Як зробити звіт про хід проекту в такій формі, щоб у замовника йшло 5 хвилин на отримання інформації по проекту? Я мучився цим питанням досить довго. І оскільки у практикуючого менеджера проектів часу на розробку чогось нового, як правило, немає (встигнути б відрефлексувати той досвід, який отримуєш), то нічого путнього у мене не виходило.
Звичайно, не Новомосковскл, але я чекав її довгі роки.
До речі, на своїх семінарах і тренінгах я вже близько року пояснюю учасникам, як користуватися цим звітом, і ми на практиці ігрового проекту закріплюємо отримані знання.
Отже, що за форма звіту і як її заповнювати?
Основна ідея полягає в тому, щоб на сторінці формату А4 компактно викласти дані про хід робіт над досягненням цілей проекту, виконання робіт в термін, витрачання бюджету і прогнозах по ходу проекту.
Шапка звіту нас не особливо цікавить, і як її заповнювати, впевнений, зрозуміло.
Почнемо розбір реквізитів звіту. Шпаргалка про те, що де знаходиться в формі звіту, розташована внизу звіту: «Цілі - завдання проекту - терміни - витрати - прогнози».
Розповім про розділи форми в тому порядку, в якому зазвичай її заповнюю.
Розділ Sub-Objectives (Підцілі проекту) - тут потрібно сформулювати кілька цілей проекту, з яких стане зрозуміло, заради чого проект затівається. Я для своїх проектів цей розділ перейменував в «Продукти проекту», мені так здалося наочніше. Місце для запису цілей знаходиться в нижньому лівому кутку форми.
В розділ Major Tasks (Головні завдання проекту) потрібно перенести 20-25 завдань з розкладу проекту. Я для себе вирішив, що буду використовувати ієрархічну структуру робіт (ІСР) для заповнення списку завдань, причому, швидше за все, в список поміститься другий рівень ІСР (на першому зазвичай 3-7 пакетів робіт, на другому - від 6 до 30).
Після того як прописані цілі (або продукти) і завдання проекту, є сенс заповнити матрицю на перетині цілей і завдань. Кружечок ставиться на перетині рядка з назвою завдання і стовпці з назвою мети, якщо виконання завдання наблизить проект до досягнення даної мети. Таким чином, в цій частині промальовується вплив завдань на реалізацію цілей. Як тільки все кружечки в стовпці з назвою мети будуть зафарбовані - мета вважається досягнутою.
Розділ Schedule (Графік) являє собою список назв періодів часу, протягом яких планується вести роботи по проекту і звітувати про хід їх виконання. Якщо у вас планується щомісячне звітування - потрібно вписати місяці, протягом яких планується вести проект. Якщо проект розрахований більш ніж на рік, потрібно буде створювати форму для кожного року. Може виникнути питання: «а що якщо проект розрахований на три роки і замовник хоче бачити історію за весь період проекту на одній сторінці?». Мені здається, що попередні періоди можна буде згортати в півріччя (а потім в роки), а майбутні періоди - залишати по місяцях.
По суті, заповнення табличній частини звіту вище назв періодів - це малювання відрізків діаграми Ганта, але не у вигляді «смужок», а у вигляді кружечків навпаки назв періодів, в яких планується вести роботу над цим завданням. Якщо завдання реалізується в декількох періодах - кружечки малюються в шпальтах з назвами цих періодів.
Наступна область для заповнення - Owners and Helpers (Відповідальні та помічники). У тому ж рядку, де вказані назви періодів, вводяться ПІБ учасників команди проекту і ключових зацікавлених сторін, які можуть бути приймальниками за деякими завданням.
У табличній частині вище прізвищ заповнюється матриця відповідальності. Ви можете вибрати ту модель відповідальності за завдання, яка вам більше подобається.
Наприклад, я використовував наступні ролі:
- Відповідальний (в матриці вказується буква О) - відповідає за отримання результату по завданню
- Виконавець (І) - виконує завдання
- Контролер (К) - приймає результати завдання і формулює список невідповідностей
Розмір статті можна вказати довжиною відрізка, планове значення - праворуч від відрізка, а фактичне - в центрі відрізка.
Ну і розділ Summary Forecast (Висновки і прогнози) - тут у керівника є всього три рядки, щоб переконати замовника в тому, що він знає, як вирулити проект в термін і бюджет. А якщо цього вже не зробити, то можна прописати свої пропозиції про перегляд параметрів проекту (цілей, терміну та бюджету).
Тепер про те, як заповнюється звіт кожний звітний період.
Керівник проекту на підставі звітів від виконавців повинен, на мій погляд, розуміти, який обсяг робіт був запланований по кожній задачі на звітний період і який був зроблений. В цьому випадку, якщо обсяг фактично виконаної роботи був не менший планового - в звіті в рядку завдання раніше створений гурток заповнюється зеленим кольором, якщо менше планового, але є шанс надолужити розклад - жовтим кольором, ну і якщо терміни по завданню вже зірвані - червоним кольором .
Як звіт Новомосковскет замовник? Він перевіряє виконання завдань в строк за кольорами світлофорів. Якщо горить жовтий колір навпроти назви завдання, замовник може дізнатися, хто є відповідальним за завдання і запитати у нього звіт на одній сторінці про виконання завдання (або усний звіт). За червоним світлофорів замовник шукає в розділі «Висновки і прогнози» інформацію про те, чи вплине зрив термінів по цьому завданню на термін проекту і що керівник проекту пропонує робити в даному випадку.
Як ви помітили, в вихідному шаблоні від OPPM є ще одна область, яка називається «Risks, Qualitatives, Other Metrics». Про те, навіщо вона потрібна і як її заповнювати, я думаю, ви здогадаєтеся.
Ось такий формат, зручніше якого я для звіту за проектом поки нічого не бачив.
Удачі в проектах і до нових зустрічей!