Тема 4. Основні вимоги до складання та оформлення документа.
Питання для вивчення:
Бланки документів і вимоги до них.
Бланки документів і вимоги до них
Більшість документів підприємства, в тому числі вихідні документи, оформляються на бланку.
Бланк - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому друкарським способом постійної інформацією.
Бланки документів можна виготовляти друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або відтворювати за допомогою засобів комп'ютерної техніки при створенні конкретного документа. Для найбільш важливих документів підприємства використовують бланки, виконані типографським способом, з емблемою, що має високий ступінь деталізації, з тисненням, водяними знаками, багатоколірним друком і іншими елементами, що утрудняють підробку. Як правило, такі бланки нумеруються друкарським способом або спеціальними нумератора. Використання кожного такого бланка має фіксуватися в спеціальних реєстраційних бланках.
Папір для бланків повинна володіти такими якостями, як несворачіваемостью при перегревах або змочуванні і відсутність цвітіння з поверхні листа, а також відповідність вимогам по щільності - від 80 г / м2 до 200 г / м2 і по білизні - від 88% до 98%.
Для виготовлення бланків в основному використовуються два формати аркушів паперу А4 - (210 * 297 мм) і А5 (148 * 210 мм).
Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля відповідних розмірів:
Ліве - 20 мм;
Праве - 10мм;
Верхнє - 20 мм;
Нижня - 20мм.
Відповідно до вимог ГОСТу встановлені наступні види бланків підприємства:
Загальний бланк - бланк підприємства або структурного підрозділу для виготовлення будь-якого виду документа (крім листа);
Бланк для письма;
Бланк конкретного виду документа, крім листа.
Передбачено два варіанти розташування реквізитів бланка - кутовий і поздовжній.
Кожен документ складається з певного набору реквізитів.
Реквізит - обов'язковий елемент будь-якого офіційного документа.
Сукупність реквізитів, з яких складається документ, називається формуляром документа.
Формуляр-зразок - модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити. Формуляр-зразок - це сукупність розташованих в певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам документів.
- федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, які мають, поряд з російською мовою, в якості державного національну мову, органів місць-ного самоврядування;
- підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від форми власності та організаційно-правової форми.
Цей стандарт встановлює склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерації.
При підготовці та оформленні документів використовують сле-дмуть реквізити:
ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
Пов'язаний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки, доповідні записки - оцінку фактів, висновки).
У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положеннях, інструкціях), а також містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ( «відділ здійснює функції» , «до складу об'єднання входять», «комісія встановила»).
У листах використовують такі форми викладу:
- від першої особи множини ( «просимо направити», «направляємо на розгляд»);
- від першої особи однини ( «вважаю за необхідне», «прошу виділити");
- від третьої особи однини ( «міністерство не заперечує», «ВНИИДАД вважає можливим»).
21. Позначку про наявність додатка, названого в тексті, оформляють наступним чином - Додаток: на 5 л. в 2-х прим.
Якщо документ має додатки, які не назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і кількість екземп-ляров; при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад:
1. Положення про Управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 прим.
2. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7 л. в 2-х прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.
У додатку до розпорядчого документа на першому його аркуші в правому верхньому куті пишуть «Додаток» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера, наприклад:
Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник «За», напис від руки «Зам.» Чи косу риску перед найменуванням посади.
23. Гриф погодження документа складається з слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати узгодження, наприклад:
Ректор Фінансової академії
при Уряді Російської Федерації
Особистий підпис А.Г Грязнова
Якщо узгодження здійснюють листом, протоколом і ін. Гриф узгодження оформляють за такою формою:
Лист Російської академії
24. Узгодження документа оформляють візою, що включає підпис і посаду візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. наприклад:
При наявності зауважень по документу візу оформлюють таким чином:
Зауваження викладаються на окремому аркуші, підписуються і додаються до документа.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Для документа, оригінал якого відправляється з організа-ції, візи проставляються в нижній частині лицьового боку копії що відправляється документа.
Можливо оформлення віз документа на окремому аркуші погодження.
Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і його додатки.
25. Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами.
Документи завіряються печаткою організації.
26. При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту «Підпис» проставляють: заверительную напис «Вірно посаду особи засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали "прізвище); дату запевнення, наприклад:
Петров І.І.
333-25-25
28. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконанні, або, за відсутності такого документа, короткі відомості про виконання; слова «У справу»; номер справи, в якій буде зберігатися документ.
Відмітка про використання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.
29. Відмітка про надходження документа до організації містить і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини)
Допускається відмітку про наявність документа в поставляти в вигляді штампа.
30. Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.