Реквізит «Друк» ставиться на документах, які потребують особливого посвідчення їх автентичності.
Встановлюється три види печаток: печатка організації, друк структурного підрозділу організації, друк, яка вказує на її цільове призначення (для документів і т. П.). Друку організацій поділяються на гербові (печатки із зображенням Державного герба Республіки Білорусь) і прості.
Порядок використання та відповідальність за зберігання печаток закріплюються в локальних нормативних правових актах організації, що розробляються відповідно до законодавства Республіки Білорусь.
Перелік документів, на яких проставляється печатка, визначається організацією на підставі законодавства Республіки Білорусь. Проставлення печатки необхідно на оригіналах документів і їх копіях, в тому числі факсимільних, що засвідчують права, свободи і (або) законні інтереси громадян, права та обов'язки юридичних осіб, які санкціонують витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей.
Відбиток печатки повинен захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала (затвердила) документ.
39. Призначення реквізиту «Резолюція», його місце на документі. Вимоги до оформлення резолюції.
Резолюція - письмова вказівка керівника про порядок виконання або використання документа.
При наявності декількох виконавців першою вказується фамілія відповідального виконавця, який організовує роботу співвиконавців.
На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції керівників оформляються, якщо в них деталізується порядок виконання документа.
Резолюція розташовується в правому верхньому кутку першого аркуша документа перед текстом. При необхідності оформлення складної за змістом резолюції, а також кількох резолюцій і неможливості їх розміщення у відведеному для резолюції місці допускається написання резолюцій на будь-якій вільній площі лицьового боку першого аркуша документа, не зачіпаючи тексту (але не на полях документа).
При відсутності вільного місця на лицьовій стороні першого аркуша допускається оформлення резолюції на окремому аркуші із зазначенням на ньому реєстраційного індексу і дати документа, до якого відноситься резолюція. Лист резолюції прикріплюється до документа і після його виконання разом з ним підшивається в справу. На документі проставляється відмітка про наявність такого листа.
При оформленні листа резолюції використовуються стандартні аркуші паперу форматів А6, А5, А4 з дотриманням таких розмірів полів:
для формату А6: верхнє і нижнє - не менше 10 мм, ліве - не менше 12 мм, праве - не менше 8 мм;
для формату А5: верхнє - не менше 15 мм, нижнє - не менше 10 мм, ліве - 20 мм, праве - не менше 8 мм;
для формату А4: верхнє і нижнє - не менше 20 мм, ліве - 30 мм, праве - не менше 8 мм.
41. Вимоги до оформлення реквізитів «Відмітка про наявність додатка», «Гриф додатки». Оформлення додатків.
Відмітка про наявність додатка розташовується нижче тексту документа перед реквізитом «Підпис». Слово «Додаток» друкується з великої літери від нульового положення табулятора від кордону лівого поля, після нього ставиться двокрапка.
Якщо документ має додатки, назване в тексті, то в позначці про наявність додатка вказується тільки кількість аркушів і примірників.
Наприклад: Додаток: на 7 л. в 2-х прим.
Якщо документ має додатки, не названі в тексті, то їх найменування перераховуються із зазначенням кількості аркушів і примірників кожного додатка. При наявності декількох додатків вони нумеруються арабськими цифрами.
Додаток: 1. Інструкція з діловодства на 12 л. в 3 прим.
2. Відкликання на проект інструкції на 3 л. в 2-х прим.
Якщо до документа додається документ, що має додаток, то в позначці про наявність додатка зазначається загальна кількість аркушів додатків. наприклад:
№ 12 # 8209; 7/389 і додаток до нього, всього на 5 л. в 1 прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.
У розпорядчих документах реквізит «Відмітка про наявність додатка» не оформлюється; вказівка про наявність додатка дається в тексті документа: «згідно з додатком», «додаток», «додаток 1», «. подати перелік документів по формою, що додається »і ін.
Гриф додатки розташовується в правому верхньому кутку першого аркуша додатка.
Гриф додатки складається з слова «Додаток», його порядкового номера (вказується арабськими цифрами без знака №), назви виду документа в давальному відмінку, його дати і реєстраційного індексу.
Порядковий номер програми не вказується, якщо воно одне.
На додатках, що затверджуються розпорядчим документом або протоколом, гриф програми не оформляється. В цьому випадку в правому верхньому кутку першого аркуша затверджується документа проставляється гриф обмеження доступу до.
Документи-додатки оформляються із зазначенням всіх необхідних реквізитів документа ( «Назва виду документа», «Заголовок до тексту», «Підпис» і ін.).
42. Засвідчення копій. Особливості оформлення реквізиту «Відмітка про завірення копії» при засвідченні різних видів копій.
Копія документа повинна відтворювати всі реквізити цього документа, в тому числі реквізити бланка. Для додання копії документа юридичної сили вона повинна бути завірена.
Відмітка про завірення копії оформляється нижче реквізиту «Підпис» і включає слово «Вірно», найменування посади особи, яка засвідчує копію, його власноручний підпис, розшифрування підпису і дату засвідчення.
При пересиланні копії документа в інші організації або передачі її на руки фізичній особі заверительную напис засвідчують печаткою організації.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справі організації, реквізити бланка не відображаються, проставляються дата підписання документа, його реєстраційний індекс і відмітка про завірення копії, в якій допускається не вказувати дату запевнення і посаду особи, яка засвідчує копію.
вірно
підпис А.П.Германовіч
Копії документа, отримані шляхом тиражування оригіналу засобами оперативної поліграфії, що містять факсимільне відтворення підпису і призначені для розсилки або внутрішнього користування, не потребують додаткового посвідченні, за винятком випадків, передбачених актами законодавства Республіки Білорусь.
Розмноження екземпляри документа, призначені для розсилки і не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, допускається засвідчувати печаткою, що проставляється на місці, відведеному для власноручного підпису.
Організація може завіряти копії тільки тих документів, які створені в самій організації.
Зняття копій з документів сторонніх організацій для представлення третім особам допускається з дозволу цих організацій. Без дозволу сторонніх організацій допускається виготовляти і завіряти копії документів при вирішенні питань прийому громадян на роботу, підтвердження їх трудового стажу, формуванні особистих справ працівників (копії дипломів, свідоцтв про освіту, трудових книжок та ін.), А також документів, отриманих організацією в підтвердження її прав, повноважень і обов'язків (ліцензій, сертифікатів та ін.).
43. Відмітки на документах. Вимоги до оформлення реквізитів «Відмітка про контроль», «Відмітка про виконавця», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», «Відмітка про перенесення даних на машинний носій», «Відмітка про надходження».
Відмітка про контроль розташовується на лівому полі документа на рівні заголовка до тексту і позначається буквою «К» або словом «Контроль». Відмітка проставляється від руки або за допомогою штемпеля. Відмітка може бути доповнена контрольною датою.
Відмітка про виконавця розташовується на лицьовій стороні останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку.
Корнєєв 200 59 79
Відмітка про виконавця може бути доповнена індексом структурного підрозділу, в якому готувався документ (на першому рядку), першими літерами імені та прізвища особи, видрукувані проект документа, датою створення документа, ім'ям файлу (на другому рядку) і іншими пошуковими даними.
При оформленні документа на комп'ютері реквізит «Відмітка про виконавця» виконується шрифтом Times New Roman звичайний, розмір 9 пунктів, міжрядковий інтервал - точно 9 пунктів.
Відмітка про виконавця обов'язково оформляється на вихідних документах.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється на документі після його виконання і є свідченням завершення роботи над ним.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи розташовується на нижньому полі першого аркуша документа ліворуч і складається зі слів «У справу», номера справи за номенклатурою справ, в якому буде зберігатися документ, дати та індексу документа, що свідчить про виконання, власноручного підпису виконавця або керівника структурного підрозділу-виконавця і дати направлення документа до справи.
При відсутності документа, що свідчить про виконання, в позначці вказуються короткі відомості про виконання.
У справу 5-15
проведено перерахунок
підпис
Відмітка про перенесення даних на машинний носій включає запис: «Інформація перенесена на машинний носій», підпис особи, відповідальної за перенесення даних, дату перено-са, розташовується на нижньому полі першого аркуша документа. При скануванні документів з метою створення автоматизованої інфор-мационного-пошукової системи організації, що має локальну мережу, доцільно проставляти на документі відмітку про перенесення даних на машинний носій. При використанні персонального ком-ра в позначці про перенесення даних в пам'ять машини слід вказати ім'я файлу, в який внесено документ. Така позначка важлива також для ис-ключення повторного введення даних про документ у пам'ять машини.
Відмітка про надходження (реєстраційний штамп вхідних документів) проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і скла-дається з повного або скороченого найменування організації-полу-ча-ті-ля, дати і реєстраційного індексу (номера) надходження документа.