Особиста справа співробітника, це комплекс документів, який містить повну інформацію про людину і про його діяльність в навчальному закладі, організації або установі. Варто зазначити, що законодавство не має ніякого відношення до особових справ співробітників будь-яких фірм, більш того, ведення особистого справи зовсім процедура не обов'язкова і виконується вона, або під контролем засновника, або самого службовця. Такий пакет документів дозволяє швидко дізнатися про співробітника необхідну інформацію.
А тепер поговоримо про те, як правильно оформити особисту справу і які документи повинні обов'язково входити до його складу. Не дивлячись на те, що введення особистого справи процес зовсім не обов'язковий зазвичай більшість організацій все-таки приділяють цьому велику увагу і в обов'язковому порядку ведуть особисті справи своїх співробітників. Адже в цьому комплекті документів міститься не тільки проста поверхнева інформація про людину, але і про його досягнення на попередньому місці роботи, про яку виявляє ініціативи. Також дуже часто в такому наборі документів можна знайти характеристики колишніх роботодавців, що в разі зміни роботи, можливо, допоможе співробітнику швидше підшукати собі нове місце.
Стандартний склад особової справи
Розглянемо докладно, як оформляти справу і які папери повинні в нього входити.
- В першу чергу, в складі особової справи обов'язково повинен бути листок з описом всіх інших документів справи. Можете подивитися зразок нижче.
- Також в комплекті документів повинна бути анкета, ну або хоча б особистий листок з обліку кадрів.
- Не можна обійтися і без доповнення до особового листка.
- Резюме є основним документом, що говорить про колишніх місцях роботи і освіту людини.
- До складу особової справи обов'язково повинні входити копії документів про освіту і копія трудового договору.
- Копія наказу, де було написано про прийом на робоче місце.
- До особової справи повинні входити кілька копій наказів, які говорять про переведення, якщо такий мав місце бути.
- Також необхідні документи, які підтверджують зміни в анкетних даних, якщо такі є.
- Жодне особиста справа не обійдеться без атестаційних документів з місць отримання освіти.
- До складу документів обов'язково повинні входити уявлення до перекладів.
- Копії наказів про заохочення службовця і накладаються стягнень, якщо такі були.
- Характеристики з колишніх місць роботи, які підтверджують сумлінність і відповідальне ставлення до роботи.
Тепер ви знаєте про те, як правильно оформити справу, і які документи слід обов'язково включити в нього. Вище наведено не весь список документів, які можуть входити його складу. Також не варто забувати, що склад документів залежить від того, на якій посаді ви працюєте і в якому підрозділі. А також оформлення безпосередньо залежить від самої організації, її розміру і того, чим вона займається.
Розглядаючи те, як оформити особисту справу, потрібно пам'ятайте про те, що порядок, в якому лежать ваші документи, теж важливий. В першу чергу необхідно зібрати папери важливі для прийому на роботу і підшити їх відповідно на початку. А в кінці прикріплюються копії заяв та наказів про звільнення, плюс додаткові документи.
Важливо не тільки правильне оформлення особової справи, а й його зберігання. Зазвичай, як і де буде зберігатися архів документів, кожна установа вирішує самостійно, для цього немає якихось певних правил. Найчастіше особисті справи поміщаються в сховище, яке знаходиться безпосередньо в приміщенні установи, або в архів.
Якщо представники установи, прийняли рішення зберігати справи самостійно і не здавати їх в архів, в першу чергу вони повинні подбати про те, щоб обраний ними приміщення під сховище було пристосоване для цієї мети. Для цього засновник зобов'язаний виділити окреме приміщення і обладнати його спеціальними зручними стелажами або шафами. Якщо під сховище документів виділено світле приміщення, в яке регулярно проникають сонячні промені, то варто подбати про те, щоб особисті діла не вицвіли, для цього потрібно ще на самому початку, при виборі шаф і стелажів віддати перевагу шаф, які можна наглухо закрити. Також обов'язково варто вжити необхідних заходів для охорони даного приміщення, тобто: встановити на вікнах міцні грати, а просту двері замінити на металеву.
Також дуже важливо продумати порядок зберігання особистих справ, це необхідно для того щоб в потрібний момент з легкістю знайти необхідні документи. Для цього необхідно розробити спеціальну номенклатуру справ або опис. Як правило, це спеціальні документи, що містять таку інформацію як: кількість одиниць зберігання, номера справ і термін їх зберігання.
Вимоги до оформлення особової справи
- По-перше, документи кожного особової справи повинні бути або переплетені, або акуратно підшиті у відповідному порядку в папці.
- Листи особової справи повинні бути прошнуровані, пронумеровані і скріплені в кінці печаткою.
- Обов'язково повинен бути складений лист завірителя.
- У деяких випадках в особисті справи також додаються складання внутрішнього опису всіх документів.
- На обкладинці особової справи повинні бути написані реквізити підприємства: точну назву фірми, заголовок справи, реєстраційний індекс справи.
Також, варто відзначити, що доступ до особових справ мають далеко не всі, отримати потрібну інформацію, зробити копії будь-яких документів, без перешкод може безпосередньо господар особової справи, а роботодавець в свою чергу зобов'язаний забезпечити секретність справ. І якщо раптом якимось організаціям, з якихось причин знадобилася інформація про співробітника, то її можна надати тільки після письмового запиту, який повинен супроводжуватися заявою колишнього працівника, якому належить це особиста справа.
Тепер ви знаєте про те, як оформити особисту справу працівника, які документи обов'язково повинні входити до його складу і як необхідно їх зберігати. Також тепер вам відомо, про те, як повинні зберігатися особисті справи, де і як можна отримати копії потрібних документів з особової справи, якщо ви вже змінили місце роботи.