Ділове спілкування починається з обміну візитними картками
/ Жан Серрі /
До недавнього часу візитні картки в нашій країні вважалися прерогативою дипломатів і високих посадових осіб. Але останнім часом цей корисний звичай одержує усе більш широке поширення.
Історія використання візитних карток досить глибока, але до теперішнього часу склалися певні загальноприйняті норми їх застосування. В основі їх лежить просте розуміння, що ваша візитна картка - це те, що залишається у вашого знайомого, співрозмовника, ділового партнера після очної або заочної зустрічі з вами. Картка повинна не тільки містити ті відомості, які ви хотіли б про себе залишити, але і сприяти збереженню у вашого партнера того іміджу, до створення якого ви прагнете.
У сучасній практиці використовуються ділові, особисті та сімейні візитні картки. Зустрічаються випадки і комбінованих візитних карток, що містять як службові, так і особисті дані про її власника.
Як правило, візитна картка - це прямокутний шматок білого полуплотного картону гарної якості, на якому друкарським способом чітко і красиво віддруковані ваші прізвище, ім'я та (як правило) по батькові поряд з іншими відомостями, які ви хочете про себе повідомити. Чітких правил відносно розмірів візитних карток немає, але зазвичай у чоловіків вони можуть бути дещо більше, ніж у жінок - скажімо, 90 х 50 мм і 80 х 40 мм (у Великобританії візитні картки жінок більше, ніж у чоловіків). Візитна картка молодої дівчини може бути ще менше - як правило 70 х 35 мм. Візитні картки великих розмірів поступово виходять із практики з поширенням спеціальних альбомів для їх зберігання. Слід подумати про те, щоб і ваша картка мала стандартний розмір, і її не довелося підгинати або підрізати.
Загальні вимоги до шрифту візитних карток полягають в тому, що він повинен бути легко читаємо. Ім'я, як правило, виділяється легко читаним напівжирним шрифтом злегка більшого розміру. Не рекомендується використовувати складні готичні або декоративні шрифти. Будьте обережні з використанням курсивного накреслення шрифтів, особливо, якщо у вас рідкісна або труднопроизносимая прізвище або ж мова йде про картку на іноземній мові.
У Росії і в багатьох двомовних країнах широко застосовуються двосторонні картки - з текстом іншою мовою на зворотному боці. Якщо дотримуватися строгих протокольних норм, то це не зовсім вірно. Адже зворотний бік призначений для того, щоб на ній можна було б зробити якісь записи. Якщо у вас є можливість, постарайтеся замовити окремі картки російською та іноземною мовами. Але тим не менше двосторонні картки цілком припустимі - головне дотримати правила написання карток на іноземній мові.
Використання візитної картки
Гарні манери важливіше чесноти.
/ Оскар Уайлд /
Візитні картки широко використовуються для вираження добрих почуттів, поздоровлень, співчуттів і т.д.
Цілком доречно вкласти в конверт візитну картку разом з вітальною листівкою або невеликим листом. На картці, як правило, простим олівцем можна приписати кілька слів зазвичай в третій особі: або.
Візитна картка з парою теплих слів, прикладена до букета квітів - це високо цінується жест вдячності артистові, художнику чи просто доброго знайомого в особливий для нього день.
Широко застосовуються стандартні скорочення французьких слів. Як правило, такі короткі написи робляться простим олівцем у лівому нижньому кутку картки.
- p.r. (Pour remercier) вираз подяки
- p.f. (Pour feter) привітання з нагоди свята
- p.f.c. (Pour faire connaissance) вираз задоволеннязнайомством
- p.f.N.A. (Pour feter Nouvel An) привітання з Новим роком
- p.p.c. (Pour prendre congre) прощання при остаточному від'їзді
- p.c. (Pour condoleance) висловлення співчуття
- p.p. (Pour presenter) з нагоди представлення
В першу чергу, візитні картки використовуються при знайомстві - очному або заочному. При першій особистій зустрічі після слів уявлення ви можете передати своєму новому знайомому свою візитну картку. Отримавши візитну картку свого співрозмовника, уважно прочитайте його ім'я - особливо якщо його вимова викликає складності.
В ході ділової бесіди або переговорів можна покласти перед собою візитні картки ваших співрозмовників - це допомагає уникнути помилок у вимові їхніх імен і посад.
Якщо у вас не виявилося з собою візитної картки - обов'язково постарайтеся послати або передати її співрозмовнику.
На відміну від ділових візитних карток обмін особистими або комбінованими візитними картками може відбуватися і в кінці знайомства. Домовляючись про подальші контакти, цілком доречно обмінятися картками.
Ділові візитні картки продавців, рестораторів, друкарів можуть пропонуватися відвідувачам і лежати на конторки. У цих випадках відвідувачі можуть самі брати їх. У всіх інших випадках картка вручається - хоча цілком доречно попросити візитку у Вас зацікавило співрозмовника, запропонувавши йому попередньо свою.
На візитні картки поширюються загальні правила знайомства і представлення: молодший першим вручає свою візитну картку старшому, чоловік - жінці (жінка не зобов'язана у відповідь вручати свою картку).
Обмін візитними картками при особистій зустрічі, як правило, супроводжується невеликою бесідою. Адже візитна картка лише закріплює уявлення. Слід уникати ситуацій візитних карток випадковим співрозмовникам, як, втім, не слід очікувати картки від цікавого вам, але напівзнайомих людини, з яким ви обмінялися лише парою ввічливих слів в кулуарах конференції або на загальному прийомі.
Особливу роль відіграють візитні картки при заочному поданні. В цьому випадку посилка візитної картки прирівнюється до візиту. Більш коректно і високо цінуємо залишати візитні картки для свого заочного знайомого особисто - при цьому слід загнути один з лівих кутів картки або всю картку з лівого краю (загинаються також і картки, відправлені з посильним). Норми етикету вимагають, щоб особа, яка отримала картку від свого заочного знайомого, відіслав йому відповідну візитну картку протягом доби. При заочному поданні в лівому нижньому кутку картки можна олівцем зробити напис p. p.
Дипломати, які прибувають до нового місця служби, як правило, направляють свою візитну картку з написом p. p. тим співробітникам міністерства закордонних справ країни перебування, з ким їм доведеться часто зустрічатися з робочих питань, а також своїм колегам з інших посольств.
Така практика заочного уявлення отримує більш широке поширення. Цілком доречно після призначення на нове місце роботи направити свої візитні картки колегам з інших організацій або фірм.
Направляючи візитні картки заочно, бажано супроводити їх коротким листом або запискою з виразом надії на продовження знайомства. Можна зробити приписку і на самій візитній картці, скажімо.
Направляючи особисту або сімейну картку заміжньої жінки, ви повинні направити її в двох примірниках. Жінка-дипломатичний співробітник також відправляє подружжю дві свої картки.
Подружжя, що залишають візитні картки в будинку іншої подружньої пари, залишають одну візитну картку чоловіка для чоловіка і одну сімейну картку для дружини (в Англії залишаються дві картки дружина і одна картка дружини).