З ним-то ми зараз і познайомимося.
Як створити новий розклад
Найпростіший шлях - це клацнути по одній з кнопок на панелі Microsoft Office:.
Оскільки Schedule + дозволяє організувати список зустрічей, завдань і контактів, то і кнопок три: "нова зустріч", "нове завдання", "новий контакт".
Клацніть, наприклад по (новий контакт). Ви побачите діалогове вікно:
Вам пропонується зареєструватися. Оскільки на одному комп'ютері може бути кілька особистих розкладів, Schedule + повинен збагнути, з яким саме йому зараз працювати. Введіть своє ім'я (а якщо Ви працюєте в Exchange, то своє ім'я користувача: тоді Вам будуть доступні додаткові можливості). Але поки, в порядку тренування, нехай це буде просто "Іванов".
Ну звичайно, розкладу зберігаються в файлі з типом (розширенням) scd. Вам пропонується зберегти цей файл у папці Schedule. Не піддавайтеся на провокацію: Всі Ваші файли повинні зберігатися в Ваших папках або, на худий кінець, в папці "Мої документи". Оскільки Ви вже вмієте користуватися цим діалоговим вікном, дайте розкладом ім'я (наприклад, Справи) і збережіть розклад.
Як вести список контактів
Як задати новий контактІ зауважте, Schedule + сам нагадає Вам про майбутню подію. Потрібно всього лише, щоб комп'ютер був включений, а Schedule + запущений. Але, по ідеї, Schedule + повинен бути в роботі постійно. Вже така це програма за своєю природою, що вона повинна спати завжди, коли спите Ви.
Як встановити ці дати? Потрібно просто поставити галочку, а потім клацнути по даті. Вивалиться календарик, який можна гортати, клацаючи по стрілках в верхньому лівому і верхньому правому кутах.
Є ще закладка Нотатки, але вона зовсім проста. Там Ви можете написати всілякі тексти типу "Характер нордичний, витриманий", "не п'є коньяк", "любить попаритися" і т.д. Сміх сміхом, а при підготовці до ділової зустрічі іноді сильно допомагають записи типу "не виносить тиску, але можна вмовити".
Введення нового контакту закінчений. Клацніть по ОК.
Тут Schedule + поквапився і відразу показав Вам розклад зустрічей. Кожному овочу свій час, а ми ще не закінчили знайомитися з контактами. Клацніть по закладці Контакти.
Як редагувати список контактівПерш, ніж рухатися далі, виконайте
Щоб видалити людини зі списку контактів, клацніть по видаляється рядку правою кнопкою миші. З'явиться контекстне меню
Вправа. Видаліть одну людину зі списку контактів.
Як упорядкувати список контактівЗазвичай список впорядкований по прізвища. Але це зовсім не обов'язково. Виконайте Вид Сортування і клацніть по вікну Прізвище. Випаде цілий список:
Подальше зрозуміло. Ви можете впорядкувати список за будь-якому стовпцю. Це буває зручно, якщо Ви хочете, наприклад, відібрати всіх, хто живе в певному місті чи працює в певній організації. Однак сортування - не єдиний спосіб робити це. Більш того, це не найкращий спосіб. Тієї ж мети можна досягти, використовуючи угруповання або пошук записів. Сортування же використовується вкрай рідко.
Як знайти потрібну запис у списку контактів
Так просто виконайте Правка Знайти.
Ви просто набираєте потрібне прізвище (або назва організації), клацаєте по Почати поис до і. Якщо Ви відразу потрапляєте на потрібний запис, то клацніть по Закрити, а якщо немає, то по кнопці Пошук далі.
Вправа. Знайдіть людину в списку, вказавши його прізвище.
Вправа. Знайдіть людину в списку, вказавши його ім'я.
Вправа. Знайдіть людину в списку, вказавши організацію, в якій він працює.
Як згрупувати записи в списку контактів
Природно, потрібно виконати Вид Угруповання.
Експеримент. Виконайте угруповання по організаціям і подивіться результат.
Як Ви робили це раніше
Як Ви робите це зараз
Список контактів, що містить всі необхідні відомості про людину, зберігається в Schedule +. Список можна згрупувати за будь-якою ознакою, можна швидко знайти потрібний запис. Всі зміни в списку робляться дуже просто. Нагадування про майбутні події робляться автоматично. Якщо Ваш комп'ютер підключений до модему, комп'ютер може сам набрати потрібний Вам номер. Дані зі списку контактів можна легко передати в будь-який додаток (наприклад, можна використовувати список для поштової розсилки в Word.
Звичайно, це ще не всі можливості списку контактів. Можна використовувати цей список при плануванні зустрічей і справ, але про це трохи пізніше.
А до речі, як все-таки використовувати список контактів в якості списку розсилки в Word?
Як використовувати список контактів в якості списку розсилки в WordУ полях злиття з'явилися поля списку контактів:
Вправа. Здійсніть поштову розсилку з Word за допомогою Schedule +.
Як вести список зустрічей
Зі списком контактів ми розібралися, тепер саме час зайнятися плануванням свого часу. Насправді завдання розбивається на дві. По-перше, є перелік справ (завдань), які потрібно зробити. Ці справи можуть бути важливими або менш важливими, вони можуть бути терміновими і нетермінових, вони можуть бути згруповані по якомусь ознакою. По-друге. є зустрічі, призначені на певний час, і Вам важливо про них не забути і вчасно до них приготуватися. Ось про це "по-друге" ми зараз і поговоримо.
Як призначити нову зустріч
Якщо Schedule + у Вас не запущений (ай-ай-ай, як Ви дійшли до такого життя?) То можна клацнути по кнопці на панелі Microsoft Office.
А якщо він у Вас запущений, то клацніть по закладці Зустрічі
Це розклад зустрічей (поки порожній). Призначимо зустріч. Виберіть день (по горизонталі) і час (по вертикалі) і клацніть правою кнопкою миші на перетині.
Як перенести зустріч або зробити її повторюваної
Життя є життя, і не завжди зустрічі проходять саме в той час, коли вони призначені. Хтось захворів, у нього з'явилося більше важлива справа, не готові документи.
Клацнувши по потрібній зустрічі в розкладі правою клавішею, Ви отримаєте контекстне меню:
Вправа. Освойте самостійно пункт Перенести зустріч. Він дуже простий.
Знову-таки, деякі зустрічі проходять не один раз, а регулярно. Щопонеділка о 9.00 планерка, кожен другий четвер місяця - семінар, і т.д. У тому ж контекстному меню є пункт Зробити повторюється.
Вправа. Освойте цей пункт самостійно. Зробіть зустріч з Сидором Сидоровим о 18.00 повторюється кожну п'ятницю з позначкою "купити пива". Перевірте, чи дійсно вона повторюється.
Іноді має сенс окинути поглядом перелік зустрічей на тиждень, місяць і так далі. Для цього існують відповідні закладки. Наприклад, клацнувши по закладці Тиждень. Ви побачите
Стрілки вгорі (в рядку з назвою місяця) дозволяють рухатися по місяцях.
Вправа. Погуляйте по інших місяцях.
Вправа. Спробуйте закладки Тиждень, День.
Як Ви робили це раніше
Як Ви робите це зараз
Всі зустрічі заносяться до переліку зустрічей. Нагадування про зустрічі робляться автоматично і завчасно. Ви в будь-який момент можете перепризначити зустріч, Ви можете побачити список зустрічей в будь-якому зручному для Вас масштабі.
Як вести список завдань
Що Ви бачите на цьому екрані?
- Журнал ON LINE
- Розробка методичних посібників
- Організаційні справи по навчальному центру
- Різне
- Технічні запитання
Крім того, кожна задача має пріоритет (1 - найважливіша, 2 - важлива, 3 - середньої важливості і так далі).
Крім того, завдання може мати конкретний термін виконання.
І, нарешті, завдання вимагає для свого виконання певну кількість часу.
Організувавши таким чином список завдань (тобто приписавши їх до конкретних проектів, вказавши на важливості, тривалість і терміни), Ви здорово полегшите собі роботу.
По-друге, список завдань буде завжди впорядкований. Зазвичай завдання упорядковуються так: спочатку за важливістю, потім за термінами і, нарешті, в алфавітному порядку. А це означає, що Ви не втратите за хмарою плинності дійсно важливих і термінових справ.
Як створити новий проект
Почати потрібно, звичайно, з цього. У вікні Schedule + клацніть по закладці Завдання.
Важливість - це важливість "за замовчуванням". Коли Ви будете створювати нову задачу в рамках проекту, їй автоматично присвоїти ступінь важливості, прийнята за замовчуванням для цього проекту.
Вправа. Створіть проект "Організаційні справи" з важливістю 2.
Вправа. Створіть проекти, властиві для Вашої діяльності.
Як записати нову задачуКлацніть по кнопці на панелі Microsoft Office.
У віконце Опис Ви вносите опис завдання (наприклад, "Зателефонувати Сидорову" або "Звіт за 3 квартал").
Якщо роботу потрібно закінчити до певного терміну, вкажіть його. Інакше - приберіть галочку з боксиков Дата завершення.
Якщо робота тривала, вкажіть її тривалість в графі Почати за.
Обов'язково вкажіть проект і поставте на важливості завдання.
Якщо хочете, щоб Вас автоматично сповіщали про те, що роботу пора починати, поставте галочку в боксі Оповіщення.
Можна додавати завдання прямо в списку завдань, просто натискаючи клавішу [Insert].
Вправа. Додайте завдання, застосувавши клавішу [Insert].
Вправа. Заповніть список завдань своїми завданнями за смаком. Постарайтеся, щоб в списку були завдання, які мають різну важливість, що належать різним проектам, термінові і нетермінові.
Як відзначити завдання виконанимПерший стовпець у списку завдань замість заголовка має галочку. Просто клацніть в рядку з описом завдання з цього стовпцю - і завдання Помітити як виконана. Цілком можливо, вона тут же зникне з екрану. Але Schedule + про неї не забув. Про те, як подивитися всі завдання, в тому числі і вже виконані - трохи пізніше.
Як управляти видом списку завдань
По-перше, список можна сортувати. Виконайте Вид Сортування.
Найчастіше завдання упорядковуються саме так.
Вправа. Наведіть діалогове вікно до такого ж виду.
По-друге, список завдань можна фільтрувати. Виконайте Вид Відбір.
В общем-то, тут все ясно. Спробуйте ці режими.
Як надрукувати список завдань
Здавалося б, все просто. Вибираєте Файл Друк і - поїхали. Але вся справа в тому, що існує маса можливостей друку: вибір шрифтів, і формат паперу (можна друкувати прямо в тому вигляді, в якому список справ буває в звичайному органайзере).
Як зв'язати завдання з контактною особою і зустріччюНерідко все три іпостасі Schedule + взаємопов'язані. Наприклад, коли Ви призначаєте зустріч з Іваном Івановим, то до цієї зустрічі Вам потрібно підготувати ті чи інші документи (тобто додати завдання в список завдань), а інформація про Івана Іванові знаходиться в списку контактів. Клацнувши правою клавішею по запису про зустріч в списку зустрічей, Ви отримаєте контекстне меню:
І, навпаки, коли Ви клацніть правою клавішею по завданню в списку завдань: побачите контекстне меню:
Вправа. Зв'яжіть завдання в списку завдань з конкретної зустріччю.
Вправа. Зв'яжіть зустріч в списку зустрічей з конкретним завданням.
Як Ви робили це раніше
Перелік Ваших завдань існував або на папірці, або на листках органайзера, або в картотеці, або навіть на листках перекидного календаря. Завдань не впорядковувалися за пріоритетом, насилу групувалися за проектами.
Як Ви робите це зараз
Список завдань, що містить всі необхідні відомості про завдання (важливість, терміновість, тривалість і т.д.), зберігається в Scheduler. Список можна згрупувати за будь-якою ознакою, можна швидко знайти потрібний запис. Всі зміни в списку робляться дуже просто. Нагадування про прострочені і не початих вчасно роботах робляться автоматично.