З нарахованої заробітної плати провадяться такі утримання:
- податок на доходи фізичних осіб (ПДФО);
- підзвітні суми, не підтверджені авансовим звітом і не повернуті під час;
- суми матеріального збитку, що підлягають стягненню з винних осіб;
При автоматизованому веденні обліку праці та заробітної плати в федеральних державних установах зазвичай використовуються програмні комплекси, в яких передбачені окремі модулі по кадрам, зарплати, банківських операцій і касі. Тому в більшості випадків проводки містяться документах підсистем програми по банківським і касових операціях, як наприклад, в даній організації - Відділенні по Шацькому району УФК по Рязанській області.
2.4. Облік праці робітників і службовців в підсистемі "Кадри" програмного комплексу АКСІОК.
Програмний комплекс «АКСІОК» складається з кількох підсистем: "Кадри», «Зарплата», «Банк», «Каса», «Облік матеріальних цінностей», «Зведений облік і звітність». Нормативно-довідкова інформація виведена також в окремий модуль і використовується при роботі всіх підсистем.
Підсистема "Облік руху кадрів", звана надалі "Кадри" використовується для автоматизації деяких функцій відділу кадрів відомчого установи, пов'язаних з необхідністю швидкого пошуку інформації про співробітників, формуванням статистичних звітностей і довідок, а також контролю призначень і переміщень співробітників на відповідність зі штатним розкладом установи . Програма "Кадри" дозволяє сформувати інформаційну базу даних, що містить анкетні дані співробітників установи, а так само дані про поточні призначеннях і переміщеннях, відпустки, відрядження і лікарняних листах. Програма дозволяє встановлювати захист від несанкціонованого доступу до будь-яких реквізитах анкетних даних співробітників, що актуально в системі державної служби.
На підставі поточного стану бази даних програма дозволяє сформувати:
набір довідок фіксованого змісту, в тому числі:
коротка інформація про співробітника
надбавки до окладу
табель обліку робочого часу.
Види діяльності, для автоматизації яких призначена програма:
Формування наказів про призначення, переміщення і звільнення співробітників на підставі штатного розкладу установи.
Ведення журналу обліку лікарняних листів і підготовка наказів про відпустки, відрядження та інше.
Формування відділом кадрів табеля обліку робочого часу, який використовується для розрахунку заробітної плати на підставі інформації про поточні відпустках, лікарняних листах і відрядженнях.
Розрахунок стажу на вислугу років на підставі даних трудової книжки.
Розрахунок відсотка за вислугу на підставі стажу на вислугу років.
Розрахунок загального та безперервного стажу роботи співробітників.
Розрахунок компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівника.
При підготовці наказу про відпустку - розрахунок відпускного періоду і дати закінчення відпустки, виходячи з кількості робочих днів календаря і типу відпустки.
При підготовці наказів про призначення та переміщення - формування виписки з штатного розкладу, яка надається в бухгалтерію.
При підготовці наказів про відпустки - формування виписки з табеля обліку робочого часу, яка надається в бухгалтерію.
На підставі інформації з особистих справ співробітників формування довідок по списком, по окремим співробітникам і ін.
На підставі штатного розкладу і спискового складу формування довідки про наявність вакансій.
Підготовка статистичних звітностей по особовому складу, що надаються в вищестоящі організації.
Вся робота з програмою "Кадри" здійснюється за допомогою вибору команд з поточного меню. Більшість команд є ієрархічними. В результаті вибору однієї з таких команд на екрані з'являється її спадаюче меню. Внесення даних в поля введення здійснюється з клавіатури або вибором з довідника. Діалогові вікна налаштування програми часто містять додаткові функції. Від користувача потрібно вказати, бажає він чи ні скористатися ними. Так, наприклад, в системі можна встановити попередження про наближення дня народження співробітника Відділення із зазначенням дати і віку, про наближення запланованої відпустки, про закінчення терміну служби по класному чину, про закінчення випробувального терміну, про наближення дат закінчення тимчасових вакансій. Основною формою для організації обліку праці в Відділенні по Шацькому району УФК по Рязанській області, як і в будь-якому іншому бюджетній установі, є штатний розклад.
Ріс.4.Возможності складання штатного розкладу в ПК «АКСІОК».
У програмі є можливість формувати його внутрішню структуру, а саме відділи та посади.
При заповненні інформації про посади, вказується число її одиниць, суму окладу і розряд. Програма дозволяє вказати додатковий реквізит посади, такий як код державної посади за реєстром.
Після заповнення обраний реєстраційний номер (код) прив'язується до посади в штатному розкладі і потрапляє в підсистему "Зарплата".
Картка співробітника містить безліч необхідних в обліку праці держслужбовців "Основних реквізитів".
Ріс.5.Від картки співробітника Відділення в ПК.
Необхідними даними для обліку кадрів по держслужбовцям є дані про підвищення кваліфікації та проходження атестації. У таблиці "Підвищення кваліфікації" реквізити: Документ (диплом, свідоцтво) - найменування, номер, дата і підстава вивантажуються в форму Т2-ГС і навпаки - з форми Т2-ГС проводиться імпорт даних по перерахованим реквізитами в картку співробітника. Тобто процес заповнення цих даних наскільки є можливість автоматизовано.
Формування текстів наказів в програмі відбувається за вибором видів дій, в залежності від цього автоматично складаються форми наказів на прийом, переклад, звільнення працівника.
При формуванні всіх наказів про призначення та переміщення враховуються тільки вакантні посади, виходячи з поточного стану штатного розкладу, а також тимчасово вакантні посади, які виникають при догляді співробітника в тривалу відпустку (більше 1,5 років) або при отриманні співробітником лікарняного листа на тривалий час .
При затвердженні наказів про відпустки, відрядження, направлення на курси підвищення кваліфікації, дні відсутності на робочому місці автоматично потрапляють в табель обліку робочого часу.
Після затвердження наказів інформація розміщується в базі даних і може використовуватися в модулі «Зарплата».
У Відділенні по Шацькому району УФК по Рязанській області багато накази не передаються з підсистеми «Кадри» в підсистему «Зарплата» іноді через недостатньо оперативної роботи бухгалтера по нарахуванню зарплати на комп'ютері. Тоді фахівцям доводиться набирати більше інформації вручну в модулі «Зарплата», що вимагає додаткових зусиль з перевірки введеної і оброблюваної інформації. Однак, розрахунок оплати лікарняного листа здався бухгалтерам Відділення найбільш зручним саме в автоматизованій формі при передачі даних з «Кадрів».
Розрахунок відсотка оплати лікарняних листів здійснюється на підставі загального стажу роботи. Після прийняття в «Зарплату» лікарняного листа до розрахунку оплати змінюється статус записи в підсистемі «Кадри». Програмою передбачено друкування журналу лікарняних листів. Великою зручністю є проставлення на підставі введених даних відповідних умовних позначень в табелі обліку робочого часу. Так, якщо в системі сформований і затверджений наказ про направлення працівника Відділення у відрядження, то автоматично в табелі в дні відряджень проставляється літера "К". Також на підставі наказів про надання відпустки заповнюється на період відпочинку або навчання відповідне виду відпустки умовне позначення.
Табель формується автоматично, виходячи з інформації, наявної в базі даних на момент формування табеля, при цьому в табель потрапляють співробітники, які значилися за штатом в звітний місяць хоча б один день (навіть якщо інформація про звільненого працівника перенесена в архівну базу даних).
Рис.6. Формування табеля обліку робочого часу в ПК «АКСІОК».
Сформований за певний період табель вивантажується відповідно до вимог Інструкції по бюджетному обліку № 25н за уніфікованою формою ОКУД №0504421. В даній формі найменування посади відбивається повністю.
У Відділенні по Шацькому району УФК по Рязанській області оцінили можливість програми автоматично формувати на будь-яку дату довідку про використання відпусток. Цей документ відображає всі записи про щорічні оплачувані відпустки співробітника із зазначенням кількості днів невикористаної відпустки за кожен відпускний період.
Співробітник Відділення, провідний роботу по кадрам, здійснює введення необхідної інформації в програмний комплекс, формує звітність і видає необхідні довідки. Для формування звітності за уніфікованими формами Держкомстату та Пенсійного фонду в підсистемі «Кадри» ПК «АКСІОК» реалізовані всі необхідні форми: T-1, Т-1 (з надбавками), Т-1а, T-2, T-2 ГС, Т -3, T-5, Т-5а, T-6, T-6а, Т-7, T-8, Т-8а, T-9, T-9a, T-10, Т-10а, Т-11 , Т-11а, Т-12.
Всі перераховані вище форми створюються у вигляді тимчасового документа WORD на підставі відповідних наказів.