Орендувати офіс в Астані та Алмати слід з урахуванням потреб вашої компанії. Потреби не тільки в плані технічного оснащення, але ще і в плані площі робочого простору. З таким підходом ви зможете ефективно орендувати офіс в Астані та Алмати, не переплачуючи за зайву квадратуру приміщення. При розрахунку загальної площі офісних приміщень компанія повинна покладатися на норми, в яких йдеться про те, що на кожного співробітника в орендованому офісі повинно бути мінімум 6 квадратних метра площі. Адже нерідко можна зустріти офіси, де в одному невеликому кабінеті працюють по десять-п'ятнадцять чоловік. У таких випадках відбувається перевантаження не тільки оргтехнікою, а й людьми. Тому ви повинні розуміти, що для кожного виду бізнесу необхідна своя площа, в яку входять не тільки метри, покладені відповідно до санітарно-гігієнічними нормами, а й додатковий простір, здатне забезпечити співробітникам в орендованому офісі максимальний комфорт. Так само важливо раціонально організувати робоче місце, гармонійно пов'язати всі його елементи: оснащення, планування, обслуговування та звичайно, надати працівникові сприятливі і комфортні умови для ефективного здійснення трудового процесу з максимально високою продуктивністю.
В ідеалі розрахунок необхідної площі орендованого офісу повинен виконуватися кваліфікованим фахівцем, який добре знає не тільки нормативні вимоги а й реалії, які можуть істотно відрізнятися в залежності від того яким видом діяльності займається компанія. Якщо ж ви вирішили самостійно розрахувати необхідну площу в орендованому офісі, то вам необхідно провести певну підготовчу роботу. Приділіть належну увагу розрахунку орендованої офісної площі і ви застрахуєте себе від необхідності з'їзду з офісу, а також створите комфортну обстановку для всього колективу, яка буде сприяти досягненню найкращого результату. Зараз ми вам розповімо про три основні етапи, які допоможуть розрахувати потрібну площу в орендованому офісі: порахувати кількість співробітників, вирішити необхідність додаткових приміщень і вибрати відповідне планування.
Крок перший. Порахувати кількість співробітників.
Почнемо з того, що спочатку необхідно порахувати максимальну кількість людей, які будуть, перебувати у вашому офісі, що орендується. Тут потрібно враховувати не тільки своїх співробітників, але і ваших клієнтів. Для початку давайте визначимося з точною кількістю штатних співробітників у вашій компанії, адже повноцінне робоче місце завжди потрібно тим, хто знаходиться в офісі цілий день. Якщо ж у вашій компанії багато позаштатних спеціалістів, або вони часто бувають у відрядженнях, то є сенс створити ряд робочих місць, які не будуть закріплені за конкретною людиною. Може бути і так, що у вашій компанії працівники працюють у дві зміни і змінюють один одного, то в таких випадках слід враховувати, що вони разом не знаходитимуться в один і той же час в орендованому офісі. При цьому не варто забувати, що ваші співробітники проводять на робочих місцях не менше 40 годин на тиждень і від правильної організації робочих місць багато в чому залежить ефективність їх праці. Так само потрібно обов'язково зробити похибку на плинність персоналу і на розвиток компанії, яке буде припускати збільшення штату співробітників, отже, і збільшення орендованої офісної площі. Ну, а при підрахунку можливого щоденної кількості клієнтів в офісі необхідно розуміти, що вони теж все відразу не будуть знаходитися в орендованому офісі.
Крок другий. Вирішити необхідність додаткових приміщень.
В першу чергу вам необхідно вирішити, скільки потрібно кімнат для персоналу, залів для проведення переговорів, кабінетів для керівництва, зон для спілкування з клієнтами.
Можливо, що на деяких площах можна заощадити. Наприклад, заощадити на площі орендованого офісу можна в таких кімнатах як: кухня, кімната відпочинку, підсобне приміщення, зони очікування, коморах і серверних. Або поєднати переговорну кімнату з приміщенням для навчання персоналу і спілкування з клієнтами. Так само дуже важливо щоб, площа орендованого офісу була заміряна з великою точністю. Так як розрахунок орендованого офісу важливий для обох сторін договору оренди приміщення. Для того щоб дізнатися точну квадратуру орендованого офісу, ви можете використовувати послуги зморщок, або зробити це самостійно.
Крок третій. Вибрати відповідне планування.
Після того, як підрахували кількість співробітників і вирішили питання про необхідність додаткових приміщень потрібно підібрати планування. Планування офісу для кожної компанії індивідуальна, існують загальні вимоги, норми і правила, а також сучасні тенденції оформлення офісу. Планування офісного простору повинна бути організована так, щоб кожному співробітнику компанії було комфортно і приємно працювати. Так само вам потрібно вирішити орендувати офіс з кабінетної системою або ж open- space. Можна відзначити, що на сьогоднішній день найкращим і хто користується особливою популярністю є open-space. Такий орендований офіс являє собою вільний простір, який може бути розділене на зони за допомогою невеликих перегородок. При цьому варіанті можна обладнати як окремі робочі місця для кожного із співробітників, так і виділити окремі робочі зони для кожного відділу або просто ізолювати кабінети для бухгалтерії і керівництва. В основному такі офіси підходять тим компаніям, в яких взаємодія працівників один з одним є питанням принциповим. Можна сказати, що планування open space відображає стилістику роботи компанії, означає, що компанія гнучка, динамічна. До того ж, таке планування збільшує можливість більш раціонального використання орендованого офісу приблизно на 30%.
Важливо розуміти, що немає єдиної думки про те, яка планування краще в орендованому офісі - open space або кабінетна планування. Це все залежить від вашого виду діяльності компанії, від загальної кількості співробітників, від класу бізнес-центру, від фінансових можливостей компанії і поглядів на робочий процес. Оpen space і кабінетне планування має право на існування. Той і інший вид планування можна організувати так, що він буде придатний для ефективної і продуктивної роботи ваших співробітників.