Я б розділила всі підходи на три групи:
- Перша - як встигнути більше.
- Друга - як встигнути головне.
- Третє - як не мучитися від того, що ти не встигаєш.
У кожному методі є свої переваги. Мені більше всіх симпатичний метод, спрямований на те, щоб встигати головне. Тому що він, на мій погляд, вирішує завдання, заради якої ми цим тайм-менеджментом займаємося. Ми хочемо управляти своїм часом, щоб керувати своїм життям, робити, то, що хочемо ми, а не хтось інший.
Особливий внесок в цьому метод внесли два американських діяча Ейзенхауер і Франклін. Детальний опис методу можна знайти у ще одного американця Стівена Кові в книзі "7 навичок високоефективних людей".
Бенджамін Франклін у своїй автобіографії описує книжечку, яку завжди носив з собою. Туди він записував свої цінності, цілі і плани і відстежував по ній свої успіхи.
Змісту цієї книжечки сьогодні надали вигляду піраміди:
- План на день;
- Короткостроковий план;
- Довгостроковий план;
- Генеральний план досягнення мети;
- Глобальна мета (гідна мета творчої людини);
- Головні життєві цінності (чого людина хоче від життя).
Видно, що в основі всього Франклін бачив чесноти або цінності.
Ось список чеснот з автобіографії Франкліна:
- Стриманість. Їж не до пересичення, не пий до сп'яніння.
- Мовчазність. Говори лише те, що може послужити на користь іншим або тобі самому.
- Любов до порядку. Нехай для кожної твоєї речі буде своє місце; нехай для кожного твого справи буде свій час.
- Рішучість. Вирішуй робити те, що повинно; а то, що вирішив, виконуй неухильно.
- Ощадливість. Дозволяй собі тільки ті витрати, що принесуть користь іншим або тобі самому; нічого не витрачай даремно.
- Працьовитість. Не гай часу; завжди будь зайнятий чимось корисним; відміняй всі необов'язкові справи.
- Щирість. Чи не прибігай до згубного обману: нехай думки твої будуть невинні і справедливі; а якщо говориш, то нехай такими ж будуть і слова.
- Справедливість. Ніколи не ображай людей, завдаючи їм зло або не роблячи добра, як велить обов'язок.
- Помірність. Уникай крайнощів; не тримай образи за заподіяне тобі зло, навіть якщо думаєш, що воно того заслуговує.
- Охайність. Не допускай жодної бруду ні на собі, ні в одязі, ні в будинку.
- Спокій. Не хвилюйся через дрібниці, через пригод дрібних або неминучих.
- Цнотливість. Похоті віддавайся рідко, єдино для здоров'я або для продовження роду; припускайся, щоб вона привела до отупіння, або до слабкості, або позбавила душевного спокою або кинула тінь на добре ім'я твоє або чиєсь ще.
- Лагідність. Йди за прикладом Ісуса і Сократа.
Ці чесноти він довгі роки в собі розвивав. Говорячи сучасною мовою, головною цінністю для Франкліна був особистісний ріст, саморозвиток.
А які у вас життєві цінності? Питання це не пусте, так як у відповіді на нього закладено відповідь і на наступне питання - яка мета вашого життя?
Досить часто приходять клієнти, які не знають, чим би вони хотіли займатися, часто змінюють роботу і навіть сферу діяльності, не знають, як позбутися від ліні, як стати успішним. У цьому випадок в клубі КРОС ми пропонуємо вправу на постановку мети, суть якого в тому, щоб описати: "Що я хочу мати через ... років", "Яким я хочу бути через ... років". "Що я хочу робити через ... років". Тут дуже важливо описувати саме те, що людина хоче без цензури - яхта крутіше, ніж у Абрамовича, значить, яхта. Як правило, з першим питанням "мати" все дуже добре справляються - квартира, машина, дача, подорожі і т.п. "Яким хочу бути" дається важче, але все ж дається - вага, зріст, об'єм грудей, талії, стегон, характер нордичний. А ось з "робити" виникають труднощі, але зі списків "мати" і "бути" ми вже дещо можемо вивести. Потім ми описуємо поточний стан "що я маю", "який я" і "чим я займаюся". Тепер перекидаємо місток від поточного стану до бажаного. Як правило, це вже не важко, особливо за допомогою групи і тренера.
Відомий фахівець з тайм-менеджменту Гліб Архангельський в своєму щоденнику пропонує вести розділ "Мемуари", де кожен день ви записуєте головна подія дня. Раз в тиждень вибираєте головна подія тижня, потім місяці. За рік у вас вийде 12 головних подій місяця, з яких можна вибрати подія року. Сенс цих мемуарів в тому, що вони допомагають побачити, що для вас важливо і так просунутися в розумінні своїх цінностей і мети.
Тепер саме планування. Б.М. Литвак нагадує, що все створюється двічі. Спочатку в голові, потім в реальності. Спочатку ми малюємо план, яким шляхом будемо йти до досягнення своєї життєвої мети, що будемо робити в найближчі кілька років.
Нарешті, план на день. Як правило, якщо весь описаний шлях від цінностей до найважливіших справ тижні пройдено, то питань про план на день не повинно виникнути. Оскільки я великий шанувальник саме такого методу, то не буду зупинятися особливо на повсякденному плануванні, тим більше що йому присвячена маса книг.
До речі, план дня Франкліна:
Сам Франклін зізнавався, що йому не дуже вдавалося дотримуватися такий режим. Він жартував, що у "бездоганного характеру є свої незручності". тому він дозволяв собі невеликі відступи від режиму.
А де ж президент Ейзенхауер? Ось і він, точніше його матриця.
Квадрат I - це квадрат необхідності, це важливі справи, які мають термін. До нього відноситься велика кількість робочих завдань. В квадраті II - квадраті розвитку - справи важливі, але не термінові. Вони не мають терміну виконання, як наприклад, регулярний медогляд, зарядка, відпочинок, робота над новими перспективними проектами. Але якщо їх не робити, то з часом вони перейдуть в перший квадрат і стануть необхідністю - здоров'я дасть збій, в справах зниження темпів зростання перейде в спад.
Квадрат III - це ИБД, імітація бурхливої діяльності. Дуже багато термінових і неважливих справ, на кшталт погладити постільна білизна, відповісти на дзвінок тітці з Мурманська і т.п. Квадрат IV - це телевізор, соцмережі і т.п.
Кілька важливих моментів:
- Важливо не плутати відпочинок і неробство. Відпочинок - це перемикання. Неробство - це "вбити час".
- Чи знайоме вам бажання все кинути і поїхати на безлюдний острів? Це може бути ознакою того, що ви постійно перебуваєте в першому квадраті термінових справ. Чи не ви керуєте часом, а час управляє вами. З одного боку - зручно, можна не включати мізки. А з іншого - відчуття загнанности, звідси бажання нічого не робити, тобто перейти в четвертий квадрат.
- Слід прагнути жити в верхній частині матриці - в першому і другому квадраті. У всіх є справи, що вимагають виконання в строк. Знайти час для справ з другого квадрата, максимально перебратися туди на ПМЖ - ось основне завдання. Профілактувати проблеми, випереджати тенденції. Тоді дійсно ви керуєте часом, а значить і життям в цілому.
Матрицю зручно використовувати при щотижневому і щоденному плануванні. Її можна поєднувати з методом, який я вичитала у Алан Лакейн в "Мистецтво встигати". Привласнювати справах важливість буквами А, В і С, а справи з однаковою важливістю розставляти по пріоритету цифрами 1,2,3. Т.ч. стає зрозумілий порядок, в якому за ці справи слід братися.
Добре б завести звичку робити одну справу в одиницю часу, вчасно "з'їдати жаб" - робити дрібні неприємні справи, поки вони не стали бичачими жабами. Якщо є справи, на які регулярно не вистачає часу, як правило, це справи з другого квадрата, можна виділити для них регулярно один і той же час. Схожі справи зручно групувати: дзвінки до дзвінків, співбесіди до співбесід. Є ще маса прийомів, проте, як і домовлялися, не буду заглиблюватися.
Б.М. Литвак звертає увагу на те, що у людини є не тільки сили мотивації, але і сили стримують. Наявність мети, правильний розподіл часу допомагає нам рухатися вгору. Зверху на нас тиснуть стримуючі сили. Це наші страхи, тривоги, невміння говорити «ні». При правильному плануванні часу рух вгору у нас буде. Але воно буде схоже на машину, яка села в калюжі. 5 мужиків виштовхують її ззаду, а за кермом розгубився дівчинка-водій включила задню передачу. Перемагаючи 120 кінських сил, мужики виштовхнуть машину, але до чого ці муки? Важливо усвідомлювати і працювати зі стримуючими силами. Самостійно, з психологом або в групі клубу КРОС - кому як зручніше.
І останнє, кажуть: "Хочеш розсмішити Бога, розкажи йому про свої плани". Плануйте ефективно і пам'ятайте афоризм Горького: "На день потрібно дивитися як на маленьке життя". Або ось слова Познера: "Чи бачите, я екзистенціаліст. Я живу кожним днем. Я абсолютно не знаю, буде у мене завтрашній день або не буде. І ніхто, хотів би вам сказати, не знає, впаде чи сьогодні на голову цегла, наїде чи машина, чи буде хтось чекати в під'їзді. Ніхто не знає, чи буде у нього завтрашній день. Звичайно, мало хто про це думає. І, може бути, так навіть важко жити для когось, мені - навпаки. Я прекрасно розумію, що це може бути останній день мого життя, і тому я хочу прожити цей день повністю, я хочу отримати від нього все, що я можу. Це задоволення, а ніяка не трагедія. Я не хочу раптом в останню секунду подумати: "Чорт візьми! Я міг би це зробити і не зробив! "Навпаки. Так і рахуйте: це моя остання в житті лекція. Плакати не треба".