Максим Тарасенко, MBA, фінансовий директор датської компанії UHRENHOLT
Процес управління дебіторською заборгованістю - це сукупність важелів, яка дозволяє тримати її в заданих рамках з урахуванням рівня відвантажень. Він вимагає залучення практично всіх відділів компанії. Визначимо етапи цього процесу та правила, які допоможуть тримати дебіторку під контролем. Розглянемо внутрішні протидії, що заважають керувати заборгованістю контрагентів.
Процес по роботі з нашими контрагентами починається в момент збору інформації про них і триває до моменту надходження грошей на наш рахунок. Принцип «Ми відвантажили, і далі все не так уже й важливо» тут не працює. Заборгованість клієнтів, по якій не підійшов термін оплати (в залежності від каналу продажів, типу клієнта і його географічну віддаленість він може становити від 3 до 60 днів), знаходиться в фазі спостереження, прострочена дебіторка (з моменту третього дня прострочення до + 20% в днями до терміну відстрочки платежу) - в зоні підвищеної уваги, сильно прострочені борги (понад 20% в днях до обумовленої відстрочення оплати) - предмет активних дій (внутрішніх і зовнішніх), нехай і не завжди популярних.
Моя практика показує, що певні і краще прописані правила роботи з дебіторською заборгованістю роблять цей процес більш ефективним, скорочуються терміни отримання грошей від клієнтів. Перш ніж прописувати ці правила, треба визначити всередині компанії, хто і на яких етапах буде відповідальним за роботу з дебіторкою:
- хто моніторить оплати;
- хто розсилає звіти співробітникам і клієнтам;
- хто стягує борги.
Не варто захоплюватися формалізацією правил. Інакше ви ризикуєте втратити фокус на бізнесі, особливо в нинішніх реаліях.
Далі на підставі своєї практики я розгляну:
- етапи управління дебіторською заборгованістю;
- передумови для успішного залучення всіх «потрібних» відділів в роботу;
- внутрішні проблеми, які заважають керувати боргами.
Етапи роботи з дебіторською заборгованістю
Для наочності етапи роботи з дебіторською заборгованістю і пов'язані з ними процеси опишу в схемі 1.
Схема 1. Етапи роботи з дебіторською заборгованістю
Етап 1. Прийняття рішення про роботу з контрагентом
Відділ продажів знаходить клієнта, вистачає його «мертвою хваткою». Після цього важливо провести оцінку потенційного партнера (due diligence), визначити:
- наскільки він може бути нам цікавий;
- який можливий обсяг продажів з ним;
- яка його середня маржинальність;
- який тип продуктів він буде купувати;
- чи може він виконувати специфічні умови щодо нашої продукції. Наприклад, наявність складів, умов особливого зберігання продукції, ліцензії, дозволи і т.п .;
- наскільки стабільно його фінансовий стан;
- прозора чи його юридична структура;
- чи є афільованість і судові справи;
- солідна чи ділова репутація даного контрагента і т.п.
Таблиця 1. Оцінка контрагента
Оцінка контрагента (due diligence)
- підходить термін платежу;
- у клієнта є прострочена заборгованість;
- можливі дії претензійного характеру.
Подібну розсилку можна робити і співробітникам відділу продажів / юристу. Варіанти змісту розсилки:
- відомості про заборгованість;
- кількість днів прострочення / накладних / розмір боргу.
Ця інформація допоможе готувати більш персоніфіковані листи клієнтам - в залежності від їх статусу, розміру бізнесу і інших умов
Проблема 4. Нерішучість при зупинці відвантажень
- нагадування про майбутньому платежі;
- лист про настала простроченні;
- дзвінок клієнту і т.д.
Це виключить аргумент, що проблема невідома, і несплати виникли через формальних причин. Наприклад, некоректні або втрачені документи.
Якщо все-таки від клієнта немає ні грошей, ні реакції, то необхідно зрозуміти його статус:
- Статус 1. Контрагент має серйозні проблеми і тому не платить;
- Статус 2. Це тимчасові труднощі контрагента. У контрагента є затримані зобов'язання і, можливо, у нього є і великі активи - більше його боргів;
- Статус 3. Статус клієнта невідомий. Якщо ваш контрагент має такий статус, прийняття рішення вкрай важко. В даному випадку потрібно зайнятися збором інформації, як через відкриті джерела, так і через співробітників відділу продажів, щоб прийти до статусу 1 або 2.
Коли буде зрозумілий статус контрагента, і для фінансистів, і для співробітників відділу продажів, рішення стане очевидно.
Якщо є деякі розбіжності з приводу того, тимчасові це або критичні проблеми клієнта, можна використовувати два прийоми, щоб викристалізувати ясність.
Прийом 1. Підписання з клієнтом графіка з оплатами вже найближчим часом. При порушенні даної графіка, ми отримуємо ще один аргумент, що клієнт мігрує в статус 1.
Прийом 2. Разова невелика відвантаження клієнту. Краще зробити відвантаження під частину оплат. Вона дасть сигнал всім, що це - виняток замість отримання певних зобов'язань з боку контрагента: графіка оплат / відвантажень, визначених обсягів закупівель і т.д. Якщо клієнт виконає свої зобов'язання, він поступово зможе переміститися в статус 2, якщо немає - в статус 1.
Проблема 5. Збій системи ідентифікації «свій-чужий»
Поширене явище, коли співробітники відділу продажів, занадто часто спілкувалися з клієнтами, «переходять на їхній бік», відстоюючи саме їх точку зору, а не компанії. Вони намагаються вас переконати в тому, що відвантаження треба зробити в будь-якому випадку. аргументи:
- клієнт надійний;
- він точно заплатить;
- ми з ним давно працюємо.
І чим краще ваші сейлзи, тим активніше вони будуть «продавати» вам клієнта і його «відмінне» фінансовий стан. На підставі цього ви завжди можете перевірити цю інформацію, надіславши запит документацію і дані клієнта. Набагато гірше, якщо повністю відсутня інформація про нього. В цьому випадку потрібно зрозуміти, тимчасові чи це труднощі або постійні, попросити у відділу продажів докази того чи іншого статусу.