Внутрішній опис документів особової справи
Тому при повсякденній роботі фахівця зручно мати внутрішній опис в особистих справах працівників.
Бланк опису документів відразу вкладається в справу і заповнюється в міру надходження документів. Перед здачею справи на архівне зберігання на опису оформляється підсумковий запис, в якій вказується, скільки документів знаходиться в справі і зі скількох листів воно складається. Внутрішній опис містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, найменування та кількості аркушів справи.
Як формується і ведеться особиста справа працівника?
При необхідності керівник або співробітник відділу кадрів може досить просто отримати необхідні відомості про співробітника, і для цього не потрібно його участі.
Співробітниками відділу кадрів здійснюється формування особистих справ на підприємстві.
Приватне Справа співробітника
Особові справи працівників: ведення, оформлення, облік
Проте, якщо необхідність у веденні особистих справ є і фактично вони ведуться в кадровому діловодстві поряд з іншими справами підприємства, вони підлягають обліку в номенклатурі справ підприємства, а їх формування і оформлення здійснюється відповідно до діючих правил ведення діловодства.
Скажу ще раз про специфіку цього виду документів. Вона полягає в тому, що ця група справ формується кілька років, протягом яких працівник працює на підприємстві.
Обкладинка справи - зразок оформлення
Так що уявіть, що їх взагалі не існує, коли оформляєте обкладинку при закладі справи (далі обов'язково буде зразок).
Коли необхідні виділені елементи обкладинки? Тільки при оформленні справ у разі їх подальшої передачі в державний чи муніципальний архів. Це шифр справи, коди організації та архіву, куди надійдуть ваші документи. У нас в місті, наприклад, при проведенні обробки справ на обкладинці залишається порожнє місце, потім під час передачі справ на державне зберігання заповнюється за допомогою штампів.
Опис справ з особового складу
Крім цього, існує номінальний принцип, згідно з яким заголовки справ в описі йдуть в наступній послідовності:
Зазначені види документів, що утворюються в органиации в великих обсягах, можуть виділятися в самостійні розділи опису, або в окремі описи. Особові справи, особисті краточкі, трудові договори поміщаються в опису по році звільнення працівника.
Необхідно вказати то найменування компанії, яке вона носила під час створення документів.
Допомога: Оформлення документів особової справи працівника: внутрішній опис
Правила формування особової справи на співробітника
), Що зобов'язує кадрову службу вести особисті справи на державних службовців.
Більш того в нормативних актах, наприклад «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», згадуються документи, «які не ввійшли до складу особових справ», а також «характеристика працівника. хто не має особистої справи ». Таким чином, склад документів особової справи працівника не регламентований російським законодавством і за традицією (звичкою) ми відштовхуємося від прийнятої державної системи діловодства радянських часів.