Звіти відрізняються від інших об'єктів Access тим, що призначені тільки для виводу даних на принтер, але не на екран. У них прийняті спеціальні заходи для угруповання вихідних даних і для виведення спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів.
Звіти багато в чому схожі на форми і сторінки доступу до даних, але мають інше функціональне призначення - вони служать для форматованого виведення даних на друкують устрою і, відповідно, при цьому повинні враховувати параметри принтера та параметри паперу.
Велика частина того, що було сказано про форми, відноситься і до звітів. Тут також існують засоби автоматичного, автоматизованого і ручного проектування.
Засобом автоматизованого створення звітів є Майстер звітів. Він запускається подвійним клацанням на значку Створення звіту за допомогою майстра у вікні База даних. Майстер звітів працює в шість етапів. При його роботі виконується вибір базових таблиць або запитів, на яких звіт базується, вибір полів, що відображаються в звіті, вибір полів угруповання, вибір полів і методів сортування, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення.
Структура готового звіту відрізняється від структури форми тільки збільшеною кількістю розділів. Крім розділів заголовка, примітки і даних, звіт може містити розділи тексту в колонтитулах. Якщо звіт займає більше однієї сторінки, ці розділи необхідні для друку службової інформації, наприклад номерів сторінок. Чим більше сторінок займає звіт, тим важливіше роль даних, що виводяться на друк через ці розділи. Якщо для якихось полів звіту застосована угруповання, кількість розділів звіту збільшується, оскільки оформлення заголовків груп виконується в окремих розділах.
Редагування структури звіту виконують у режимі Конструктора (режим запускається кнопкою Конструктор у вікні База даних). Прийоми редагування ті ж, що і для форм. Елементи управління в даному випадку виконують функції елементів оформлення, оскільки друкований звіт не інтерактивний об'єкт, на відміну від електронних форм і Web-сторінок. Важливою особливістю звітів є наявність кошти для вставки в область верхнього або нижнього колонтитула поточного номера сторінки і загальної кількості сторінок. Звіт (report) - це об'єкт бази даних, який використовується для виведення на екран, до друку або файл структурованої інформації. Reports дозволяють отримати з таблиць або запитів бази даних необхідну інформацію і представити її у вигляді зручному для сприйняття. Report містить заголовок, область даних, верхній і нижній колонтитули, примітка і розбитий на сторінки.
Режим макета - це більш наочний режим редагування і форматування (зміни) звітів, ніж режим конструктора. У тих випадках, коли в режимі макета неможливо виконати зміни в звіті, то доцільно застосовувати режим конструктора.
Майстер звітів. Для створення звіту за допомогою Майстра звітів необхідно виконати наступні дії:
§ У вікні бази даних Access клацнути на вкладці Створення і потім клацніть на кнопці Майстер звітів в групі Звіти. З'явиться діалогове вікно Створення звітів.
§ В поле Таблиці та звіти клацнути на стрілці і вибрати в якості джерела даних таблицю Студенти.
§ Клацнути на кнопці ОК.
§ Все "Доступні поля" переведемо в "Вибрані поля", виділивши їх і натиснувши на кнопку >>.
§ На наступному кроці (Додати рівні угруповання?) Клацаємо далі.
§ На кроці "Виберіть порядок сортування записів". У списку виберемо "Прізвище" для сортування по зростанню.
§ На кроці "Виберіть вид макета для звіту". Вибираємо: Макет - блок, орієнтація - книжкова. Клацнути на кнопці Далі.
§ На кроці "Виберіть необхідний стиль". Вибираємо - Витончена.
редагування:
1) видаліть поля КодСтудента в верхньому колонтитулі і області даних;
2) видаліть поля КодГруппи в верхньому колонтитулі і області даних;
3) На місце поля КодГруппи перемістити поле "Назва" зі списку "Групи студентів";
4) перемістіть вліво все поля у верхньому колонтитулі і області даних.
5) Змініть напис в заголовку сторінки, введіть НТУ «ХПІ» та натисніть Enter.
6) Перемістіть Напис. У Нижньому колонтитулі виділити поле = Now () і перетягнути його в Тема під назву Студенти. Дата буде відображатися під заголовком.
форматування:
1) Виділіть заголовок Студенти НТУ «ХПІ»
2) Змініть гарнітуру, накреслення і колір шрифту, а також колір заливки фону. Report в режимі конструктора прийме вигляд, представлений на малюнку 5.
Інструмент Звіт. Для швидкого створення звіту, тобто створення одним клацанням миші можна скористатися інструментом Report. В цьому випадку report формується на базі існуючої таблиці або запиту. У створеному звіті будуть відображатися всі записи таблиці або запиту, на базі яких створюється report. Але створений report можна буде змінити в режимі макета або конструктора.
Для створення звіту необхідно виконати наступне. В області переходів треба виділити таблицю (наприклад, Студенти), на основі якої потрібно створити report. Потім перейти на вкладку Створення і клацнути на піктограмі Report. На екрані буде відображено простий Звіт на основі поточної таблиці Студенти.
Перетягніть поля з цього списку в report, натиснувши і утримуючи ліву кнопку миші. За допомогою інструментів з групи "Елементи управління" на вкладці Формат, можна доопрацювати report, додавши заголовок, номери сторінок, дату і час. При необхідності його можна доопрацювати в режимі конструктора. Збережіть report.