього включений хоча б один документ. Для таких ситуацій корисно залишити в резерві кілька вільних рядків в кожному розділі.
При зміні працівників справи, включені до номенклатури справ, передаються за актом. Знищувати документи і справи, включені в поточну номенклатуру, не можна. Наприклад, не можна порвати заяву працівника на звільнення навіть в тому випадку, якщо він цю заяву відкликав.
Незважаючи на деякі труднощі при впровадженні в організації поняття «номенклатура справ», як тільки вона стає зрозумілою і звичною, діловодство стає більш осмисленим і систематизованим, простіше вирішуються питання пошуку і збереження необхідних документів, забезпечується спадкоємність передачі інформації від одних працівників до інших, що вносить свій внесок у підтримання інформаційної безпеки організації.
Зразок оформлення номенклатури справ кадрової служби (витяг)
