В процесі діяльності менеджера, а також будь-якої установи виникають документи, що відображають цю діяльність, що показують інформаційні зв'язки людини і організації. «Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі» - так визначає документ ГОСТ 16487-83 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". Документи використовуються в усіх областях людської діяльності, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини [108, с. 5].
Під інформаційним забезпеченням системи управління розуміється сукупність інформації, необхідної і достатньої для прийняття рішень, з методами і засобами її організації.
Призначення інформаційного забезпечення полягає у своєчасному і повному обслуговуванні управлінського персоналу і технічних засобів системи управління достовірними даними, що дозволяють здійснювати автоматизовану обробку інформації з використанням інших видів забезпечення (організаційного, технічного, програмного, математичного, лінгвістичного і ін.).
Інформаційне забезпечення складається в рішенні наступних основних завдань: Організація домашинного і послемашінной фаз перетворення інформації: стадій отримання, реєстрації,
рядом науково-дослідних інститутів і організацій [52, 108, 202, 204].
Ця система являє звід правил, нормативів та рекомендований 'Дацій з ведення діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документів до здачі їх в архів. Метою Єдиної державної системи діловодства є впровадження в практику апробованих раціональних форм і методів діловодного обслуговування. При цьому передбачається одночасне вирішення проблем: економії і організації праці діловодного персоналу, стандартизації основних видів управлінської документації, механізації діловодних процесів.