Сьогодні багато бухгалтера ознайомилися і успішно використовують у своїй діяльності програму 1С, однак для деяких «електронна звітність» все ще залишається страшним терміном. Насправді вести документацію в електронному вигляді набагато легше для організації, ніж це може здатися на перший погляд. Здача звітів в електронному вигляді суттєво економить час, який міг бути витрачений на роз'їзди і очікування в довгих чергах. Всі операції тепер виконуються, не виходячи з офісу.
Переваги подання електронної звітності
Електронна звітність має ще безліч переваг:
- На складання звітів тепер буде потрібно набагато менше часу.
- Припуститися помилки або неточність тепер неможливо.
- Звітність можна легко здавати за допомогою інтернету.
- Тепер бухгалтер не виявиться в ситуації, коли інспектор відмовляється приймати звіт, якщо в ньому є неприйнятні показники.
Після відправлення документів, платник податків отримує повідомлення про набуття документації, квитанцію про її прийомі і повідомлення про введення. Це відбувається для того, щоб підтвердити факт відправки звітності і прийняття її податковою службою. Спеціальні оператори в свою чергу мають ліцензію на діяльність і забезпечують конфіденційність всіх файлів, які пересилаються в електронному вигляді.
Які документи можна подавати в електронному вигляді
Більшість організацій тепер не повинні надавати проміжну звітність, а тільки річну. Її потрібно відправити в 2 структури:
- Податкову службу.
- Державний комітет статистики.
Передача електронної звітності в першу структуру обов'язкове. Звичайно, це полегшить процес відправки даних бухгалтером, але в свою чергу і зажадає спеціального дозволу для роботи з електронною звітністю. Існують спеціальні програми, які підтримують можливість формування звітності, її імпорт з інших програм і здачу її до відповідних інстанцій. Вони мають спеціальну вбудовану перевірку, що дозволяє виключити наявність помилок у звітності. Підписувати документи і відправляти їх можна з самої програми. Також вони можуть виконувати функцію накладання електронного цифрового підпису на будь-який файл (спеціальний захист документа).
В даний час подавати в електронному вигляді можна будь-який документ, будь то бухгалтерський баланс або звіт про фінансові результати. Ця процедура зручна для індивідуальних підприємців, у яких немає бухгалтера. Для здачі звітів йому досить розбиратися в програмі 1С та мати доступ до мережі інтернет.
Що потрібно зробити для переходу на електронний документообіг
Перед подачею звітності необхідно виконати деякі вказівки. Для початку потрібно отримати спеціальні посилені сертифікати для електронних ключів. Вони повинні бути у будь-якої людини, який має право ставити свій підпис на документи (керівник, бухгалтер та ін.). Їх придбання можливо в спеціальних центрах сертифікації ключів. Центри повинні бути акредитованими, а про їх місцезнаходження можна дізнатися в податкову службу. Ця послуга платна, про вартість сертифіката для однієї особи можна дізнатися в самому центрі.
Потім в податкову службу необхідно взяти текст договору про визнання електронних документів. Його також можна завантажити з офіційного сайту. Одночасно з цим завантажується спеціальне програмне забезпечення, яке допоможе формувати звітність і відправляти її в належні служби. Тільки після цього підписуються два зразка договорів, їх разом з сертифікатами ключів (можна на різних електронних носіях) необхідно віднести до податкової служби за місцем реєстрації. Коли договору будуть підписані, один примірник повертається бухгалтеру.
Щоб отримати електронний ключ знадобиться будь-який електронний носій, однак їх повинно бути стільки, скільки на підприємстві осіб, які потребують підпису. Електронний цифровий підпис буде отримана менше ніж за півгодини, такі ключі будуть працювати рівно 2 роки. При її отриманні необхідно буде ввести спеціальний пароль для кожної з них. Пароль не повинен бути надто складним, адже якщо він буде загублений - відновленню не підлягає (а цифровий підпис доведеться міняти). З собою необхідно мати такий перелік документів.
- Копія паспорта та ІПН керівника компанії.
- Копія свідоцтва про реєстрацію підприємства.
- Копія документа, згідно з яким керівник був призначений на цю посаду.
- Копія статуту, яка повинна бути завірена нотаріусом.
- Копія свідоцтва про те, що підприємство є платником податків.
- Договір про надання послуг електронного цифрового підпису.
Звіти перед подачею необхідно сформувати в програмі 1С, потім вони завантажуються в спеціалізовану програму і на них накладається електронний підпис і печатка організації. Весь процес займає кілька хвилин. Потім звіт відправляється на заздалегідь зазначену електронну пошту податкової служби, після чого має прийти повідомлення про доставку.
Всі квитанції повинні зберігатися, а звіти повинні бути здані своєчасно, щоб не виплачувати штрафи.
Програмне забезпечення
На офіційних сайтах Податкової служби та органів статистики викладені спеціальні електронні форми документів. Це значно спрощує роботу бухгалтера або керівника організації. Крім того з метою стимулювання переходу на електронний документообіг Податкова інспекція розробляє електронні версії документів з обліку переміщення товарів, здійснення взаємодії з іншими юридичними особами в сфері послуг і робіт.
Якщо не вдається самостійно розібратися з електронним документообігом, для цього існують спеціальні приватні фірми. Вони допоможуть зібрати документи для укладення договору про електронну здачі звітності, отримати ключі і електронний підпис, підібрати програму для звітності. Крім того, бухгалтер може пройти спеціальні тренінги і навчальні курси з електронного документообігу.
Програмне забезпечення, що використовується в цілях підготовки звітності в електронному вигляді, досить різноманітне. Існують як платні версії, так і безкоштовні (на сайті Податкової служби). Вибір повинен бути заснований на функціональних можливостях і ціні на програмний продукт.
Передача будь-яких первинних документів, що мають відношення до фінансових потоків, повинна бути оформлена із застосуванням електронного підпису і здійснюватися через спеціальні компанії - оператори. Відправлений просто по електронній пошті, він не матиме юридичної сили.
Таким чином, багато організацій оцінили зручність надання річних звітів в електронній формі. Подаються через спеціальні організації, з якими укладено договір про співпрацю, електронні документи мають значимість і конфіденційність. Цьому сприяє і електронний підпис, який надає їм юридичну силу, наприклад, при судових розглядах.
Популярні статті по ІП
Заповнення і здача нульової декларації
Приклад заповнення податкової декларації
Приклади розрахунку компенсації при звільненні співробітників
Реєстрація ІП в ПФР при наймі співробітників
Звільнення за згодою сторін
Страхові внески для ІП
Фіксований платіж для ІП
Як порахувати дні невикористаної відпустки
Правильний приклад розрахунку відпускних
КВЕД коди: повний список Спільного Класифікатора Видів Економічної Діяльності
Які податки платить ІП?
Спрощена система оподаткування для ІП
Розрахунок і компенсація відпускних при звільненні
Особливості та розрахунок прибуткового податку з заробітної плати співробітника
15 причин для звільнення працівника
Особливості звільнення співробітника за власним бажанням
Порядок складання податкової та бухгалтерської звітності: принципові відмінності
Заповнення і отримання довідки про заробітну плату
Використання товарного чека без касового - чи законно це?
Якщо ви знайшли помилку, виділіть її та натисніть Shift + Enter або натисніть натисніть тут щоб оповістити нас.
Дякую за ваше повідомлення. Найближчим часом ми виправимо помилку.