Коли Ви приймаєте нового співробітника в компанію, важливо ознайомити його не тільки з робочими обов'язками, але і з тими підходами, які допоможуть йому виконувати Свої обов'язки максимально ефективно. У цій статті ми обговоримо, як допомогти співробітникам налагодити ефективну роботу з електронною поштою. Чому це важливо?
Поліпшення роботи з поштою можна розділити на два блоки:
1. Знання та використання функцій своєї поштової скриньки.
Це означає, що в першу чергу, персонал повинен вивчити можливості електронної пошти і почати ними користуватися. Ось головне, що треба знати, працюючи з email:
Як розподілити інформацію по папках.
В електронному ящику є ряд стандартних папок, наприклад, таких як: "робота", "рахунки", "важливі", "особисті" і ін. Важливо налаштувати свої папки. рекомендації:
- створити папки, куди будуть потрапляти листи керівника (перевіряти їх в першу чергу);
- від підрядника (легко знайти історію листування);
- з пропозиціями, прайс-листами (ці листи не вимагають термінового відповіді, при необхідності в майбутньому можна повернутися до пропозиції);
- та інші папки.
Як використовувати маркування листів
Візуальна сортування вхідних повідомлень електронної пошти також значно спрощують роботу з email і пошук потрібної інформації.
Як швидко шукати потрібні повідомлення
Поштові служби пропонують великі можливості розширеного пошуку повідомлень за допомогою операторів розширеного пошуку.
Оператори - це слова і символи запиту, які допомагають шукати повідомлення за різними критеріями: відправнику, темі, ярлику, листи з прикріпленими файлами.
2.Правільное розподіл часу на роботу з електронною поштою
Рідше заглядати в пошту
Чи не тримати вікно пошти відкритим цілий день. Лео Бабаута каже: «Я прийшов до думки, що якщо в моєму ящику накопичиться 20-30 листів, то світ не впаде, в той же час, саме таку кількість мені нескладно буде швидко обробити. Увага! Я кажу «обробити», а не «прочитати».
Я відкриваю папку «Вхідні», щоб розкидати повідомлення по інших папок, а не для того, щоб прочитати їх і залишити тут же.
Розкидати по папках
Я відкриваю пошту і починаю швидко приймати рішення: видалити або архівувати, прочитати і відповісти відразу (якщо це займе не більше 2 хвилин) або архівувати, відправити швидку відповідь і потім архівувати, додати в мій список справ, щоб зайнятися цим пізніше (позначити зірочкою і потім архівувати).
У будь-якому випадку, у вхідних НІЧОГО не повинно залишитися.
Негайно додати все в календар
Якщо в листі мені приходить якась дата, про яку я повинен пам'ятати, я відразу заношу її в календар. Особиста зустріч або розмова по Скайпу, тренування або щось, про що я повинен згадати тільки через тиждень - все негайно відправляється в календар. Зараз це моя найкраща звичка, вона доведена до автоматизму, і завдяки їй, я вкрай рідко про щось забуваю.
Писати короткі листи
Моя відповідь на лист складає зазвичай 1-3 пропозиції. Рідко коли я пишу листи довше 5 пропозицій. І для того повинна бути вагома причина.
Якщо мені дійсно потрібно написати багато, я краще зроблю це в Google Docs і надам доступ потрібній людині. Короткий лист означає швидку відповідь від отримувача, адже людині не доведеться пробиратися крізь нетрі вашого красномовства, щоб вловити і засвоїти ключову інформацію.
Швидко додавати завдання в todo-лист
Деякі використовують інбокс як список справ, але він мало пристосований для цього, і ось чому:
- Справи, які потрібно виконати, змішуються з іншими листами, і потім їх складно виловити із загальної маси.
- Оповідання в листі не завжди містить конкретне керівництво до дії, але на підставі листа ви можете поставити собі завдання. Коли ви зберетеся її виконати, вам знову доведеться перечитувати лист, щоб згадати, яку конкретну задачу поставили ви собі після його прочитання.
- Кожен раз, коли ви заглядаєте в пошту, щоб виловити чергову справу, ви натикаєтеся на нові повідомлення, які привертають вашу увагу і відволікають від основних справ, збиваючи робочий ритм.
Простий і зручний todo-лист - це звичайний текстовий документ, куди ви можете додавати завдання з листів буквально в пару кліків. Та й під час роботи такий лист буде більш ефективним інструментом, адже вам не доведеться весь час заглядати в інбокс.
Це означає, що якщо я відкрив лист і не кинув його в будь-яку іншу папку, то воно просто зникне.
Це мотивує мене прийняти рішення про те, як вчинити з цим листом, негайно, або я просто його втрачу. Завдяки цій специфічній настройці, в моєму інбоксе НЕ накопичуються відкриті повідомлення, які поступово стають сміттям.
Відкласти для прочитання
нещадно фільтрувати
Коли в моєму ящику з'являється лист, яке я не хотів би бачити, я розправляюся з ним негайно. Чи не лінуюся відписатися від розсилки або встановити фільтр на даного відправника. І це значно скорочує потік вхідних листів.
Я безжалісний щодо листів, які засмічують мій інбокс, і правило це застосовую навіть в відношення людей, які занадто мене турбують.
Закрити пошту після закінчення обробки листів
Розібрали повідомлення - закрийте пошту і не відкривайте кілька годин до того моменту, поки там знову не нагромадиться достатня кількість листів.
Завести для себе деякі звички для ефективної роботи з поштою - це дуже правильно. Ви відразу помітите, наскільки спокійніше ви стали виконувати важливіші справи, позбувшись від нав'язливої перевірки пошти кожні 10 хвилин. Ваша голова звільниться для свіжих думок, як тільки ваш інбокс звільниться від зайвих листів.
Щоб ці поради не забулися, складіть кототкій чек-лист по роботі з електронною поштою. Як скласти ефективний чек лист ми писали в нашій минулій статті.
Знання можливостей інструменту і тренування навичок ефективної роботи з поштою зробить роботу значно ефективнішою.
