Акт про прийом-передачу основного засобу супроводжує такі угоди, як купівля-продаж, міна, дарування, оренда. На дату складання документа колишній власник списує майно з балансу, а новий - приймає до обліку.
У чому часто помиляються: Якщо майно придбали в магазині або у громадянина, заповнювати в акті відомості про організацію-здавачів не потрібно.
Коли і як необхідно складати акт
Акт прийому-передачі основних засобів за формою № ОЗ-1 складають в тих випадках, коли необхідно включити отримане майно до складу основних засобів і ввести його в експлуатацію. Або навпаки - коли подібний об'єкт вибуває. Такий акт не підійде тільки для угод, в яких предметом є будівля або споруда.
За загальним правилом при купівлі-продажу акт про прийом-передачу складають після того, як право власності на основний засіб перейшло від продавця до покупця. Підписаний сторонами акт буде означати, що постачальник повинен списати майно з балансу, а покупець - прийняти на баланс.
Якщо організація придбала основний засіб у постачальника, який враховував його як основний засіб, акт за формою № ОС-1 повинні заповнити обидві сторони угоди. Постачальник заповнює акт у двох примірниках, один з яких залишається у нього і служить підставою для того, щоб списати проданий об'єкт в обліку. При цьому розділ 2 «Відомості про об'єкт основних засобів на дату прийняття до бухгалтерського обліку» в своєму примірнику акта продавець не заповнює.
Другий примірник документа постачальник передає покупцеві. На його підставі буде відображено надходження основного засобу. Розділ 2 акти заповнює бухгалтер компанії-покупця. Обидва примірника акта повинні бути підписані як постачальником, так і покупцем.
Однак бухгалтеру компанії-покупця знадобиться скласти ще додатковий акт. Адже щоб прийняти до обліку надійшло майно, потрібно відобразити в акті свої дані, наприклад дату прийняття на облік основного засобу або амортизаційну групу, інвентарний номер. А в акті, отриманому від постачальника, ці розділи вже заповнені.
Навіть отримавши від колишнього власника основного засобу екземпляр акта№ ОС-1, потрібно додатково скласти свій акт по тій же формі. В усіх видах вже свої дані по об'єкту.
Підставою для складання свого внутрішнього акту послужить форма № ОС-1, отримана від продавця, і технічна документація, прикладена до основного засобу (наприклад, паспорт, інструкція користувача).
Зверніть увагу: якщо компанія набуває майно для перепродажу, такий об'єкт у складі основних засобів не враховується, а є товаром (п. 4 ПБУ 6/01, п. 2 ПБУ 5/01). На підставі акта організація-покупець зможе прийняти придбане майно до обліку як товар. Тобто додатково складати свій акт не потрібно.
Протилежна ситуація: куплений актив числився товаром в обліку продавця. Припустимо, майно придбано через роздрібний магазин. У цьому випадку акт за формою № ОС-1 бухгалтер організації-покупця становить самостійно, з нуля. При цьому реквізити постачальника, які передбачені на початку акту, а також розділи «Відомості про стан об'єкта основних засобів на дату передачі» і «Здав» не заповнюють. Потрібно вказати тільки дату випуску і, якщо об'єкт відразу вводять в експлуатацію, ще й дату введення, яка співпаде з днем підписання акта. Акт складають на підставі товаросупровідних документів (наприклад, товарною накладною, виписаною магазином) і технічної документації, яка додається до основного засобу (паспорт, інструкція користувача).
Відзначимо ще один випадок, коли акт за формою № ОС-1 бухгалтер організації-покупця становить самостійно. Це ситуація, коли майно купують у фізичної особи. Адже звичайні громадяни не повинні оформляти подібні документи, так як для них майно не є основним засобом.
Що обов'язково повинно бути в акті
Незалежно від того, в результаті якої угоди вибуває або надходить основний засіб, в акті завжди повинні бути заповнені такі графи:
- номер та дата складання акта;
- повне найменування основного засобу відповідно до технічної документації;
- назва організації-виробника;
- місце приймання основного засобу;
- заводський і присвоєний інвентарний номер основного засобу;
- номер амортизаційної групи і строк корисного використання основного засобу;
- відомості про зміст дорогоцінних металів, каменів;
- інші характеристики основного засобу.
Складають акт на підставі технічної документації на об'єкт. А також, якщо у сторони, яка передає майно було основним засобом, за даними її бухобліку.
Акт за формою № ОС-1 повинен містити висновок комісії з приймання-передачі майна.
Крім цього акт повинен містити висновок комісії. У кожної зі сторін угоди комісія своя. У неї повинні входити як мінімум дві людини. Затвердити склад комісії повинен керівник організації, видавши наказ.
Приклад: Складання акта за формою № ОС-1 при купівлі об'єкта основного засобу через торгову мережу
Друга сторінка акта, заповнена бухгалтером, представлена на сторінці 77. Там же далі в акті, на третій сторінці, записані висновки комісії, кожен з членів комісії розписався. В самому кінці документа в розділі «Здав» бухгалтер проставив прочерки. А прийняв об'єкт основного засобу у продавця технічний директор, тому в відповідному розділі він вказав свої дані. Нижче вписали дані майстра, якому верстат був переданий на відповідальне зберігання. Він також розписався. Крім того, свій підпис поставив головбух.
Чи не помилитися при заповненні основних граф в документі допоможе таблиця.
Пам'ятка щодо заповнення акта про прийом-передачу за формою № ОС-1
Найменування графи або розділу