Кожен "крок" в організації повинен бути підтверджений окремим первинним документом. А оскільки бізнесу завжди супроводжують різноманітні операції, то доводиться часто стикатися з різними формами "первинки". Наприклад, виступаючи замовником будівельно-монтажних робіт, бухгалтер отримає від підрядника форми N N КС-2, КС-3 і КС-6а. Беручи і підписуючи такі документи, необхідно перевірити правильність їх оформлення, інакше, якщо будуть виявлені помилки, можливі малоприємні податкові спори.
При цьому слід використовувати документи, складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Тільки якщо уніфіковані форми для конкретної операції не передбачені, можна використовувати розроблені самостійно, але містять обов'язкові реквізити (п. 2 ст. 9 Закону N 129-ФЗ).
Акт про приймання виконаних робіт
Свідчить про приймання виконаних підрядних будівельно-монтажних робіт виробничого, житлового, цивільного та інших призначень
Є обов'язковим первинним документом для цілей ведення бухгалтерського обліку
Довідка про вартість виконаних робіт і витрат
Призначена для розрахунків між сторонами за виконані підрядні роботи
Є обов'язковим первинним документом для цілей ведення бухгалтерського обліку
Журнал обліку виконаних робіт
Є документом, на підставі якого складається акт за формою N КС-2 і довідка за формою N КС-3
Є обов'язковим первинним документом для цілей ведення бухгалтерського обліку
Загальний журнал робіт
Ведеться для обліку виконання робіт на будівництві (при реконструкції, розширенні) будівель (споруд)
Є первинним документом для обліку робіт з будівництва споруд
Акт про здачу в експлуатацію тимчасового (нетитульного) споруди
Застосовується для обліку приймання закінченого будівництвом тимчасового (нетитульного) споруди
Обов'язковою первинним документом для цілей ведення бухгалтерського обліку не є
Акт про розбирання тимчасових (нетитульних) споруд
Застосовується для оформлення розбирання тимчасових (нетитульних) споруд
Є первинним документом для оприбуткування фактично отриманих від розбирання матеріалів, що підлягають поверненню
Акт про оцінку підлягають знесенню (переносу) будівель, споруд, будівель і насаджень
Застосовується для визначення розміру матеріальної шкоди в зв'язку зі знесенням (переносом) будівель, споруд, будівель і знищенням або псуванням насаджень
Чи не застосовується в якості первинного облікового документа для цілей ведення бухгалтерського обліку
Акт приймання закінченого будівництвом об'єкта
Документ приймання закінченого будівництвом об'єкта виробничого і житлово-цивільного призначення всіх форм власності при їх повної готовності
Служить підставою для визнання підрядником виручки від реалізації по об'єкту будівництва
Акт приймання закінченого будівництвом об'єкта приймальною комісією
Призначений для приймання і введення закінченого будівництвом об'єкта виробничого і житлово-цивільного призначення та зарахування його до складу основних фондів
Чи не застосовується в якості первинного облікового документа, є підставою для остаточної оплати всіх виконаних робіт
Акт про призупинення будівництва
Застосовується для оформлення призупинення будівництва (консервації або припинення будівництва)
Чи не застосовується в якості первинного облікового документа для цілей ведення бухгалтерського обліку
Акт про призупинення проектно-вишукувальних робіт з нездійсненого будівництва
Застосовується для оформлення призупинення розпочатих проектно-вишукувальних робіт внаслідок невключення цих робіт в план або недоцільність подальшого проектування будівництва
Чи не застосовується в якості первинного облікового документа для цілей ведення бухгалтерського обліку
Взаємозв'язок основних форм
Основний "первинкою" для будівельно-монтажних робіт є форми N КС-2 "Акт про приймання виконаних робіт", N КС-3 "Довідка про вартість виконаних робіт і витрат" і N КС-6а "Журнал обліку виконаних робіт". Дані документи є обов'язковими до складання при будь-яких будівельно-монтажних операціях, тобто саме їх в першу чергу отримає замовник від виконавця.
Акт виконаних робіт (форма N КС-2) служить для приймання підрядних будівельно-монтажних робіт виробничого, житлового, цивільного та інших призначень. Він складається на підставі даних журналу обліку виконаних робіт (форма N КС-6а). При цьому сам служить підставою для оформлення довідки про вартість робіт (форма N КС-3), яка застосовується для розрахунків із замовником.
Отже, отримавши такий пакет документів, бухгалтер повинен провести контрольні заходи: переконатися в тому, що форми відповідають вимогам законодавства, перевірити правильність заповнення реквізитів, а також точність перенесення даних з однієї форми в іншу.
"Змінена" типова форма
Під час виконання робіт.
Виконавець протягом усього часу виконання будівельно-монтажних робіт веде журнал обліку виконаних робіт (форма N КС-6а). Журнал формується за кожним об'єктом будівництва на підставі вимірів виконаних робіт і єдиних норм і розцінок по кожному конструктивному елементу або виду робіт. В даному документі накопичується інформація про етапи, кількості, вартості робіт. На основі зібраних даних по завершенні підрядних робіт формується акт приймання виконаних робіт (форма N КС-2).
Журнал містить, як правило, три листа: титульний аркуш і два листа табличного виду. Таблиці містять 46 граф і призначені для відображення відомостей про виконані роботи по місяцях. Інформація перших п'яти граф, яка переноситься в форму N КС-2, це:
- графа 1 - "Номер по порядку";
- графа 2 - "Номер позиції за кошторисом";
- графа 3 - "Найменування робіт";
- графа 4 - "Номер одиничної розцінки";
- графа 5 - "Одиниця виміру".
Наступні графи 6 - 8 ( "Ціна за одиницю", "Кількість робіт за кошторисом", "Кошторисна вартість") заповнюються згідно з кошторисом, а графи 9 - 46 ( "Кількість", "Вартість", "Вартість фактично виконаних робіт з початку будівництва ") містять інформацію про кількість та вартість робіт за календарний рік помісячно наростаючим підсумком з початку будівництва.
Робота виконана
На підставі даних журналу (форма N КС-6а) по завершенні будівельно-монтажних робіт складається акт виконаних робіт (форма N КС-2). Підписи уповноважених осіб обох сторін свідчать, що підрядник виконав будівельно-монтажні роботи, а замовник не має до них претензій. Але форма N КС-2 не тільки документ, що підтверджує факт приймання робіт замовником, а й документ, що містить детальну інформацію про обсяги робіт, виконаних за звітний період.
Форма N КС-2 складається з титульного листа, що включає:
- дату і номер договору будівельного підряду;
- дату і номер акта, а також звітний період, за який він складений;
- кошторисну (договірну) вартість відповідно до договору підряду.
Наступний лист (таблиця) містить графи:
- графа 1 - "Номер по порядку";
- графа 2 - "Номер позиції за кошторисом";
- графа 3 - "Найменування робіт";
- графа 4 - "Номер одиничної розцінки";
- графа 5 - "Одиниця виміру";
- графа 6 - "Кількість виконаних робіт";
- графа 7 - "Ціна за одиницю";
- графа 8 - "Вартість виконаних робіт".
В кінці таблиці вказуються підсумкові дані за графами 6 і 8 (кількість і вартість виконаних робіт). При цьому важливо зауважити, що суми в формі N КС-2 вказуються без урахування ПДВ.
Ціна важлива
Від того, яким способом визначена вартість робіт за договором, буде залежати правильність заповнення форми N КС-2. Згідно п. 4 ст. 709 Цивільного кодексу ціна роботи (кошторис) може бути приблизної, якщо вартість підрядних робіт розраховується шляхом відшкодування замовником фактичних витрат, плюс прибуток підрядника, або твердої, коли вартість робіт, встановлена при укладенні договору, залишається незмінною протягом усього терміну його дії.
Якщо ціна договору підряду є приблизною (відкритої), то форма N КС-2 складається в загальному порядку, тобто всі реквізити підлягають заповненню. Але коли ціна договору є твердою (фіксованою), деякі графи заповнити неможливо.
Графи, які не повинні заповнюватися у формі N КС-2 ( "Номер одиничної розцінки", "Ціна за одиницю"), дублюються і в формі N КС-6а. Офіційних роз'яснень чиновників з питань заповнення зазначених граф у формі N КС-6а не публікувалася, тому слід дотримуватися загальних правил: наявність незаповнених реквізитів в уніфікованих формах не допускається.
Треба розрахуватися!
Розрахунок за роботу проводиться на підставі форми N КС-3, яка містить розшифровку фізичних обсягів, що подаються підрядником замовнику протягом певного періоду. Титульний аркуш даної форми повторює N КС-2, а таблична частина включає графи:
- графа 1 - "Номер по порядку";
- графа 2 - "Найменування пускових комплексів, етапів, об'єктів, видів виконаних робіт, обладнання, витрат";
- графа 3 - "Код";
- графа 4 - "Вартість виконаних робіт і витрат з початку проведення робіт";
- графа 5 - "Вартість виконаних робіт і витрат з початку року";
- графа 6 - "Вартість виконаних робіт і витрат, в тому числі за звітний період".
Графи 4 і 5 заповнюються наростаючим підсумком. За графою 6 в кінці таблиці підраховуються підсумкові дані, які відображаються, зверніть увагу, з урахуванням ПДВ.
Дана довідка підтверджує заборгованість замовника за виконані підрядником і прийняті обсяги робіт.
Хто не ризикує. той не платить штрафи
Правильно оформлені первинні документи - це половина успіху будь-якої податкової перевірки. Організацію, не подбали про наявність необхідних облікових документів, чекають суворі податкові санкції.
Відсутність "первинки" контролери часто розглядають як грубе порушення організацією правил обліку доходів і (або) витрат і (або) об'єктів оподаткування, що тягне за собою накладення штрафу в розмірі 5000 руб. (Ст. 120 НК РФ). Крім того, у даній обставині перевіряючі вправі залучити "безвідповідальних" посадових осіб до адміністративної відповідальності та стягнути штраф у розмірі від 20 до 30 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 15.11 КоАП РФ).
Відносно податку на прибуток відсутність або неналежне оформлення первинних документів не дає права організації врахувати витрати, так як основна умова визнання витрат - документальне підтвердження - в даному випадку не дотримано (п. 1 ст. 252 НК РФ). При перевірці витрати на будівельно-монтажні роботи, не підтверджені формами N N КС-2, КС-3 і КС-6а, будуть "зняті".
"Постраждає" і ПДВ. Відрахуванням підлягають тільки суми ПДВ, пред'явлені платникові податків, після прийняття на облік зазначених товарів при наявності відповідних первинних документів (п. 1 ст. 172 НК РФ). Поставити на облік придбаний товар організація може тільки на підставі первинного документа, оформленого відповідно до законодавства. Немає документа - неможливо поставити на облік - немає права на податкові відрахування.
Таким чином, коректне оформлення "первинки" по будівельно-монтажних робіт дозволить уникнути претензій з боку податкової інспекції.