з діловодства в адвокатських
утвореннях Адвокатської палати
Новосибірської області
I.Общие положення.
1. Правильна постановка діловодства є однією з умов належної організації роботи адвокатських утворень незалежно від обраних форм адвокатської діяльності та спрямована на підвищення якості та культури правової допомоги громадянам та юридичним особам.
Управління адвокатським утворенням неминуче вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо здійснювати повноваження, передбачені ФЗ «Про адвокатську діяльність і адвокатуру в РФ».
Відповідно до ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси, а порядок документування встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів та їх масивів, обов'язковий як для державних, так і для недержавних і громадських структур.
Відповідно до Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах документи організацій представляють певну науково-історичну цінність, відносяться до пам'ятників культурної спадщини, а тому є частиною Архівного фонду Росії і підлягають подальшому зберіганню в державних і муніципальних архівах.
2. Діловодство в адвокатських утвореннях (колегіях. Бюро, кабінетах) ведеться відповідно до Класифікація управлінської документації (ОКУД), введеним в дію постановою Держстандарту РФ від 01.01.01 р № 000 з подальшими змінами; Уніфікованої системою організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), введеної в дію постановою Держстандарту РФ від 01.01.01 р № 000 з подальшими змінами; вимогами ГОСТу Р 6.30-97 і цією Інструкцією.
Керівники колегій адвокатів, керуючі партнери адвокатських бюро та адвокати, які здійснюють адвокатську діяльність індивідуально, несуть персональну відповідальність за документи, що утворюються в адвокатському освіті і повинні забезпечити ведення діловодства та призначити відповідальних за це осіб.
Передача справ і документів при зміні відповідальної особи оформляється актом прийому-здачі.
II. Вимоги до оформлення реквізитів документів.
Під документами організаційно-розпорядчого характеру розуміють постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. Включені в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), і використовуються в роботі адвокатських утворень. Вони повинні відповідати державному стандарту. яким встановлюється склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків.
1.Состав реквізитів документів.
При підготовці та оформленні документів використовують такі реквізити:
03 - емблема організації;
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - найменування організації;
07 - довідкові дані про організацію;
08 - назва структурного підрозділу;
09 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа;
12 - місце складання або видання документа;
13 - гриф обмеження доступу до документа;
4.5. Вступники в адвокатські освіти заяви, пропозиції і скарги, крім реєстрації їх в журналі вхідної кореспонденції, повинні бути зареєстровані і в журналі реєстрації скарг і заяв.
На скарзі, пропозиції або заяві, поряд з номером по вхідному журналу, через дріб проставляється і номер по журналу скарг і заяв з відповідною літерою Ж (скарга), З (заяву), П (пропозиція).
4.6. Зареєстрований документ повинен бути первинно розглянуто керівником органу управління адвокатського освіти в день його надходження або на наступний день з прийняттям рішення про порядок і строки його розгляду.
5. Контроль за виконанням документів.
5.1. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів, він здійснюється керівником виконавчого органу адвокатського освіти.
5.2. Терміни виконання обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа. Для документів, що надійшли - з дати надходження.
Термін виконання документа може бути типовим або індивідуальним. Типові терміни встановлюються актами вищих органів державної влади і управління, наприклад, терміни прийняття рішень за скаргами і заявами законодавством встановлені в один місяць.
Індивідуальні терміни виконання документів встановлюються керівником виконавчого органу адвокатського освіти.
6.Номенклатура і формування справ адвокатського освіти.
6.1. Для забезпечення правильного формування та обліку справ в кожному адвокатському освіті повинна складатися номенклатура справ. У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності адвокатського освіти.
6.2. Документи формуються в справи відповідно до номенклатури справ адвокатського освіти. При формуванні справ необхідно дотримуватися таких вимог:
1) окремо групуються:
1.1) документи постійного і тимчасового термінів зберігання;
1.2) оригінали та копії документів;
1.4) затверджені документи і їх проекти;
2) в справу включається по одному примірнику кожного документа;
3) кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів;
4) кожен підшивають у справу документ повинен мати позначку про виконання документа і направлення його до справи;
5) в справу групуються документи одного календарного року, крім перехідних справ;
6) в одну справу поміщаються не більше 250 аркушів;
7) додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до документів, до яких вони належать.
6.3. На обкладинці кожної справи повинні бути вказані; найменування адвокатського освіти, індекс справи за номенклатурою, заголовок (найменування) справи, рік (дата) справи і термін зберігання.
7.Храненіе документів, підготовка до архівного зберігання.
7.1. Документи адвокатського освіти, відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Відбір документів на зберігання або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів. Роботу з організації та проведення експертизи цінності документів повинна проводити спеціально створена комісія, яка в своїй роботі повинна керуватися Положенням про архівний Фонді Російської Федерації. Експертиза цінності документів постійного і тимчасового термінів зберігання повинна проводитися щорічно. За результатами складаються описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, а також акти про виділення до знищення справ з термінами зберігання, що.
Справи тимчасового терміну зберігання можуть бути знищені тільки після того, як описи справ постійного і тимчасового терміну зберігання затверджені і передані до Адвокатської палати. Опис справ є обліковим документом і основною частиною науково-довідкового апарату архіву, що забезпечує оперативний пошук документів.
7.2. Предархівна підготовка справ включає дві процедури; оформлення і опис справ.
Повне оформлення передбачає перегрупування документів справи в хронологічній послідовності, нумерацію аркушів справи чорним графітним олівцем у правому верхньому кутку арабськими цифрами, складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи, складання засвідчувального напису справи і підшивку справи в тверду темну обкладинку з картону або палітурка документів справи .
Орієнтовна номенклатура справ адвокатських утворень
Адвокатської палати Новосибірської області.