Після того як керівництво організації прийме і затвердить рішення про утилізацію друку, видається акт знищення. Даний документ є внутрішнім документом організації і складається в порядку, затвердженому для даного виду ділових паперів.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- який юридичний статус акта про знищення печатки;
- як складається акт знищення друку при ліквідації;
- як виглядає зразок акта знищення друку.
Організації, що мають в своєму арсеналі велику кількість штемпельних виробів, повинні з особливою увагою підходити до питання їх обліку, зберігання і утилізації.
Все розмаїття штемпельних виробів, які виготовляє і використовує в своїй діяльності фірма, може бути
Причини знищення печаток
Утилізація, тобто знищення печаток і штампів. відбувається в організації по ряду причин. Одна з них - вихід закону про скасування обов'язкового візування документації за допомогою печаток і штампів. Раніше, до виходу цього закону, всі організації повинні були використовувати штемпельні вироби при роботі з документами в обов'язковому порядку, тепер дана процедура не є обов'язковою. Право будь-якої компанії - продовжувати чи ні використовувати кліше у своїй роботі. Єдина умова - цей порядок повинен бути закріплений локальним нормативним актом підприємства.
Є й інші причини ліквідації кліше:
- фізичний знос;
- псування;
- реорганізація або ліквідація компанії;
- зміна реквізитів компанії.
Слід зазначити, що утилізація штемпельних виробів не є для компанії обов'язковою процедурою. Мета утилізації - убезпечити організацію від можливості незаконного використання її атрибутів шахраями.
Читайте по темі в електронному журналі
Процедура знищення: порядок проведення
В принципі, винаходити нічого не потрібно. У кожній фірмі процедура утилізації штемпельної продукції відбувається приблизно за однією і тією ж схемою:
Керівництво компанії приймає рішення про знищення печаток, які втратили свою актуальність (рішення може стосуватися одного кліше, цілої серії кліше або всіх штемпельних виробів фірми);
Підготовка, видання та затвердження наказу;
Створення комісії, відповідальної за знищення штемпельних виробів;
Складання акта знищення печаток.
В окремих випадках підприємства не проводять самостійно процедуру утилізації кліше, а доручають її стороннім виконавцям.
Комісія по знищення
Чисельний склад комісії зазвичай невеликий, але і не менше двох представників організації. Теоретично, це можуть бути будь-які співробітники фірми, але практиці членами комісії найчастіше призначають директора або його заступника, співробітника, який веде облік і зберігання штемпельних виробів фірми, працівника відділу кадрів, працівника юридичного відділу або секретаря-діловода.
З членів комісії одного призначають головою, інші є рядовими членами.
Мета роботи комісії полягає в перегляді всієї штемпельної продукції фірми і відбір виробів, які втратили свою актуальність.
Наступний етап роботи - ліквідація не функціональних зразків будь-яким доступним способом:
Якщо кліше виготовлено з м'яких полімерів, гуми, каучуку і т.п. то його розрізають на дрібні частини за допомогою ножиць;
Якщо кліше металеве, то його спилюють за допомогою спеціальних інструментів.
Основний зміст цих дій-приведення виробів у стан, що не дозволяють їх відновлення і подальше використання.
Заключний етап роботи комісії - підготовка і складання акта знищення печаток.
Акт знищення друку зразок при ліквідації
Законодавством не передбачено уніфікована форма акта про знищення печаток і штампів. На практиці це означає, що даний документ складається в довільній формі або за шаблоном, який використовується в діловодстві компанії.
обов'язкові реквізити
Слід зазначити, що існує перелік необхідних відомостей, які обов'язково повинні знайти своє відображення в акті:
Зверніть увагу, що в тексті документа повинні бути поставлені відбитки кліше, які підлягають утилізацію. Окремо слід зафіксувати факт того, що вироблені дії призвели вироби в стан, що не дозволяють їх подальше використання.
Зразок акта знищення друку
Зразок акта знищення друку представлений на рисунку 1:
Малюнок 1. Акт знищення друку
Акт про знищення печатки
Всі інформація, що міститься в акті, в обов'язковому порядку повинна бути підтверджена підписами членів комісії по утилізації.
Акт засвідчується підписом генерального директора або особи, яка має право підпису документів подібного роду. У спеціальному журналі обліку руху штемпельних виробів компанії повинна бути зроблений відповідний запис. Її робить співробітник, відповідальний за ведення журналу.
Як правило, акт складається в одному екземплярі. При необхідності можливе зняття копії.
Зберігання акта знищення друку
Акт про знищення печаток і штампів зберігається разом з іншими внутрішніми документами компанії протягом терміну, регламентованого локальними нормативними актами компанії. Нагадаємо, що такий строк не може бути менше трьох років. Після закінчення терміну зберігання документ може бути знищений.
Анонси майбутніх номерів