Розрахуваті виплати по заробітній платі за 5 хвилин!
Smart-Fin - сервіс онлайн розрахунків. Детальніше >>
Як зробити нарахування та виплату заробітної плати я розповіла в статті Нарахування та виплата зарплати: нюанси обліку. Тепер виникає цілком закономірне питання, де і яким чином всі ці операції відображати? Але перш ніж перейти до розгляду конкретних форм документів, давайте розберемося з деякими нюансами, адже вся сіль, як відомо, в них.
Застосовувати чи не застосовувати - ось в чому питання?
- з обліку використання робочого часу (ф. № П-5);
- для розрахунку заробітної плати (ф. № П-6 і ф. № П-7).
Існує ще одна група документів з обліку особового складу, але так як вона більше стосується кадрових питань, то буде розглянута окремо. А тепер повернемося до наших баранів. Справа в тому, що затверджені Держкомстатом форми первинних документів малопридатні для фактичних готівки розрахунків з працівниками. (Кому цікаво, як вони виглядають, тисніть сюди). Сфера їх застосування більше стосується збору статистичних показників, на підставі яких складаються статистичні звіти. У зв'язку з цим виникає питання: чи обов'язкові вони до застосування і чи загрожують за застосування інших форм обліку штрафні санкції? Відразу хочу відзначити, штрафів боятися не треба, тому що об'єктивних причин для їх застосування немає. По-перше, цілі складання первинних документів, зазначені в Законі України «Про державну статистику» від 17.09.92 р № 2614-ХІІ так і в самому Порядку № 489, свідчать про те, що обов'язок роботодавців полягає в обов'язковому веденні первинного обліку показників, зазначених у типових формах, а не в суворому додержанні структури цих форм. По-друге, в п. 1 і 2 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік сказано, що «підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій». А щоб документ мав силу, він повинен містити такі реквізити:
А ось посилання на те, що цей документ повинен бути складений виключно з строго затвердженої ким-якій формі, ніде немає. З усього вищесказаного можна зробити простий висновок: вести первинний облік використання робочого часу та розрахунків з працівниками по зарплаті необхідно, але розробити зручні для себе форми можна самостійно. А за основу можна взяти вже затверджені форми документів, адаптувавши їх для своїх цілей. Приклади заповнення будуть розглянуті далі, а скачати запропоновані мною форми документів можна тут.
Для обліку використання робочого часу ведуть Табель обліку використання робочого часу (ф. № П-5). У ньому для кожного працівника вказують кількість відпрацьованого часу, щодня і за місяць. Слід зазначити, що дана форма ведеться для обліку використання робочого часу працівників з погодинною оплатою праці. А ось результати праці при відрядній оплаті відображаються в нарядах на виконання відрядної роботи.
Приклад заповнення табеля обліку робочого часу. Робочі дні позначені цифрою "8. вихідні - буквою "в".
Натисніть на картинку для збільшення.
Документами для розрахунку зарплати насамперед є Розрахунково-платіжна відомість працівника (ф. № П-6) і Розрахунково-платіжна відомість (зведена) (ф. № П-7). Але так як доцільність застосування цих форм вже обговорювалася вище, то я привожу приклад заповнення тих форм, які розробила для себе і використовую у своїй практиці. Ви можете скористатися ними, або ж доопрацювати їх відповідно до своїх вимог.
Залежно від цілей, яких ви прагнете досягти, відомість може бути:
Розрахунково-платіжна відомість складається щомісяця. У ній вказуються нарахування заробітної плати, все утримання і сума виплат, які підлягають видачі працівникам на руки. У розрахункової відомості проводитися тільки розрахунок заробітної плати, а для її виплати використовують платіжну відомість.
В принципі, якщо ви не бухгалтер великого підприємства, то для нарахування та виплати зарплати оптимальним буде використання однієї розрахунково-платіжної відомості. У ній повинна бути передбачена графа «Підпис одержувача». Я користуюся саме такою формою, так як не бачу сенсу робити подвійну роботу і заповнювати на виплату заробітної плати ще й платіжну відомість. А ось при виплаті авансу слід використовувати тільки платіжну відомість, так як аванс не нараховується, а тільки виплачується. (За винятком тих випадків, коли аванс все-таки нараховується). Тепер давайте розглянемо конкретні приклади, для чого скористаємося даними з таблиці нижче: