На перший погляд, засвідчення документа печаткою справа абсолютно просте і не вимагає спеціального знань. Однак і тут є ряд важливих нюансів, які необхідно враховувати.
Найпростіше - друк не варто ставити на порожній лист. Навіть професійні діловоди не мають права ставити відбиток без вагомих на те підстав. Пояснюється це досить просто: в руках шахраїв такий папір може стати інструментів для здійснення найрізноманітніших протиправних діянь, втягнутими в які виявиться ваше компанія. Саме тому встановіть для себе чітке правило: ставити печатку виключно після остаточного складання документа, коли він готовий до затвердження.
Також важливим моментом є місце проставляння печатки на документі. Для паперів, оформлених на спеціальному бланку, є спеціальне місце для друку, позначене як «М.П.» і по ним питань, як правило, не виникає. Але абсолютна більшість організацій здійснюють свою діяльність без застосування таких бланків, а тому керівники фірм можуть самостійно вибирати місце для проставлення печатки. Найчастіше вона ставиться поряд з підписом відповідальної особи або безпосередньо на неї, головне, повністю не перекрити підпис керівника, так як в даному випадку можуть виникнути сумніви щодо справжності документа.
Але іноді друк може змінити своє звичне місце розташування, і продиктовано це елементарними міркуваннями здорового глузду. Наприклад, для мінімізації неприємних ситуацій при засвідченні прибутково-касового ордера відбиток часто ставиться і на квитанцію і на сам ордер, не дивлячись на те, що правила диктують її постановку тільки на квитанцію.
Це основні правила, які стосуються правил постановки друку. Відносно того, на яких документах друк є обов'язковою, а які можна оформити і без неї - завжди слід керуватися чинним законодавством країни і корпоративними або відомчими документами, що містять прямі вказівки на цей рахунок.