«1С Бухгалтерія підприємства 8.2"
навчання через інтернет
Зовсім інша справа, якщо бухгалтер приходить в організацію, в якій до нього облік вівся кимось іншим. Може вийти так, що попередній бухгалтер звільнився. У будь-якому випадку новий бухгалтер повинен прийняти справи у попереднього. Якщо такий відсутній, то справи приймаються у директора, адже він відповідає за організацію обліку.
Необхідно чітко уявляти собі, які саме документи передають Вам при прийомі на роботу. Дуже важко довести потім, сто саме цієї довідки не було.
Отже, Ви прийшли в організацію, в якій облік до Вас вівся попереднім бухгалтером. Насамперед, перед прийняттям справ варто ознайомитися зі станом комп'ютерної бази даних для того, щоб відразу зрозуміти, яка частина інформації введена в комп'ютер, а яку належить вводити знову. Обов'язково поцікавтеся, наскільки доступний для спілкування попередній бухгалтер і чи можна зв'язатися з ним.
Може вийти так, що стан справ у бухгалтерії катастрофічне: половини документів немає, друга половина повалена абияк в коробку з-під монітора, комп'ютерна база даних знищена або її ніколи не було, а директор запевняє, що все в порядку.
А як бути з тим, якщо бухгалтерський облік старий бухгалтер вів абияк. І як наслідок новому бухгалтеру доведеться займатися його відновленням. У попереднього бухгалтера баланс був явно взятий зі стелі. У більшості випадків новий бухгалтер деякий час займається розчищенням завалів, а керівництво впевнене, що так і повинно бути. Нічого подібного! Відновлення обліку - це дуже дорога послуга! За це береться не всякий аудитор і за дуже пристойні гроші!
Помилки, які можуть бути виявлені, виправить колишній бухгалтер, а новий почне роботу з чистого аркуша. Однак такий варіант прийнятний не для всіх організацій, і часто знову прийшов головбухові доводиться все робити самому.
Але перейдемо до самої суті питання. Новий бухгалтер приступає до роботи в організації, у якої вже є своя історія обліку та звітності. Перше, що потрібно зробити це ознайомитися зі специфікою діяльності та обліку в організації. І друге, як наслідок, прийняти справи у працівника, який звільняється бухгалтера. А також оцінити представлену в податкову інспекцію звітність і регістри обліку, виявити допущені помилки, внести виправлення.
Найоптимальніший варіант для передачі справ - це аудиторська перевірка в організації перед звільненням колишнього головбуха і приходом нового.
Але повернемося до передачі справ одного бухгалтера іншому. Порядок передачі законодавчо не визначений. Як правило, складається спеціальний акт, за яким колишній бухгалтер передає документацію новому.
Це акт прийому-передачі, де вказується, які документи передані, за який період і в якому стані. Вказується кількість папок, кількість документів, облікових регістрів, стан комп'ютерної бази даних.
Звідси виникає перше запитання: які документи потрібно приймати? Очевидно, ті, за які відповідає головний бухгалтер. Але все-таки хочеться конкретного списку.
Оскільки, як уже говорилося вище, ніякого нормативного документа про передачу справ в бухгалтерії не існує, єдине, чим доведеться керуватися новому бухгалтеру це законом «Про бухгалтерський облік». У ньому сказано, що головний бухгалтер відповідає за формування облікової політики, ведення бухгалтерського обліку, а також своєчасне представлення повної і достовірної бухгалтерської звітності. На підставі цього можна зробити уявлення про те, що саме потрібно прийняти.
Зрозуміло, що веденням податкового обліку та здачею податкової звітності повинен займатися також головний бухгалтер.
Звичайно, якщо організація невелика і створена порівняно недавно, колишній головний бухгалтер може передати новому всі документи, перерахувавши їх в акті. Передавати всі документи доведеться і в тому випадку, коли в фірмі тільки один бухгалтер - головний. Якщо фірма велика і в її штаті крім головного числяться інші бухгалтери, передаються тільки ті документи, які знаходяться під безпосереднім контролем головного бухгалтера.
Наприклад, немає сенсу передавати банківські і касові документи, якщо в організації працює бухгалтер, відповідальний за банк і касу. Те саме можна сказати і до документів з нарахування заробітної плати. Їх не треба відбивати в акті, якщо облік розрахунків по заробітній платі веде окремий бухгалтер. Проте, новий головний бухгалтер повинен перевірити наявність усіх необхідних бухгалтерських і податкових документів.
Виникає наступне питання, який грунтується на складанні цього самого акту, а саме за який період передаються документи?
І знову звернемося до закону, який говорить, що всі бухгалтерські документи повинні зберігатися в організації не менше п'яти років. А значить, за цей період їх і потрібно передавати.
Але зверніть увагу на те, що якщо в організації не було податкової перевірки, особливу увагу слід звернути на наявність документів за останні три роки, так як податкові органи мають право перевірити організацію тільки за останні три роки.
Зверніть увагу на те, що на початку прийому і здачі справ перевіряється стан каси. Варто переконатися в тому, чи забезпечені належні умови для зберігання готівки, перевірити стан записів в касовій книзі, стан за іншими цінностями, що зберігаються в касі, і відповідність їх бухгалтерським записам, наявність чекових книжок, номери невикористаних чеків. У цьому випадку акт крім Вас і старого бухгалтера обов'язково повинен підписати і касир.
Далі необхідно перевірити стан фінансового обліку, обліку розрахункових операцій, розрахункових статей балансу (реальність дебіторської і кредиторської заборгованості, наявність нереальною для стягнення заборгованості, з зазначенням винних у цьому осіб, наявність актів звірки взаємних розрахунків, наявність не перерахованих своєчасно до бюджету сум), а також складання звітності (дотримання звітної дисципліни, якість представленої звітності).
Крім того, в акті відображаються:
- стан організації обліку в бухгалтерській службі (штат, його укомплектованість, розподіл обов'язків, посадові інструкції, наявність інструктивних матеріалів з бухгалтерського обліку та звітності, забезпеченість бухгалтерськими книгами, бланками обліку та звітності), формування облікової системи;
- стан первинної документації обліку, бухгалтерської звітності;
- заходи, необхідні для організації обліку і фінансового контролю;
- правильність оформлення та зберігання документів, стан архіву.
Акт підписують колишній і новий бухгалтер, потім візує керівник. На акті можна поставити печатку організації.
Крім того, рекомендується провести інвентаризацію матеріальних цінностей, а також отримати від попереднього бухгалтера акти інвентаризації майна, вимог і зобов'язань за попередні фінансові роки. Як відомо, таку інвентаризацію організація зобов'язана проводити щорічно перед складанням річної бухгалтерської звітності. Дані актів інвентаризації підтверджують показники річної бухгалтерської звітності. Відсутність таких актів не дозволяє зробити висновок про достовірність фінансової звітності.
А як же проводиться інвентаризація?
Перш за все, видається наказ про її проведення, призначається інвентаризаційна комісія, її голова і т. Д. У процесі інвентаризації звіряються готівкові грошові кошти, наявні в касі організації, з даними бухгалтерського обліку і касової книги. Результати оформляються в акті інвентаризації готівкових грошових коштів за формою № інв-15. Оскільки змінюються матеріально відповідальні особи, акт складається в трьох примірниках. Перший передається раніше головному бухгалтеру, другий - новому, а третій залишається в бухгалтерії організації.
Не забудьте про звірку розрахунків з податковими органами! Приймання документів, що стосуються податкових розрахунків з бюджетом, є одним з найважливіших етапів передачі справ.
Нового знову прийшов бухгалтеру можна порекомендувати наступне. Крім перевірки обліку у власній організації потрібно провести звірку платежів з податковою інспекцією. Справа в тому, що, якщо колишній бухгалтер цього не робив, може виявитися, що якісь платежі по податках або внескам були перераховані не на той КБК і т. Д. Через це організації нараховується пеня за вже начебто сплачений податок. Вимагайте у колишнього бухгалтера акт звірки з податковими органами по всіх основних податках і отримаєте пояснення (бажано письмові) щодо виявлених розбіжностей, але і розібратися у взаєминах організації з податковою інспекцією. Найкраще отримати від попередника акти документальних податкових перевірок, рішення податкових органів про випадки залучення до податкової та адміністративної відповідальності організації і її посадових осіб, листування з різних питань, архів судових суперечок, якщо такі траплялися, і інші важливі документи.
Припустимо, перевіривши первинні документи, Ви виявили, що не вистачає рахунків-фактур і (або) актів від постачальників товарів (робіт, послуг). У такій ситуації потрібно запитати у працівника, який звільняється головного бухгалтера докази правоздатності контрагентів (хоча б найбільш значущих для організації). А на майбутнє можна порадити включати в договори з постачальниками вимога надавати довідку про відсутність заборгованості зі сплати податків перед бюджетом ».
Новий головний бухгалтер, який вже ознайомлений з документацією, повинен вказати в акті наявні недоліки і невідповідності, а також відсутні документи. Інакше згодом довести, що, наприклад, документ загублений при роботі колишнього головного бухгалтера, буде складно.
Але бувають випадки, коли колишній головбух вже звільнився, а новий ще не вийшов на роботу. Виникає питання: як в цьому випадку оформити передачу справ?
В такому випадку, справи у колишнього бухгалтера приймає або працівник, призначений керівником, або сам керівник.
Але тут є свої мінуси. Оскільки документи приймають незацікавлені працівники, відсутність будь-яких документів вони можуть і не помітити. Відповідно в акті приймання-передачі це відображено не буде.
У подібній ситуації новому головбухові краще скласти акт прийому документів в односторонньому порядку. Порядок складання той же, що і при передачі документів від колишнього головного бухгалтера новому. Різниця лише в тому, що у нового головбуха є час, і він може більш ретельно все перевірити і відобразити свої зауваження в акті. Акт повинен бути підписаний новим головним бухгалтером і завізований керівником.
Отже, новий головний бухгалтер перевірив все, що необхідно, і виявив помилки, допущені в період, коли працював колишній головбух. Виникає наступне питання: чи варто їх виправляти?
Відповідь: виявлену помилку виправляти потрібно обов'язково. Якщо помилка допущена в розрахунку податків, потрібно внести зміни до податкових регістри, перерахувати податок, при необхідності доплатити (як податок, так і пені) і здати уточнені декларації. Помилки в бухгалтерському обліку також повинні бути виправлені. І звичайно, зрозуміло, про всі помилки, допущені колишнім бухгалтером, необхідно доповісти керівнику організації.
А які помилки слід виправляти негайно, а з якими можна почекати?
Це залежить від характеру помилок. Наприклад, помилку в розрахунку податку, податковий період по якому не закінчений (і декларація за податковий період пошукові роботи не здана), краще виправити негайно.
Помилку в бухгалтерському обліку теж краще виправити відразу, так як вона може призвести до спотворення показників у звітності. До того ж виправлення помилок в бухгалтерському обліку займає не так багато часу, як в податковому.
Попередні статті з рубрики «Корисне для початківця бухгалтера»: