Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.
Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів.
Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого зберігання або здачі в архів установи.
І третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.
Експертиза цінності документів в установах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно. У великих установах зі спожной структурою діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об'єднують і координують роботу експертних комісій структурних подраздепеній, підлеглих або підвідомчих установ. Порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) і їх функції визначені в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Експертна комісія створюється наказом керівника з числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи і добре знають галузь, а також завідувача канцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії. У невеликих установах, фірмах до складу експертної комісії входять секретар і бухгалтер.
До складу ЦЕК входить також представник установи державної архівної служби, курирує дану організацію. Очолювати комісію повинен один з керівних працівників організації. Зазвичай комісія складається з 3-5 чоловік.
З основних завдань експертної комісії виділимо:
♦ розгляд проектів номенклатур справ установи та його структурних підрозділів;
♦ організація щорічного відбору документів на зберігання і знищення;
♦ розгляд актів про виділення до знищення документів і справ, термін зберігання яких закінчився
Експертні комісії є колегіальними органами, їх засідання протоколюються. Протоколи підписують голова і секретар комісії і затверджує керівник організації.
Значно полегшує експертизу цінності документів поділ їх на три групи:
♦ основна документація, найбільш повно відображає діяльність установи, підприємства, фірми з виконання основних функцій і завдань (положення, накази, плани, звіти, доповіді, огляди, протоколи зборів і нарад, листування з органами влади, з вищестоящими організаціями з питань діяльності). Ці документи в основному підлягають постійному зберіганню;
♦ документація по особовому складу (накази, особисті картки робітників і службовців, книги обліку особового складу, особові рахунки нарахування заробітної плати робітникам і службовцям і т.п.). Ця документація має тривалий термін зберігання, до неї часто звертаються дпянаведенія довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітну плату та ін. Питань, вона зберігається тривалий час (75 років).
Дублетних документація (розмножена в декількох примірниках і спрямована для відомості в різні структурні підрозділи) підлягає знищенню. На постійне зберігання залишається тільки оригінал в тому структурному підрозділі, де він був складений. Однак якщо на дублетних документі є які-небудь цінні позначки, відсутні на оригіналі, або оригінал знаходиться в поганому фізичному стані, його також слід залишити на зберігання.
Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни зберігання документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств, і відображають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).
У процесі проведення експертизи можуть бути використані кілька видів типових переліків;
Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання;
Перелік документів, які підлягають прийому в державні архіви;
Перелік науково-технічної документації, що підлягає прийому в державні архіви.
Звичайно, типові переліки не можуть повно охопити всю документацію різних галузей. Тому на базі типових переліків розробляються міністерствами і відомствами переліки, що охоплюють документацію установ їх системи. Відомчі переліки дають найбільш повне і систематичне перерахування документації, що утворюється в діяльності відомчої системи. Тому, якщо відомчий перелік є, їм слід скористатися при проведенні експертизи в першу чергу і тільки при його відсутності звернутися до типових переліків.
Поряд з переліками при проведенні експертизи можна використовувати номенклатури справ, так як в них зазначені терміни зберігання кожної справи і є посилання на відповідні статті переліків.
Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання, але різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється по найбільш цінної документації, тобто більший. Наприклад, у справі документи річного, трирічного і п'ятирічного зберігання - вся справа зберігається п'ять років.
У процесі експертизи цінності документів виділяються чотири групи справ:
# 9632; постійного зберігання, підлягають в подальшому передачі в державний архів;
# 9632; тривалого зберігання в архіві установи (понад 10 років);
# 9632; тимчасового зберігання (до 10 років);
# 9632; підлягають знищенню в зв'язку із закінченням строків зберігання.
Справи з постійним і довгостроковим термінами збереження готують до здачі в архів установи.
На справи із закінченими термінами зберігання, відібрані до знищення, складають акт. Форма акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, типізовані.
Акт розглядається і схвалюється на засіданні ЦЕК (ЕК) організації, затверджується ЕПК відповідної установи архівної служби, потім керівником організації, після чого організація має; право знищити справи, включені в акт.
При цьому розгляд та затвердження актів про виділення документів до знищення проводиться тільки одночасно з розглядом і затвердженням описів справ постійного зберігання за цей же період.
За затвердженим актам справи з простроченим терміном зберігання здаються в контори вторсировини. Здача документів оформляється приймально-зда-1 точними накладними, в яких вказується кількість зданих справ і їхня вага. Накладна і акт про виділення справ до знищення підшиваються в справу і зберігаються в архіві установи.
У невеликих установах, які не здають свої документи на державне зберігання і самостійно вирішують питання зберігання і знищення справ за згодою вищих організацій, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, складається і їх знищення проводиться тільки після складання річних розділів зведених описів справ з особового складом за відповідний [період і їх затвердження керівником даної організації. «Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового зберігання (понад 10 років), забезпечувати їх збереження та облік. »