Відрядженим працівникам слід уважно дивитися, який документ видає готель для підтвердження оплати проживання. МінфінУкаіни в листі від 18.08.10 № 03-03-06 / 1/556 попереджає, що широко використовується формою № 3-Г такі витрати підтвердити не можна.
Готелі можуть самостійно розробити бланк документа, який підтверджує прийом грошей за проживання. Важливо лише, щоб такий документ містив обов'язкові реквізити, обумовлені в чинному положенні про здійснення готівкових грошових розрахунків без застосування ККТ. Ось вони:
а) найменування документа, шестизначний номер і серія;
б) найменування і організаційно-правова форма - для організації; прізвище, ім'я, по батькові - для індивідуального підприємця;
в) місце знаходження постійно діючого виконавчого органу юридичної особи (у разі відсутності його відсутності - іншого органу або особи, що мають право діяти від імені юридичної особи без довіреності);
г) ІПН, присвоєний організації (індивідуальному підприємцю);
д) вид послуги;
е) вартість послуги;
ж) розмір оплати, здійснюваної готівковими коштами та (або) з використанням платіжної картки;
з) дата здійснення розрахунку і складання документа;
і) посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідальної за здійснення операції і правильність її оформлення, його особистий підпис, печатка організації (індивідуального підприємця);
к) інші реквізити, які характеризують специфіку наданої послуги і якими вправі доповнити документ організація (індивідуальний підприємець).