РЕКВІЗИТ ДОКУМЕНТА «ВІДМІТКА ПРО НАЯВНІСТЬ ДОДАТКИ»
Офіційні документи нерідко мають додатки. Додаватися до документів можуть різноманітні бланки, форми, ескізи, зразки і т.п. Додатком може бути і інший документ (наприклад, довідка, список, перелік, розрахунок і т.п.), який роз'яснює, деталізує, уточнює, доповнює окремі питання основного документа, тобто того документа, до якого додається. Додатком може стати і сам основний документ (наприклад, наказ), якщо він прямує в іншу організацію з супровідним листом. Статус додатки набувають цілком самостійні документи (положення, правила, інструкції тощо) при їх затвердження розпорядчим документом (нормативно-правовим актом).
Зв'язок між основним документом і додатком до нього оформляється за допомогою реквізитів «відмітка про контроль» і «гриф додатки». Дані реквізити допомагають встановити (відновити) зв'язок між основним документом і додатком до нього, що особливо важливо при тривалій роботі з документами (наприклад, в силу якихось причин додаток може відокремитися від основного документа). При отриманні кореспонденції по позначці про наявність додатка перевіряється наявність і комплектність вкладень. Вона акцентує увагу виконавця документа на доданих документах, формах і т.п.
Відмітка про наявність додатка поміщається під текстом основного документа або супровідного листа перед реквізитом «підпис» і включає в себе слово «додаток» (в однині незалежно від кількості додатків) і відомості про програмне забезпечення документі або документах, в т.ч. кількості аркушів і примірників.
Слово «додаток» у своєму розпорядженні не відступаючи від кордону лівого поля аркуша документа малими літерами, крім заголовної, а слова «листи» і «екземпляри» - скорочено ( «л.» І «прим.»). У тому випадку, якщо додається лише один екземпляр, кількість примірників допускається не вказувати. Слово «додаток» залишається відкритим, після нього ставиться двокрапка.
Якщо документ має додатки, не названі в тексті, то в позначці про наявність додатка вказують повну назву документа-додатка з зазначенням кількості аркушів і примірників.
план заходів з підготовки та проведення святкування 80-річчя створення Державної архівної служби Республіки Білорусь і 75-річчя утворення Національного архіву Республіки Білорусь на 3 л. в 2-х прим.
Якщо назва додатка згадується в тексті, то в позначці про наявність додатка вказують тільки кількість аркушів і примірників.
Додаток: на 5 л. в 2-х прим.
Найбільш часто цей варіант оформлення відмітки про наявність додатка використовується в супровідних листах, тексти яких включають всю необхідну інформацію про програмне забезпечення документі.
Додаток: на 4 л. в 1 прим.
Якщо додатків кілька і вони не згадуються в тексті, то їх нумерують арабськими цифрами з крапкою, потім наводиться назва кожного додатка, кількість аркушів і примірників.
Нерідко до документа додається документ, який сам має додаток. Позначку про наявність додатка в цьому випадку оформляють за такою формою.
Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не вказують.
Додаток: каталог передплатних видань в 2 екз.
Відмітка про наявність додатка оформляється за описаною формі в листах, довідках, доповідних і пояснювальних записках, актах і інших довідково-інформаційних документах.
У розпорядчих документах і протоколах оформлення відмітки про наявність додатка має свої особливості. Спеціально після тексту вона не виділяється, а вказівка на наличиe додатки дається в тексті за допомогою словосполучень: «згідно з додатком», «додаток», «додаток 1», «за доданою формою» і т.п. Залежно від конструкції пропозиції ці слова можуть полягати в дужки.
При затвердженні документа, як правило, використовується формула «затвердити додається (ую, е, і) ...».
Ця формула є обов'язковою при затвердженні нормативних правових актів.
Андрій Рибаков, директор Белоукраінского науково-дослідного
інституту документознавства та архівної справи,
кандидат історичних наук