У нас на підприємстві немає фахівця відділу кадрів, усіма кадровими питаннями займається секретар. Як правильно оформити те, що секретар має право вести весь кадровий облік і розписуватися в трудових книжках?
Отже, найменування посад затверджується в штатному розкладі організації, а трудова функція і обов'язки деталізуються в посадовій інструкції.
Також відзначимо, що відповідно до ст. 60 ТК РФ, забороняється вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. за винятком випадків, передбачених цим Кодексом та іншими федеральними законами.
У свою чергу, виконання співробітником робіт, що не входять в його трудові обов'язки, можна оформити одним з наступних способів:
як суміщення професій (посад) - виконання працівником додаткової роботи в межах встановленої тривалості робочого дня. При цьому, в даному випадку посаду повинна бути включена до штатного розпису.
як внутрішнє сумісництво - виконання працівником додаткової роботи у вільний від основної роботи час. При цьому, тривалість робочого часу для сумісників не може перевищувати чотирьох годин на день. Однак, в даному випадку посаду повинна бути включена до штатного розпису.
як розширення зон обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт - під розширенням зон обслуговування і збільшенням обсягу виконуваних робіт розуміється виконання поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією і тією ж професії або посади. Отже, головною умовою оформлення додаткової роботи даними способом, є доручається працівникові додаткова робота за такою ж професією (посадою).
укладенням цивільно-правового договору на надання послуг (виконання робіт) - цивільно-правові договори укладаються на виконання разових робіт, для яких недоцільно приймати співробітника за трудовим договором.
Вибір варіанту залежить від характеру додаткової роботи і від того, з якою регулярністю співробітник повинен її виконувати.
На жаль, ви не вказали, чи є у вашому штатному розкладі вакансія кадровика.
Таким чином, можна сказати, що якщо в штатному розкладі посаду кадровика є, то покласти додаткові обов'язки на секретаря ви можете, оформивши суміщення або сумісництво. Якщо ж даної вакансії в штатному розписі немає, то за згодою сторін ви можете поставити обов'язки кадровика, секретарю прописавши їх у його посадовій інструкції.
Що стосується підпису в трудовій книжці.
У великій компанії веденням трудових книжок зазвичай займається відділ кадрів. У невеликій організації через відсутність відповідного спеціального підрозділу робити подібну роботу можуть бухгалтери, секретарі або інші посадові особи. Отже, покласти обов'язок щодо ведення трудових книжок ви можете і на секретаря вашої організації.
Призначення відповідального за роботу з трудовими книжками оформите наказом (зразок див. Нижче) керівника організації в довільній формі. При цьому, якщо доручити ведення книжок нікому, то відповідальним за облік вважається керівник організації.
Таким чином, працівник відповідальний за ведення трудових книжок може і підписувати дані трудові книжки.
Подробиці в матеріалах Системи:
- Ситуація: Як оформити виконання робіт (що носять тривалий або разовий характер), які не входять в трудові обов'язки працівника
Виконання співробітником робіт, що не входять в його трудові обов'язки, можна оформити одним із способів:
Вибір варіанту залежить від характеру додаткової роботи і від того, з якою регулярністю співробітник повинен її виконувати. Якщо співробітнику доведеться займатися новою для нього роботою протягом певного часу, тоді краще оформити внутрішнє сумісництво або суміщення професій (посад).
При внутрішньому сумісництво співробітник виконує додаткову роботу у вільний від основної роботи час (ст. 60.1 та ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Для цього роботодавець укладає з співробітником окремий трудовий договір (ст. 60.1 ТК Україна).
При суміщенні професій співробітник займається додатковою роботою протягом свого звичайного робочого дня. При цьому додаткова робота оплачується і можлива тільки з письмової згоди працівника. Такі правила встановлені в частині 1 статті 60.2 Трудового кодексу РФ.
Під розширенням зон обслуговування і збільшенням обсягу виконуваних робіт розуміється виконання поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією і тією ж професії або посади (ч. 2 ст. 60.2 ТК Україна).
На підставі додаткової угоди до трудового договору видайте наказ (в довільній формі) про доручення співробітнику відповідної роботи і встановлення додаткової оплати. Копію наказу передайте в бухгалтерію для нарахування та виплати працівнику доплати.
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
Ситуація: Хто в організації повинен відповідати за облік, ведення і зберігання трудових книжок
При зміні відповідального за роботу з трудовими книжками передавайте трудові книжки за актом прийому-передачі справ. При цьому в акті вкажіть не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників і реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами - з одного боку вкажіть посаду і прізвище прийняв документи, з іншого боку - здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, в якому вкажіть причини їх відсутності.
Ситуація: Хто повинен запевнити записи в трудовій книжці при звільненні працівника, на якого було покладено обов'язок щодо ведення трудових книжок
За загальним правилом при звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку, запевняють:
підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок;
підписом самого співробітника.
Законодавство прямо не вказує, хто повинен вносити записи про звільнення в трудову книжку співробітника, на якого покладено обов'язок щодо ведення трудових книжок. На практиці організації надходять у такий спосіб. Співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, сам запевняє внесені в свою трудову книжку записи: з одного боку як представник роботодавця, а з іншого боку як фізичної особа - співробітник.
Тим часом такий порядок засвідчення записів не цілком коректний, оскільки не дозволяє роботодавцю проконтролювати правильність внесених щодо співробітника відомостей про його трудової діяльності. Тому щоб уникнути трудових спорів записи в трудовій книжці співробітника рекомендується завіряти підписом керівника організації. Крім того, у зв'язку зі звільненням працівника, відповідального за ведення трудових книжок, роботодавець може призначити наказом інша відповідальна особа. В цьому випадку записи в трудовій книжці співробітника, що звільняє вправі запевнити новопризначена особа, відповідальна за ведення книжок.
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
Петиція від всіх кадровіковУкаіни
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів