Якщо співробітник не отримав вовремяналічную зарплату незалежних від роботодавця причин (наприклад, у зв'язку з хворобою або відрядженням співробітника), бухгалтер повинен її депонувати.
При цьому не має значення, з якого джерела виплачувалася заробітна плата:
- з грошей, отриманих в банку
Порядок дії для депонування заробітної плати
Перше - проставити відбиток штампа або зробити напис «депоновано» в розрахунково-платіжної відомості (форма № Т-49) і платіжної відомості (форма № Т-53) проти прізвищ працівників, яким не видано готівку:
- в графі 23 - форми № Т-49;
- графі 5 - форми № Т-53.
Друге - підрахувати, порівняти і записати в підсумковому рядку відомостей форми № Т-49 або форми № Т-53 суми:
- фактично виданих готівки;
- підлягають депонуванню і здачі в банк.
- Якщо гроші на зарплату видавав не касир, а інша особа, на відомості додатково робиться запис «Гроші за відомістю видавав (підпис)».
Третє - скласти реєстр і внести в журнал обліку депоновані суми. Так як форми реєстру і журналу для комерційних організацій не затверджені, їх можна розробити самостійно і затвердити у вигляді додатку до облікової політики Обов'язкові реквізити реєстру і журналу обліку містяться в пункті 4.6 Положення про ведення касових операцій.
Після оформлення реєстру депонованих сум бухгалтеру необхідно:
- завірити своїм підписом форми № Т-49 або № Т-53;
- реєстр і журнал депонованих сум;
- передати документи (відомість за формою № Т-49 або № Т-53, реєстр і журнал депонованих сум) для звірки відповідності записів і підписання головному бухгалтеру, а при його відсутності - керівника компанії.
Четверте - оформити видатковий касовий ордер за формою № КО-2 на суму фактично виплаченої зарплати, вказати його номер і дату заповнення на останній сторінці форми № Т-49 або форми № Т-53.
П'яте - здати в банк депоновані суми заробітної плати.
Коли депонувати невидані суми
Залишати в касі готівку грошові кошти понад ліміт в рахунок майбутніх витрат, у тому числі і на оплату праці, компанія не має права (абз. 2 і 3 п. 1.4 Положення про ведення касових операцій).
Гроші на виплату зарплати отримані в банку. Для компаній, які отримують грошові кошти на оплату праці в банках, ця проблема не існує. Нагадаємо, що гроші на видачу заробітної плати можна тримати в касі організації не більше п'яти робочих днів, включаючи день отримання грошей в банку (п. 4.6 Положення про порядок ведення касових операцій). Чи не отриману працівниками заробітну плату здають в банк в останній день, відведений для її видачі.
Зарплата видавалася з готівкової виручки. Компанії, які отримують готівкову виручку, можуть не знімати гроші на оплату праці в банку, а видавати їх з каси. При цьому потрібно пам'ятати, що гроші в касі, які передбачається витратити на зарплату, продовжують залишатися готівковою виручкою. Тому суму залишку на кінець дня, що перевищує встановлений банком ліміт, необхідно внести на розрахунковий рахунок організації. П'ятиденний термін видачі заробітної плати в цьому випадку не застосовується. Зарплата видається в один день, а не отримані гроші депонуються в день видачі зарплати. Таке правило працює і в тому випадку, коли ліміт залишку грошей в касі не перевищено.
Бухгалтерський облік депонованої заробітної плати
Нарахування заробітної плати в бухгалтерському обліку відображається проводками:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70
- нарахована заробітна плата;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»
- утримано ПДФО з суми заробітної плати;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
- виплачена заробітна плата за мінусом ПДФО.
Депонування заробітної плати. Для обліку депонованих сум передбачено рахунок 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» субрахунок «Розрахунки за депонованих сум».
Депонування заробітної плати відбивається проводками:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субрахунок «Розрахунки за депонованих сум»
- депонирована сума неодержаного зарплати;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
- сума депонованої зарплати зарахована на розрахунковий рахунок компанії.
Видача депонованої заробітної плати відображається проводками:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
- отримані гроші в банку на видачу депонованої зарплати;
ДЕБЕТ 76 субрахунок «Розрахунки за депонованих сум» КРЕДИТ 50
- видана депонована зарплата.
При видачі депонованої зарплати оформляють видатковий касовий ордер (форма № КО-2). Відомості про видані депонентів вносять в книгу обліку депонованої заробітної плати або в картку депонента. Якщо депонированная заробітна плата не була затребувана працівником протягом трьох років, вона включається до складу інших доходів (п. 10.4 ПБО 9/99). У цьому випадку бухгалтер зробить проводку:
ДЕБЕТ 76 субрахунок «Розрахунки за депонованих сум» КРЕДИТ 91-1
- списана депоновану заробітну плату після закінчення терміну позовної давності.
Розглянемо порядок депонування сум заробітної плати на прикладі.
- С.Т. Матвєєв (був у відрядженні). Сума належної йому заробітної плати - 13 871 руб .;
- Г.Г. Тарасов (хворів). Сума належної йому заробітної плати - 17 400 руб.
Депонована заробітна плата була видана:
У бухгалтерському обліку ТОВ «Подарунок» були зроблені проводки:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
- 1 350 000 руб. - отримані в банку гроші на оплату праці;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
Посилання - 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. - 13 871 руб. - 17 400 руб.) - видана з каси заробітна плата;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субрахунок «Розрахунки за депонованих сум»
- 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) - депонирована не отриманих співробітниками зарплата;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
- 31 271 руб. - депонована зарплата внесена на розрахунковий рахунок організації;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
- 13 871 руб. - гроші на виплату заробітної плати оприбутковані в касу підприємства;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
- 17 400 руб. - гроші на виплату заробітної плати оприбутковані в касу підприємства;
Депонування заробітної плати та страхові внески
Внесків на травматизм потрібно перераховувати в день:
- встановлений для отримання в банку коштів на виплату заробітної плати за минулий місяць - якщо оплата проводиться за трудовими договорами;
- встановлений страховиком - якщо оплата проводиться за цивільно-правовими договорами і умова про страхування від нещасних випадків передбачено в договорі.
Такий порядок встановлений:
- в пункті 4 статті 22 Федерального закону від 24.07.98 № 125-ФЗ;
Таким чином, законодавством не передбачено зміщення термінів сплати страхових внесків у разі депонування зарплати.
ПДФО при депонування заробітної плати
Порядок сплати ПДФО з депонованої зарплати залежить від джерела її виплати.
Гроші на зарплату отримані в банку. У цьому випадку компанія повинна перерахувати ПДФО в день отримання грошових коштів на виплату доходу (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), тобто до фактичної виплати грошей працівникам.
Гроші на виплату заробітної плати співробітникам були отримані з банку. Страхові внески на травматизм компанія сплачує за тарифом 0,2%.
У бухгалтерському обліку підприємства зроблено такі записи:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
- 50 000 руб. - нарахована заробітна плата А.Н. Макарову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»
- 6500 руб. - утримана сума ПДФО;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з ПФР за страхової частини трудової пенсії»
- 8000 руб. (50 000 руб. × 16%) - нараховані внески в ПФР на фінансування страхової частини трудової пенсії;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з ПФР по накопичувальної частини трудової пенсії»
- 3000 руб. (50 000 руб. × 6%) - нараховані внески в ПФР на фінансування страхової частини трудової пенсії;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФФОМС»
- 2550 руб. (50 000 руб. × 5,1%) - нараховані внески на обов'язкове медичне страхування;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФСС з внесків на травматизм»
- 100 руб. (50 000 руб. × 0,2%) - нараховані внески на травматизм;
ДЕБЕТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО» КРЕДИТ 51
- 6500 руб. - перерахований ПДФО до бюджету;
ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з ПФР за страхової частини трудової пенсії» КРЕДИТ 51
- 8000 руб. - перераховані внески в ПФР на фінансування страхової частини трудової пенсії;
ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з ПФР по накопичувальної частини трудової пенсії» КРЕДИТ 51
- 3000 руб. - перераховані внески в ПФР на фінансування страхової частини трудової пенсії;
ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФФОМС» КРЕДИТ 51
- 2550 руб. - перераховані внески на обов'язкове медичне страхування;
ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФСС з внесків на травматизм» КРЕДИТ 51
- 100 руб. - перераховані внески на травматизм;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
- 43 500 руб. (50 000 руб. - 6500 руб.) - отримані з розрахункового рахунку в касу гроші на виплату зарплати співробітнику;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субрахунок «Розрахунки за депонованих сум»
- 43 500 руб. - депонирована зарплата, що не отримана працівником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
- 43 500 руб. - здано в банк депонована зарплата;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
- 43 500 руб. - отримані гроші на виплату заробітної плати;
ДЕБЕТ 76 субрахунок «Розрахунки за депонованих сум» КРЕДИТ 50
- 43 500 руб. - видана працівникові депонована зарплата.
Якщо депонована зарплата виплачується з готівкової виручки, компанія повинна утримати нараховану суму ПДФО при її фактичної виплати (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перерахувати податок потрібно на наступний день (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Приклад 3. Змінимо умови попереднього прикладу. Припустимо, заробітна плата в ТОВ «Майстер» виплачується з виручки, яка надходить щодня. Які проводки необхідно зробити бухгалтеру?
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
- 150 000 руб. - надійшла в касу виручка;
ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФСС з внесків на травматизм» КРЕДИТ 51
- 100 руб. - перераховані страхові внески на травматизм;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субрахунок «Розрахунки за депонованих сум»
- 43 500 руб. - депонирована заробітна плата, що не отримана працівником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
- 43 500 руб. - здано в банк сума депонованої зарплати;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
- 200 000 руб. - надійшла в касу виручка;
ДЕБЕТ 76 субрахунок «Розрахунки за депонованих сум» КРЕДИТ 50
- 43 500 руб. - видана співробітнику депоновану заробітну плату за вирахуванням ПДФО;
ДЕБЕТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО» КРЕДИТ 51
- 6500 руб. - перераховано до бюджету ПДФО із заробітної плати співробітника;
ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з ПФР за страхової частини трудової пенсії» КРЕДИТ 51
- 8000 руб. - перераховані внески в ПФР на фінансування страхової частини трудової пенсії;
ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з ПФР по накопичувальної частини трудової пенсії» КРЕДИТ 51
- 3000 руб. - перераховані внески в ПФР на фінансування накопичувальної частини трудової пенсії;
ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФФОМС» КРЕДИТ 51
- 2550 руб. - перераховані внески на обов'язкове медичне страхування.