Ступінь орієнтації на правила і опора на формальні критерії поведінки і діяльності називаються формалізацією. Високо формалізовані організації мають детальні описи робочих процедур, посадові інструкції, чіткі правила і обмеження. Від службовців потрібна величезна кількість звітів, записок та інших формальних форм. Робочі процедури визначені в кожній деталі, і поведінка співробітників має суворо дотримуватися правил і обмежень. Менеджери зобов'язані детально звітувати по видатках фінансових коштів і використання інших ресурсів. Вони також повинні регулярно подавати свої письмові звіти про діяльність своїх підрозділів.
Формалізація зазвичай передбачає значну стандартизацію і специфікацію робочих ролей. Набагато простіше і дешевше розробити стандартизовані правила і процедури, коли є групи (кластери) ідентичних завдань. Стандартизоване обладнання, поставки, товари і послуги також дозволяють детально описати, що і як повинен робити кожен службовець. Наприклад, в системі ресторанів Макдональдс високий ступінь формалізації можлива тому, що кожен ресторан має однакове устаткування, постачання і асортимент послуг.
Формалізація має ряд потенційних переваг:
а) полегшує координацію, зменшуючи варіативність індивідуальної поведінки;
б) зменшує рольову невизначеність, чітко визначаючи обов'язки кожного індивіда, його відповідальність, обсяг повноважень та обов'язків;
в) полегшує контроль, забезпечуючи чітко визначені стандарти діяльності;
г) знижує витрати на персонал, зменшуючи необхідність його багатостороннього навчання;
д) дозволяє за допомогою єдиних правил і процедур забезпечити постійний рівень якості виробництва та послуг;
е) дає службовцям захист від свавілля керівництва, так як чітко визначає його обов'язки і стандарти діяльності.
Однак формалізація може призводити до цілого ряду несприятливих наслідків:
а) формалізація зміщує акцент з цілей на кошти, приводячи до ригідності поведінки і автоматичного слідування правилам;
б) обмежує свободу службовця, роблячи роботу менш цікавою і недостатньо творчої;
в) вимагає великих тимчасових витрат і зусиль для розробки правил і стандартизованих процедур, що, в свою чергу, неможливо без збільшення організаційного персоналу;
г) знижує адаптивність до постійно змінюваних умов і нових потреб клієнтів;
д) обмежує можливості нижнього управлінського персоналу в навчанні стратегічним управлінським навичкам, включаючи рішення проблем і прийняття рішень, що скорочує число потенційних кандидатів на вищі пости в організації.