Чи є вимоги до кабінету відділу кадрів: наявність решіток на вікнах, металеві двері та інше?
Розглянувши Ваше питання, можна сказати, що, на жаль, законодавство не містить певних вимог до кабінету відділу кадрів. При цьому, трудова діяльність працівників відділу кадрів, зводиться до комплектування та обліку кадрових документів, в тому числі персональних даних працівників. У свою чергу, відповідальність за збереження кадрових документів несе керівник організації та керівник кадрової служби. Тому в його завдання входить не тільки правильна організація роботи з документами, а й, перш за все, створення умов, що забезпечують їх збереження. Так як за втрату документів, а також за знищення паперів раніше покладеного терміну чинним законодавством передбачена адміністративна відповідальність.
Особливості зберігання кадрової документації в організації обумовлені завданнями обмеження несанкціонованого доступу до документів, що містять персональні дані працівників, і ефективного пошуку потрібної інформації.
Отже, в ідеалі кабінет кадрової служби повинен мати хоча б три суміжних приміщення: кімната для працівників відділу, кабінет керівника і приміщення, де розміщуються шафи і сейфи для документів, справ і картотеки.
Таким чином, можна сказати, що законодавство не містить певних вимог до приміщень саме відділу кадрів. Однак, якщо в організації відсутня спеціальне приміщення для зберігання документів і всі кадрові документи зберігаються у відділі кадрів, то слід виконати хоча б основні умови:
Приміщення кадрової служби має бути обладнане пожежною і охоронною сигналізацією. Бажано, щоб вхідні двері кадрової служби була подвійною металевою, а вікна захищені металевими ґратами. Приміщення повинно бути досить просторим, щоб, по-перше, забезпечувалися умови для роботи персоналу служби, а по-друге, було місце для розміщення шаф і сейфів для поточного зберігання документів. Також відзначимо, що роботодавець відповідає не тільки за фізичну безпеку кадрових документів, а й за захист персональних даних працівників (гл. 14 Трудового кодексу). Недотримання вимог щодо захисту персональних даних може спричинити не тільки адміністративну, але і кримінальну відповідальність - аж до арешту на шість місяців згідно зі ст. 137 Кримінального кодексу.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
1.Ответ: Як зберігати документи в кадровій службі
Документи обов'язкові для зберігання
Які кадрові документи повинна зберігати організація
У комерційних організаціях
- документи з особового складу;
- положення, накази і т. п. обов'язкові до виконання всіма співробітниками організації.
Популярні питання
Умови зберігання документів
Де організація повинна зберігати кадрові документи
У комерційних організаціях
Порада: накази по особовому складу, що мають різні терміни зберігання. формуйте в різні справи. інакше у організації можуть бути проблеми з передачею таких «змішаних» справ на архівне зберігання.
З самого початку присвоюйте документам з різними термінами зберігання різні номери. За допомогою кодування можна відокремити накази, які потрібно зберігати 75 або 50 років (про прийом на роботу, перекладах, переміщенні, преміювання та т. П.), Від наказів з п'ятирічним терміном зберігання (про відрядження і т. П.). Це полегшить їх підшивку в різні справи.
Відповідальність за порушення, допущені при роботі з архівними документами
Яка відповідальність передбачена за порушення, допущені при роботі з архівними документами
За порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів передбачена адміністративна відповідальність (ст. 13.20 КоАП РФ).
Заходи відповідальності - попередження або адміністративний штраф в розмірі:
- від 100 до 300 руб. для громадян;
- від 300 до 500 руб. для посадових осіб (наприклад, керівника організації).
З повагою і побажанням комфортної роботи, Катерина Зайцева,
експерт Системи Кадри
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів