Бріфінговие групи є засобом поширення інформації та обговорення її за каскадним принципом. Керівник вищої ланки проводить засідання зі своїми безпосередніми співробітниками і повідомляє їм певну інформацію. Далі вони, в свою чергу, передають цю інформацію на нарадах зі своїми підлеглими і т.д. - до керівників самого нижчого рівня, тільки тоді вважається, що всі рівні організації ознайомлені з даною інформацією.
Цей підхід доцільний для передачі інформації і підготовки обговорень з таких питань, як, наприклад, майбутні зміни, які вплинуть на організацію в цілому і на роботу її співробітників, або успіхи функціонування організації і її окремих підрозділів, або розгляд змін, які можуть бути корисними в майбутньому, і т. д.
Груповий бріфінговий метод має на увазі зустрічі менеджерів "лицем до лиця" зі своєю командою. Менеджери передають своїм підлеглим інформацію, яку останні повинні знати, і підлеглі мають можливість відреагувати на цю інформацію.
Використання бріфінгових груп повинна бути надзвичайно корисним засобом інформування співробітників про події, що відбуваються в їх організації. Більше 10 років тому були виявлені наступні переваги впровадження системи бріфінгових груп в організаціі˸
1. Система вимагає від організації визначення відповідальності окремих менеджерів за невдачу і роз'яснення інформації співробітникам.
2. Вона повинна бути засобом швидкого і точного поширення інформації з використанням звичайних каналів, напрімер˸ від старшого менеджера до лінійному менеджеру, від менеджера до керівника нижчої ланки, від керівника нижчої ланки до робочих груп.
3. Так як даний метод - це метод безпосереднього, лицем до лиця контакту, співробітники можуть поставити свої запитання менеджеру, що володіє більш повною інформацією, і отримати на них відповіді.
4. Система дозволяє менеджеру вважати себе особою, яка має доступ до надійної інформації та передає її; це сприяє тому, що співробітники дотримуються такої ж думки ".
Ймовірно, Ви помітили, що більша увага в наведеній вище цитаті відведено процесу інформування, а не залучення співробітників. В останні 10 років все більше менеджерів стали розуміти, що застосування системи бріфінгових груп тільки для інформування співробітників і відповідей на виникаючі у них питання призведе лише до неповного використання їх потенціалу. Таке обмеження є відображенням вельми поширеною точки зору співробітників, які вважають свою участь в справах організації необов'язковим.
Якщо у Вас вже існує або вводиться бріфінговая система, необхідно приділити особливу увагу змісту брифінгів. Кожен брифінг повинен стати унікальним, оскільки спеціально розробляється під потреби команди, для якої проводиться.
Введення будь-якої нової форми комунікацій передбачає ретельну підготовку і керівництво. Якщо в організації переважає клімат недовіри, то співробітники будуть розглядати будь-яку ініціативу як чергову маніпуляцію керівництва. Будуть потрібні значні зусилля, щоб подолати таке ставлення, часто навіть шляхом надання співробітникам можливості брати участь в обговоренні питань, які зазвичай не розглядаються, з тим щоб показати, що їхня точка зору приймається до уваги. Це вже виходить за рамки простого інформування і відноситься до області консультування.