Освітіть тему роботи з багатосторінковими документами, а саме правила їх скріплення, проставлення напису підтверджує кількість листів, підпису та печатки (хто має право підписувати? Яким документом регламентується процес?) А також випадок, коли засвідчується багатосторінковий документ: реквізит «завірення копії» проставляється паралельно з прошивкою документа і прошивка не замінює завірення? На перший погляд банальні питання, але складно знайти на них аргументовану для виконавця відповідь. Зокрема, в продовження попередньої теми скріплення документів дуже цікаво використання для скріплення люверсов (металевих заклепок), ніж часто замінюють прошивку в банківській системі, хоча, на мій погляд, це не обгрунтовано.
Загалом діловодстві не передбачений якийсь особливий порядок засвідчення багатосторінкових документів.
Наприклад, якщо наказом керівника затверджується будь-яка інструкція, то після підписання наказу керівником він реєструється і поміщається на зберігання в справу, інструкція як додаток до наказу становить його невід'ємну частину і тому також міститься в справу разом з наказом. Якогось спеціального запевнення інструкція не вимагає. Єдине, що повинно бути в інструкції - це віза особи, який відповідав за її підготовку. Якщо необхідно додатково забезпечити цілісність документа в процесі його підготовки, допускається документ-додаток візувати полистно, але така практика найчастіше зустрічається в договірній роботі.
Нормативними документами не встановлено спеціального порядку засвідчення копій багатосторінкових документів. Існує два документа, що встановлюють порядок засвідчення копій документів, але в кожному з них розглядаються окремі аспекти цієї процедури, причому в цих документах не обмовляється, про яких копіях йдеться - багатосторінкових чи ні. це:
Указ Президії Верховної Ради СРСР встановлює, що вірність копії документа може бути засвідчена підписом керівника чи уповноваженого на те посадової особи та печаткою. Виникає питання, хто може бути уповноважений завіряти копії документів. Як правило, це керівник (спеціаліст) кадрової служби організації та / або служби діловодства. Посадові обов'язки цих працівників, в тому числі, завірення копій, як правило, закріплюються в затверджується керівником посадової інструкції і встановлюються наказом керівника. У наказі повинно бути сказано:
"Покласти на (посада, прізвище, ініціали працівника) обов'язки по засвідченню копій документів (вказати, яких)".
Якщо організація має складну структуру, територіально відокремлені підрозділи, право завіряти копії може бути надано кільком працівникам (наприклад, керівникам територіально відокремленим підрозділам).
Цим же указом встановлено: «На копії вказується дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі, організації».
Інспектор служби кадрів Особистий підпис І.О. Прізвище