Протягом місяця ви отримуєте гроші від замовників, оплачуєте рахунки постачальників, платите зарплати, податки за безготівковим розрахунком, тобто через банк.
Щоб ТОВ або ІП могло розпоряджатися своїми безготівковими грошима, вони повинні відкрити в будь-якому вподобаному ним банку рахунок. Ви можете зустріти його різні назви в інтернеті, договорі, в економічній літературі: "банківський", "розрахунковий", "поточний", "рублевий" або навіть "лицьовій" рахунок.
Коли місяць закінчиться, ви берете банківську виписку. У деяких банках, і особливо, в онлайн банкінгу, ще називають ще "розширеної випискою". Розширена вона тому, що в ній видно не тільки сума грошей, яка знаходиться у вас на рахунку, але і якого числа, від якої фірми або ІП, за що прийшли ці гроші і деякі інші деталі платежу.
Навіщо потрібна виписка, якщо ви і так кожен день можете побачити будь-яку інформацію стосовно свого рахунку?
Будь-який банк, звичайно, вільний по-різному оформляти виписку для своїх клієнтів, але подібні дані є у всіх виписках.
Звичайна виписка містить:
- дату складання виписки (коли ви запросили її в банку);
- період складання виписки (за скільки днів вона складена);
- дату попередньої виписки по рахунку (це щоб ви розуміли, що між минулою і нинішньою випискою нічого не пропущено);
- обороти по кредиту (це гроші, які прийшли вам на рахунок);
- обороти по дебету (гроші, які списали з вашого рахунку);
- сальдо на початок і сальдо на кінець періоду (тобто залишок грошей на банківському рахунку на останній день періоду, за який складена виписка).
Хто знає систему подвійного запису на рахунках бухгалтерського обліку, той помітить, що дані по дебету і по кредиту в банківській виписці відображаються навпаки, ніж у вас в бухгалтерії. Для вас "дебет" - це прихід грошей, а для банку - витрата. За кредитом в обліку у підприємства або ІП відображаються списання грошей, а в банківській виписці - надходження. Так що не лякайтеся, якщо побачите таке.
Як ще можна використовувати виписку?
Крім контролю за рухом своїх грошей протягом місяця або кварталу, виписки використовують для перевірки своєї бухгалтерської програми. Відомо, що залишок грошей на розрахунковому рахунку у ТОВ повинен бути показаний в бухгалтерській звітності (в балансі, наприклад). Трапляється, що, сумлінно внісши виписки в 1С або іншу програму, в якій ви ведете свій облік, ви отримуєте збій в системі і частина операцій втрачається або "не проводиться", тобто залишається неврахованої. А, звіривши кінцевий залишок по рахунку в тій виписці, яку ви запросите в банку, і залишок на банківському рахунку, який показаний у вашій бухгалтерії, ви моментально побачите розбіжності. Крім того, виписку можна взяти будь-яку період, особливо в онлайн банкінгу, таким чином, можна звузити область пошуку помилки.
А ще виписка може допомогти вам відновити свій облік. якщо раптом з бухгалтерською програмою щось станеться і всі дані, внесені в неї, зникнуть або ушкодяться.
Пов'язаний з цим і інший спосіб використання виписки: по ній ми можемо скласти список документів, яких нам не вистачає для закриття кварталу. Перевірити, які документи не надіслав постачальник. А також, що було оплачено покупцем, але нами йому не відвантажено або не надано. Для наших клієнтів, які перебувають на бухгалтерському обслуговуванні, ми так і робимо.
Цим же принципом користуються податківці. Якщо при перевірці з'ясується, що у фірми "загубилися" документи, вони візьмуть вашу банківську виписку, порахують, скільки грошей надійшло від покупців і нарахують по ним податки. Це неприємна ситуація, тому краще документи містити в порядку.
Що обов'язково перевіряти?
Чи потрібно забирати в банку роздруківки виписок, якщо підключена система "онлайн банк"?
Ходити за виписками в банк необов'язково, якщо у вас є дистанційний доступ до свого рахунку, тобто система "онлайн банк". Досить просто роздрукувати виписку самостійно і покласти її в папочку. Якщо дистанційний банкінг не підключений, тоді обов'язково візьміть в банку виписку. Згідно із законом, кожна операція повинна відображатися в обліку на підставі будь-якого підтверджуючого документа. "Первинного документа", як називають його бухгалтери. Банківська виписка - це якраз такий первинний документ. При самому "кровожерного" розкладі, якщо виписку не забрали в банку або не відкривши - податкова може оштрафувати за відсутність первинних документів за статтею 120 Податкового кодексу (10 000 рублів або вище).
До того ж, нерідко на практиці бувають ситуації, коли вам треба терміново відправити клієнту або постачальнику виписку, що підтверджує оплату, а у вас "завис" клієнт-банк. Тому щиро рекомендую виписки роздруковувати кожен день. Ну або якщо у вас платежі трапляються набагато рідше, тоді раз в тиждень, раз на місяць.
керівник, фінансовий директор, засновник компанії.