Відзначимо, що зареєструвати можна тільки касові апарати, модифікації яких включені до Державного реєстру РРО, з урахуванням сфер їх застосування та за умови, що не закінчився термін служби, визначений в технічній документації на РРО. Додатково враховуються терміни первинної реєстрації, встановлені Держреєстру РРО.
РРО реєструють в органі УКРІНФОРМ за основним місцем обліку підприємця.
Згідно п. 4 гл. 2 р. II Порядку реєстрації РРО для реєстрації касового апарату підприємець повинен подати такі документи:
- копію документа, що підтверджує факт купівлі або безоплатного отримання РРО у власність, іншого документа, що підтверджує право власності або користування РРО;
- копію документа на право власності або іншого документа, що дає право на розміщення господарської одиниці, де буде використовуватися РРО;
- копію договору суб'єкта господарювання з центром сервісного обслуговування (далі - ЦСО) про технічне обслуговування і ремонт РРО.
Копії документів засвідчуються підписом підприємця. Заява та документи можна подати як в паперовому, так і в електронному вигляді. При їх подачі в паперовому вигляді необхідно пред-явити і оригінали документів. При подачі реєстраційної заяви в електронному вигляді оригінали таких документів пред'являються органу УКРІНФОРМ разом з довідкою ЦСО про опломбування РРО та актом введення в експлуатацію.
Порядок і строки розгляду реєстраційних заяв в паперовому та електронному вигляді однакові.
Відмовити в реєстрації РРО податківці можуть, зокрема, якщо:
- РРО вже зареєстрований;
- модель РРО не включена до Держреєстру РРО;
- РРО не відповідає сфері застосування, зазначеної в заяві;
- документи подані не в повному обсязі.
Протягом цих 5 днів підприємець зобов'язаний забезпечити переведення РРО у фіскальний режим роботи (занесення фіскального номера до фіскальної пам'яті РРО, персоналізація і опломбування РРО в ЦСО) (п. 13 гл. 2 р. ІІ Порядку реєстрації РРО).
Для завершення процедури реєстрації РРО підприємець до закінчення терміну дії довідки про резервування фіскального номера подає до органу УКРІНФОРМ копію довідки про опломбування РРО та акт введення його в експлуатацію. В іншому випадку довідка про резервування фіскального но-міра вважається недійсною (п. 14 гл. 2 р. ІІ Порядку реєстрації РРО).
Після отримання зазначених документів посадова особа органу УКРІНФОРМ не пізніше наступного робочого дня видає предпрінімателюрегістраціонное посвідчення РРО за формою № 3-РРО (додаток 3 до Порядку реєстрації РРО), що підтверджує факт реєстрації РРО. При цьому датою реєстрації РРО є дата внесення даних до інформаційної системи УКРІНФОРМ, яка і вказується в реєстраційному посвідченні.
Присвоєння фіскального номера РРО
Згідно п. 1 гл. 1 р. ІІ Порядку реєстрації РРО при реєстрації в органах УКРІНФОРМ РРО присвоюється фіскальний номер - це 10-розрядний числовий порядковий номер реєстраційного запису в авто-матизировать інформаційній системі реєстрації РРО УКРІНФОРМ.
Фіскальний номер РРО автоматично формується в цій інформаційній системі, є єдиним для всього інформаційного простору України, не змінюється при перереєстрації і зберігається до дати скасування реєстрації РРО.
Переклад РРО з нефіскального в фіскальний режим роботи проводиться один раз за весь період експлуатації РРО. При цьому конструкція РРО повинна забезпечити неможливість його подальшого виходу з фіскального режиму роботи.
Фіскальний номер фіксується у фіскальній пам'яті РРО разом з датою його внесення і вказується у всіх розрахункових документах і чеках всіх звітів.
Після скасування реєстрації РРО фіскальний номер закривається і в подальшому не використовується.
Персоналізація РРО виконується ЦСО:
- після присвоєння фіскального номера;
- в разі зміни фіскального номера РРО або ідентифікаційного номера модема (для РРО, що друкує контрольну стрічку), або ідентифікаційного номера РРО (для РРО з контрольною стрічкою в електронному вигляді), або ідентифікаційного номера модуля безпеки.
Відзначимо, що модем може використовуватися для передачі даних тільки з тим РРО, фіскальний номер якого передано при персоналізації в системі обліку даних РРО. У зв'язку з цим кожен РРО. в тому числі резервний, використовується лише з конкретним модемом.
Порядок застосування РРО міститься в р. ІІІ Порядку реєстрації та застосування РРО.