Матеріали підготовлені групою консультантів-методологів ЗАТ "BKR-Інтерком-Аудит"
Первинний бухгалтерський документ - письмове свідоцтво про вчинення господарської операції, що має юридичну силу і не потребує подальших пояснень і деталізації.
Господарські операції, які не оформлені первинним обліковим документом, не приймаються до обліку та не підлягають відображенню в регістрах бухгалтерського обліку.
Отже, в даний час діють наступні форми з обліку основних засобів:
Акт про виявлені дефекти устаткування
Надходження І ВИБУТТЯ ОБ'ЄКТІВ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ
· Акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель, споруд) (форма № ОС-1);
· Акт про прийом-передачу будівлі (споруди) (форма № ОС-1а);
· Акт про прийом-передачу груп об'єктів основних засобів (крім будівель, споруд) (форма № ОС-1б).
Акти затверджуються керівниками організації-одержувача і організації-здавальника і складаються у кількості не менше двох примірників. До акта повинна бути додана технічна документація, що відноситься до даного об'єкта основних засобів.
Перший розділ заповнюється на підставі даних передавальної сторони. Для об'єктів основних засобів, що були в експлуатації, в ньому вказуються дата введення в експлуатацію, фактичний строк корисного використання, сума нарахованої амортизації, залишкова вартість об'єкта. У тому випадку, якщо об'єкт основних засобів отримують через роздрібну мережу, цей розділ не заповнюється.
Другий розділ заповнює організація - одержувач основного засобу тільки в своєму примірнику і вказує в ньому первісну вартість об'єкта, строк корисного використання, встановлений організацією, спосіб нарахування амортизації, норму амортизаційних відрахувань.
Третій розділ містить коротку характеристику об'єкта основних засобів.
В акті передбачено розділ для відображення даних про об'єкт основних засобів, що знаходиться у власності двох або декількох організацій. Такі дані записуються пропорційно частці організації в праві спільної власності, при цьому на першій сторінці в розділ «Довідково» заносяться відомості про учасників часткової власності із зазначенням їх частки у праві спільної власності. Якщо вартість придбання об'єкта основних засобів була виражена в іноземній валюті, в цьому розділі зазначаються відомості про найменування іноземної валюти, її суму за курсом Центрального банку Російської Федерації на дату, обрану відповідно до вимог, що діють в системі бухгалтерського обліку.
Дані прийому і виключення об'єкта зі складу основних засобів вносяться в інвентарну картку або книгу обліку об'єктів основних засобів (форми № ОЗ-6, № ОЗ-6а, № ОЗ-6 б).
ВНУТРІШНЄ ПЕРЕМІЩЕННЯ ОБ'ЄКТІВ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ
Дуже часто об'єкти основних засобів переміщаються всередині організації з одного структурного підрозділу в інший. Для оформлення та обліку таких переміщень застосовується Накладна на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів форми № ОЗ-2.
Накладна виписується передає підрозділом в трьох примірниках, підписується відповідальними особами структурних підрозділів одержувача і здавальника. Перший примірник передається в бухгалтерію, другий - залишається у матеріально-відповідальної особи підрозділу, який передає основний засіб, а третій примірник передається до підрозділу, яка отримує основний засіб.
Дані про переміщення об'єктів основних засобів вносяться в інвентарну картку або книгу обліку об'єктів основних засобів (форми № ОЗ-6, № ОЗ-6а, № ОЗ-6 б).
Акт складається з двох розділів. У першому зазначаються відомості про стан об'єкта основних засобів на момент передачі в ремонт, на реконструкцію, модернізацію, у другому розділі зазначаються відомості про витрати, пов'язаних з ремонтом, реконструкцією, модернізацією об'єктів основних засобів.
Акт підписується членами приймальної комісії або особою, уповноваженою на приймання об'єктів основних засобів. Якщо ремонт виконувався сторонньою організацією, то акт повинен бути підписаний представником цієї організації, якщо ж ремонт був проведений структурним підрозділом організації, то свій підпис повинен поставити в акті представник структурного підрозділу, який проводив ремонт, реконструкцію, модернізацію. Затверджений керівником організації або уповноваженим ним особою акт здається в бухгалтерію.
Слід зазначити, що якщо ремонт, реконструкція і модернізація проводиться силами сторонньої організації, акт складається у двох примірниках, перший примірник залишається в організації, другий примірник передається організації, що проводила ремонт, реконструкцію, модернізацію.
Дані ремонту, реконструкції, модернізації вносяться в інвентарну картку обліку об'єкта основних засобів (форма № ОЗ-6).
Відповідно до пункту 68 Методичних вказівок № 91н, в цілях організації контролю за своєчасним отриманням основних засобів з ремонту, інвентарні картки по цих об'єктах в картотеці рекомендується переставляти в групу «Основні засоби в ремонті». При надходженні об'єкта основних засобів з ремонту проводиться відповідне переміщення інвентарної картки.
СПИСАННЯ ОБ'ЄКТІВ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ
Списання які прийшли в непридатність об'єктів основних засобів також оформляється документально. Для цієї мети застосовуються наступні документи:
· Акт про списання об'єкта основних засобів (крім автотранспортних засобів) (форма № ОС-4);
· Акт про списання автотранспортних засобів (форма № ОЗ-4а);
· Акт про списання груп об'єктів основних засобів (крім автотранспортних засобів) (форма № ОС-4б).
Акти складаються у двох примірниках, підписуються членами комісії, призначеної керівником організації, затверджуються керівником або уповноваженою ним особою.
Перший примірник передається в бухгалтерію, другий примірник залишається у особи, відповідальної за збереження об'єктів основних засобів, і є підставою для здачі на склад і реалізації матеріальних цінностей та металобрухту, що залишилися в результаті списання.
У разі списання автотранспортного засобу в бухгалтерію, разом з актом, також передається документ, що підтверджує зняття його з обліку в Державній інспекції безпеки дорожнього руху Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації.
Облік обладнання, що надійшло на склад, з метою його подальшого використання в якості об'єкта основних засобів, оформляється Актом про прийом (надходженні) устаткування (форма № ОЗ-14). Акт складається у двох примірниках комісією, уповноваженою на прийом основних засобів, і затверджується керівником або уповноваженою ним особою.
У тому випадку, якщо під час вступу на склад неможливо провести якісну прийомку устаткування, акт складається за зовнішнім оглядом і є попередніми.
Якісні та кількісні розбіжності з документальними даними організацій, які поставили обладнання, а також факти бою і лому відображаються у відповідних актах в установленому порядку.
Передача обладнання в монтаж оформляється Актом про прийом-передачу обладнання в монтаж (форма № ОЗ-15). Якщо монтажні роботи проводяться підрядним способом, до складу приймальної комісії входить представник підрядної монтажної організації. В цьому випадку, окремий акт на передачу обладнання в монтаж (форма № ОЗ-15) не складається. В отриманні обладнання на відповідальне зберігання уповноважений представник монтажної організації розписується безпосередньо в акті, і йому передається копія акту.
На дефекти обладнання, виявлені в процесі монтажу, налагодження або випробування, а також за результатами контролю, складається Акт про виявлені дефекти устаткування (форма № ОЗ-16).
Зарахування змонтованого і готового до експлуатації обладнання до складу основних засобів організації оформляється за формами № ОЗ-1 або № ОС-1б.
ОБЛІК НАЯВНОСТІ І РУХУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ
Облік основних засобів по об'єктах ведеться бухгалтерською службою з використанням наступних документів:
· Інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів (форма № ОЗ-6);
· Інвентарна картка групового обліку об'єктів основних засобів (форма № ОЗ-6а);
· Інвентарна книга обліку об'єктів основних засобів (форма № ОЗ-6 б).
Дані документи ведуться в бухгалтерії в одному примірнику на кожний інвентарний об'єкт, записи в них при прийомі-передачі виробляються на підставі актів про прийом-передачу об'єктів основних засобів (форми № ОЗ-1, № ОЗ-1а, № ОЗ-1б) і супровідних документів (технічних паспортів заводів-виготовлювачів та інших документів). Прийом, переміщення об'єктів основних засобів всередині організації, включаючи проведення реконструкції, модернізації, капітального ремонту, а також їх вибуття або списання відображаються в інвентарній картці (книзі) на підставі відповідних документів.
Інвентарні картки можуть групуватися в картотеці відповідно до класифікації основних засобів, що включаються в амортизаційні групи. затвердженої Постановою №1, а всередині розділів, підрозділів, класів і підкласів - за місцем експлуатації (структурним підрозділам організації).
Організація, яка налічує невелику кількість об'єктів основних засобів, облік об'єктів може здійснювати в інвентарній книзі із зазначенням необхідної інформації про об'єкти основних засобах, за їх видами і місцями знаходження.
В інвентарній картці (інвентарній книзі) повинні бути приведені:
· Основні дані про об'єкт основних засобів, термін його корисного використання;
· Спосіб нарахування амортизації;
· Відмітка про ненарахування амортизації, якщо вона має місце;
· Відомості про індивідуальні особливості об'єкта.
Для обліку орендованих основних засобів рекомендується також відкривати інвентарну картку, причому облік таких об'єктів може вестися орендарем по інвентарному номеру, присвоєного орендодавцем.
Якщо в організації налічується велика кількість об'єктів основних засобів за місцем їх знаходження в структурних підрозділах, їх облік може здійснюватися в інвентарному списку або іншому відповідному документі. В інвентарному списку повинні міститися відомості про номер і дату інвентарної картки, інвентарний номер об'єкта основних засобів, повне найменування об'єкта, його початкової вартості та відомості про вибуття або переміщенні об'єкта.
Інвентарні картки на прийняті до бухгалтерського обліку об'єкти основних засобів, а також на ті, що вибули об'єкти основних засобів, протягом місяця можуть перебувати (до кінця місяця) відокремлено від інвентарних карток інших основних засобів.
Дані інвентарних карток щомісячно сумарно звіряються з даними синтетичного обліку основних засобів.
Облік об'єктів основних засобів в інвентарних картках ведеться в рублях. Допускається ведення обліку об'єктів основних засобів в інвентарних картках в тисячах рублів.
По об'єктах основних засобів, вартість яких при придбанні виражена в іноземній валюті, в інвентарних картках вказується також контрактна вартість в іноземній валюті.
В інвентарній картці відбивається також коригування первісної вартості об'єкта основних засобів, якщо за результатами добудови, дообладнання, реконструкції та модернізації об'єкту прийнято рішення про збільшення його первісної вартості. У тому випадку, якщо відображення коригувань утруднено, натомість відкривається нова інвентарна картка, в якій відображаються нові показники, що характеризують цей об'єкт, однак, раніше присвоєний інвентарний номер зберігається.
Відповідно до цього порядку в уніфіковані форми первинної облікової документації, затверджені Держкомстатом Росії, організація при необхідності може вносити додаткові реквізити. Однак, всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації повинні залишатися без змін (включаючи код, номер форми, найменування документа). Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.
Внесені зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом організації.
При виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни в частині розширення і звуження граф і рядків, додавання рядків і вкладних аркушів для зручності розміщення і обробки необхідної інформації.
ОБОВ'ЯЗКОВІ РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА
Найменування організації . від імені якої складено документ, що дозволяє визначити приналежність документа конкретної організації.
Вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні. Взагалі в обліку застосовується натуральні, трудові і грошові вимірники. За допомогою натуральних вимірників одержують відомості про об'єкти обліку в натуральних показниках, таких як міри довжини, ваги, площі, обсягу та інших. За допомогою трудових вимірників:
- встановлюється кількість праці, витраченого на виробництво продукції, робіт і послуг;
- визначаються такі показники, як продуктивність праці, виконання норм виробітку;
- нараховується заробітна плата.
Грошовий вимірник є узагальнюючим, в ньому виражаються всі показники фінансово-господарської діяльності організації.
Найменування посад осіб. відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення. Як правило, конкретний працівник організації здійснює той чи інший вид господарських операцій на підставі встановленої посадової інструкції і вказівки посади особи, яка вчинила операцію, служить для контролю над правомірністю здійснення операції.
Особисті підписи зазначених осіб та їх розшифровки (включаючи випадки створення документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки). Зверніть увагу. в розшифровці підпису спочатку слід ставити ініціали, і лише потім прізвище, наприклад: І.С.Петров. Якщо відсутня особа, підпис якого має стояти в документі, замість нього документ може підписати його заступник або особа, яка виконує обов'язки відсутнього особи, при цьому не можна підписувати документи з проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером.
Слід також звернути увагу. що в первинних облікових документах не допускається факсимільне відтворення підпису осіб. відповідальних за правильність оформлення документів і проведення господарських операцій.
Самостійно створені документи повинні достовірно описувати господарські операції, забезпечувати користувачів необхідною і достовірною інформацією, повинні бути зручні для обробки і зберігання і не повинні дублювати інші первинні документи.
Керівником організації, за погодженням з головним бухгалтером, повинен бути затверджений перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, при цьому документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.
Вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення господарських операцій і представлення в бухгалтерію необхідних документів і відомостей обов'язкові для всіх працівників організації. Без підпису головного бухгалтера або уповноваженої ним особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання.
ТЕРМІНИ І ПОРЯДОК СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТА
Первинні облікові документи повинні бути складені в момент здійснення господарської операції. Якщо ж скласти документ відразу неможливо, його слід скласти безпосередньо після завершення господарської операції.
Достовірність відомостей, що містяться в документах, їх своєчасне і якісне оформлення, передачу для відображення в бухгалтерському обліку, забезпечують посадові особи, які склали та підписали ці документи.
Первинний обліковий документ вважається остаточно оформленим тільки в тому випадку, якщо він складений за встановленою формою, все його реквізити заповнені, незаповнені рядки прокреслені, документ перевірений працівниками бухгалтерії організації.
Більш докладно з питаннями бухгалтерського обліку та оподаткування операцій з основними засобами, Ви можете познайомитися в книзі ЗАТ «BKR Інтерком-Аудит» «Основні засоби».